Finanzprozesse mit Cloud-ERP neu gestalten

Der Bedarf an rationalisierten Finanzdaten

"Im Jahr 2017 waren die Finanzdaten der Muscular Dystrophy Association über 64 verschiedene Systeme in 80 verschiedenen Büros verstreut", sagt Michael Kennedy, als er als CFO zu der Organisation kam. Es war eine Herkulesaufgabe, die Geschäftsprozesse zu verwalten, mit denen die gemeinnützige Organisation Spenden einwarb und verwaltete und ihre verschiedenen Forschungs- und Pflegeinitiativen finanzierte. „Die Systeme, die ich hatte, waren sehr veraltet und nicht cloud-basiert“, so Kennedy.

Eine Transformation ist von Natur aus komplex, insbesondere für Organisationen, die mehrere Altsysteme betreiben. Die Muscular Dystrophy Association feiert in diesen Tagen ihr 70-jähriges Bestehen. Sie hat sich von ihren Anfängen mit Jerry Lewis Telethons zu einer Organisation entwickelt, die mit über 1 Milliarde Dollar Forschungsgelder zur Verbesserung der Behandlung beiträgt. Das CFO-Büro ist mit der Verwaltung der Auszahlungen für mehr als 150 verschiedene Pflegezentren in den USA betraut. Es war auch an der Verbesserung der Organisation von Fundraising-Veranstaltungen beteiligt.

„Auch wenn mir das, was ich hatte, nicht gefiel, so war es doch die Beschaffung von Geld und die Verwaltung von Zahlen“, sagt Kennedy.

Ein genauer Blick auf Cloud-ERP für die Finanztransformation

Die Umstellung auf die Cloud erforderte die Aufdeckung und Beseitigung zahlreicher Schattenprozesse, die von Mitarbeitern geschaffen wurden, die das Unternehmen schon vor langer Zeit verlassen hatten.

„Wenn man anfängt, die alten Systeme zu zerlegen, die seit vielen Jahren nicht mehr angefasst wurden, kommt man zu ungewöhnlich komplizierten Problemen, bei denen sich niemand mehr daran erinnert, warum man es so gemacht hat“, erläutert Kennedy.

Außerdem muss man sich mit den bestehenden Systemen auseinandersetzen, zum Beispiel mit der Verfolgung von Kampagnen über Zettel und Excel-Tabellen. Stattdessen implementierte Kennedys Team ein konsolidiertes CRM-System von Salesforce. Dies trug dazu bei, andere strategische Entscheidungen über die Einführung von Tools zu treffen, die auf der Salesforce-Implementierung aufbauen konnten, wie zum Beispiel FinancialForce für ERP sowie DonorDrive und OneCause für das Kampagnenmanagement.

Kennedy richtete ein separates Finanz- und Technikteam für den Aufbau des Cloud-ERP ein, das während der Übergangsphase Seite an Seite mit dem bestehenden Microsoft Dynamics GP ERP-Team arbeitete. Die Systeme gingen im Dezember 2018 nach etwa sieben Monaten teilweise in Betrieb. Ein Audit-Team half dabei, Unstimmigkeiten in den Zahlen zwischen den beiden Systemen zu identifizieren und zu beseitigen. Die Prüfer führten ein IT-Audit der Systeme durch, um sicherzustellen, dass die Systeme über angemessene Zugangskontrollen und Datensicherheitsprozesse verfügen.

Das Projekt für das neue Cloud-ERP-System begann im Jahr 2018 und lieferte ab 2019 aggregierte Daten. „Jetzt haben wir eine wahre Fundgrube an Daten“, sagt Kennedy.

Die Organisation kann diese konsolidierten Daten nutzen, um Entscheidungen zu beeinflussen, die Zukunft zu antizipieren und die Auswirkungen von Maßnahmen mit KI und Analytik zu messen.

Änderungsmanagement, dann Finanztransformation

Es liegt in der Natur des Menschen, sich gegen Veränderungen zu sträuben – selbst wenn er sie will –, daher ist der Einbau konkreter Änderungsmanagementprozesse immer von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei etwas so Komplexem wie der Finanztransformation.

Das IT-Team der Muscular Dystrophy Association stand vor der Herausforderung, die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen. Obwohl sich alle einig waren, dass das alte System problematisch war, war die Umstellung auf ein neues System laut Kennedy ungewohnt.

„Man muss sich auf die Angst vor einem Kulturwandel einstellen, wenn jemand am Montagmorgen kommt und etwas anders ist, ganz gleich, wie viel besser es ist“, sagt er.

Um den Erfolg sicherzustellen, plante er zusätzliche Schulungen und Support für den Zeitraum von sechs bis neun Monaten ein.

Nach der Umstellung bietet das neue System einige erhebliche Kosteneinsparungen, von denen einige für weitere Verbesserungen reinvestiert werden. Die größten Einsparungen wurden durch die Konsolidierung aller Backoffice-Funktionen in einem zentralen Servicecenter in Chicago erzielt.

„Ich konnte Veranstaltungen durchführen, Informationen erfassen und die Beschaffung an einem Ort erledigen, selbst wenn diese Veranstaltungen in 80 Büros stattfanden“, sagt Kennedy. „Dadurch konnten über fünf Millionen US-Dollar pro Jahr an Arbeits- und Verarbeitungskosten gespart werden, was dazu beitrug, die Kosten für die Umstellung auf ein Cloud-ERP im ersten Jahr zu amortisieren.“

Zeit, Geld und Support erforderlich

Die Finanztransformation durch die Migration auf ein Cloud-ERP erfordert solide Planungsfähigkeiten und Projektmanagement.

„Die anfängliche Schätzung, wie viel Zeit für die Migration auf ein Cloud-ERP erforderlich ist, ist immer zu optimistisch“, sagt Sten Vesterli, Principal beim dänischen IT-Beratungsunternehmen More than Code. Planer erkennen möglicherweise nicht die Schlüsselspieler, die für das Projekt von entscheidender Bedeutung sein sollten, und Implementierungen geraten ohne Unterstützung durch das obere Management ins Stocken.

„Es stellt sich schnell heraus, dass für die Implementierung erfahrene Experten benötigt werden, deren Fehlen im Unternehmen am stärksten zu spüren ist“, sagt er.

Nach der Implementierung braucht die Organisation viele Monate, um sich an das neue System zu gewöhnen. Die größten Übeltäter sind laut Vesterli ein Netz aus undokumentierten Eigenentwicklungen mit Downloads, Kopieren und Einfügen und Excel-Tabellen. Diese fallen weg, wenn Sie das alte System ersetzen.

Trotz dieser Probleme ist der Austausch eines ERP-Systems sinnvoll, wenn es erhebliche neue Anforderungen gibt, wie etwa bei Fusionen oder Erweiterungen oder im Falle neuer Vorschriften. „Und wenn Sie es ersetzen, müssen Sie unbedingt auf ein Cloud-System umsteigen, um eine Integration mit Ihren Lieferanten und Kunden zu ermöglichen“, erklärt Vesterli.