Cloud-ERP

Komponenten von Cloud-ERP-Software

Sowohl On-Premises- als auch Cloud-ERP-Systeme verfügen über eine zentrale Datenbank, in der Informationen über Geschäftstransaktionen gespeichert werden, so dass sie leicht zugänglich sind und von verschiedenen Modulen gemeinsam genutzt werden können. Eine einzige Version einer Bestellung beispielsweise trägt dazu bei, die Konsistenz der Informationen über alle Module und Abteilungen hinweg sicherzustellen, Fehler zu minimieren und die Berichterstattung zu erleichtern.

Das einzige Modul, das allen ERP-Systemen gemeinsam ist, unabhängig vom Bereitstellungsmodell, ist das Modul für die grundlegenden Buchhaltungs- und Finanzfunktionen sowie die damit verbundenen Prozesse wie Finanzmanagement, Analysen, Prognosen und Berichte. Die meisten ERP-Produkte verfügen auch über Module für die Personalverwaltung (Human Resource Management, HRM) und das Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM). Module für die Beschaffungs- und Auftragsverwaltung sind sowohl in On-Premises- als auch in Cloud-ERP-Systemen weit verbreitet, da diese Funktionen in allen Branchen und Unternehmen üblich sind, unabhängig davon, ob es sich bei dem Produkt um ein materielles oder immaterielles Gut oder eine Dienstleistung handelt.

Unternehmen, die physische Güter herstellen oder vertreiben, benötigen zusätzliche ERP-Module, in der Regel für die Bestandsmanagement (Inventory Management, IM) und das Lieferkettenmanagement (Supply Chain Management, SCM), eine umfassende Funktion, die komplexe Prozesse für Vertrieb, Lagerhaltung, Transport und Logistik sowie Planungsfunktionen wie Bedarfsmanagement und Prognosen umfasst. Hersteller verwenden in der Regel auch ein Modul zur Materialbedarfsplanung, um die für die Produktion benötigten Rohstoffe und Komponenten zu planen, zu terminieren und zu beschaffen.

Neben diesen allgemeinen Geschäftsfunktionen sind die ERP-Module je nach Branche oder Unternehmenstyp und Geschäftsanforderungen in der Regel spezialisierter und enger gefasst. So verfügen Unternehmen mit einem großen Bestand an Investitionsgütern in der Regel über ein Modul für die Verwaltung von Anlagegütern (oder Anlagevermögen). Ein Hersteller kann ein Modul für das Product Lifecycle Management (PLM) verwenden, um alle Daten und Planungsprozesse für ein Produkt zu verwalten, von der Konzeption über die Konstruktion, das Engineering, die Produktion, den Vertrieb und die Entsorgung. Ein Unternehmen, das dringend einen tieferen Einblick in seine finanzielle und betriebliche Situation benötigt, kann Enterprise Performance Management (EPM) hinzufügen. Ein Beratungsunternehmen benötigt wiederum unter Umständen ein ausgeklügeltes Projektmanagementmodul.

Während einige ERP-Systeme all diese Funktionen in einer einzigen integrierten Suite abdecken, ist es für Unternehmen üblich, Best-of-Breed-Module von anderen Anbietern hinzuzufügen, die sich auf diese Funktion spezialisiert haben und deren Produkte sich in das Haupt-ERP integrieren lassen. Sie tun dies oft, weil sie das ERP-Modul für ihre Bedürfnisse als zu begrenzt empfinden. Die Personalabteilung ist oft das erste Modul, das hinzugefügt wird. Unternehmen mit schnell steigenden Umsätzen oder dem Bedürfnis, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, kaufen oft ein separates CRM-System, um den Kundenservice zu verbessern.

On-Premises-ERP versus Cloud-ERP

Der Umfang und die Tiefe der verfügbaren Module kann sich zwischen On-Premises- und Cloud-ERP-Produkten erheblich unterscheiden.

In den Anfangsjahren von Cloud-ERP verfügten die Cloud-Versionen in der Regel über weit weniger Module als ihre On-Premises-Pendants. Die Lücke ist kleiner geworden, da die ERP-Anbieter den Großteil ihrer Entwicklungsarbeit von den On-Premises- in die Cloud-Welt verlagert haben. Heute umfassen viele Cloud-ERP-Systeme die breite Palette an Funktionsmodulen, die auch On-Premises verfügbar sind. Dennoch haben die Anbieter immer noch Mühe, vergleichbare Funktionen in ihren Cloud-ERP-Angeboten bereitzustellen, und die On-Premises-Versionen verkaufen sich in der Regel noch deutlich besser.

Eine zunehmend beliebte Art von Cloud-ERP – mandantenfähige Software as a Service (SaaS ERP) – ist in der Regel eine abgespeckte Version mit weniger Modulen und Funktionen als das lokale ERP desselben Anbieters. Dabei nutzen mehrere Mandanten dieselbe Kopie oder Instanz der Software. Dieses Schema erzwingt in der Regel eine Standardisierung und Vereinfachung, da dieselbe Software Kunden mit unterschiedlichen Bedürfnissen bedienen muss. Dies ist der Hauptgrund dafür, dass SaaS ERP in der Regel über weniger Module verfügt als On-Premises-ERP.

Es gibt noch weitere wichtige Unterschiede. SaaS ERP kann größtenteils nicht angepasst werden, was ein großer Nachteil für Unternehmen ist, die Jahre damit verbracht haben, ihr On-Premises-ERP an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Befürworter von SaaS behaupten, dass dies ein Vorteil ist, weil es dazu beiträgt, branchenübliche Best Practices durchzusetzen, die IT-Kosten zu senken und das ERP-System weniger anfällig für Fehler und Abstürze zu machen. On-Premises-ERP ist in der Regel mit hohen Vorlaufkosten verbunden, einschließlich einer hohen Zahlung für eine mehrjährige Lizenz, während SaaS in der Regel als monatliches Abonnement pro Benutzer angeboten wird, auch wenn einige Anbieter Preise anbieten, die beide Modelle kombinieren. SaaS ERP erfordert weniger Investitionen in IT-Personal und Infrastruktur.

Trotz dieser Unterschiede gibt es immer wieder Diskussionen darüber, welches Bereitstellungsmodell für ERP-Käufer langfristig günstiger ist. Die Anbieter haben erklärt, dass SaaS für sie billiger in der Wartung ist und mehr Wachstumspotenzial durch Abonnementeinnahmen bietet. Die meisten versuchen, Kunden von ihren älteren On-Premises-ERP-Systemen zu überzeugen, stoßen aber auf Widerstand, da die Unternehmen sich fragen, ob Cloud-ERP ihren Anforderungen gerecht wird.

Sicherheits- und Zuverlässigkeitsprobleme sind in beide Richtungen zu sehen und können nicht gelöst werden, ohne sich mit spezifischen Produkten und Technologien zu befassen. Da der Zugriff auf Cloud-ERP über das Internet erfolgt, ist es anfälliger für Ausfälle, und einige Unternehmen möchten die Wartung der Software nicht einem Außenstehenden anvertrauen. Andererseits sind auch interne Netzwerke anfällig für Ausfälle, und den Unternehmen fehlt möglicherweise das Know-how, um ihre ERP-Software am Laufen zu halten. Was die Sicherheit betrifft, so haben sich die anfänglichen Befürchtungen hinsichtlich der Sicherheit sensibler ERP-Daten, die in der Cloud gespeichert sind, gelegt, da die Unternehmen erkannt haben, dass ihre eigenen Rechenzentren möglicherweise weniger sicher sind als die der Cloud-Anbieter.

Nur wenige Unternehmen müssen sich zwischen beiden entscheiden und können stattdessen eine Kombination wählen, die als Hybrid-ERP bezeichnet wird. Ein typisches Setup behält das vor Ort installierte ERP bei – vielleicht ein System, das stark angepasst und eng mit anderen vor Ort installierten Systemen für die Fertigung und Lagerverwaltung integriert ist – und fügt spezielle SaaS-ERP-Module für HCM oder CRM hinzu.

Diese Tendenz, nicht nur ERP-Produkte und Bereitstellungsmodelle, sondern auch Anbieter zu mischen und anzupassen, hat zu einem Paradigmenwechsel bei der Definition von ERP geführt. Geschäftsanwendungen werden jetzt oft zusammengefügt, anstatt in einer einzigen, monolithischen ERP-Suite erworben zu werden. Eine solche Variante bietet zwar Flexibilität, stellt aber auch erhebliche Herausforderungen an die Integration.

Arten von Cloud-ERP-Software

Cloud-ERP-Anbieter bezeichnen manchmal Software als Cloud-Anwendung, die nur wenige der einzigartigen Eigenschaften der Cloud aufweist, insbesondere die Skaleneffekte von SaaS mit mehreren Mandanten und schnelle, häufige Aktualisierungen, welche die neueste Technologie enthalten. Einige Bereitstellungsmodelle verlagern einfach den Standort der zugrunde liegenden IT-Infrastruktur, ohne den Programmcode der ERP-Software vor Ort zu ändern. Ein Drittanbieter hostet das ERP in seinem Rechenzentrum und der Kunde greift über das Internet auf die Software zu.

Die Bezeichnung Cloud für ein solches gehostetes ERP kann irreführend sein. Doch solche Dienste sprechen Kunden an, die gegenüber völlig neuen SaaS-ERP-Produkten zurückhaltend sind, aber einige der Vorteile der Cloud-Infrastruktur nutzen möchten.

Käufer müssen daher die Anbieter von Cloud-ERP nach Einzelheiten zu ihren Cloud-Plattformen fragen. Es gibt drei Haupttypen. Im Folgenden wird erläutert, wie sie die ERP-Auswahl beeinflussen.

1. Multi-Tenant SaaS ERP (SaaS ERP mit mehreren Mandanten) läuft auf der reinsten Form der Cloud und ist in der Regel die einfachste Variante mit den wenigsten Modulen und wenig bis gar keinen Anpassungsmöglichkeiten. Es ist oft am einfachsten zu implementieren und am kostengünstigsten.
2. Beim Single-Tenant SaaS ERP (SaaS ERP mit einem Mandanten) hat jeder Kunde seinen eigenen Anteil an der ERP-Software, die auf der Plattform des Cloud-Anbieters läuft. Der Kunde erhält weiterhin die flexible Rechenleistung und die Abonnementpreise der Cloud, aber die Daten und das ERP-System sind von denen anderer Kunden abgeschottet. Dies ist in der Regel teurer als SaaS mit mehreren Mandanten, da die gemeinsame Nutzung der Anwendung keine Vorteile bringt. Einige Unternehmen entscheiden sich aus Gründen des Datenschutzes und der Sicherheit oder aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen der Länder, in denen sie geschäftlich tätig sind, für Single-Tenant SaaS.
3. Private Cloud ERP ist eine einzelne Instanz der ERP-Software, die auf einer Cloud-Infrastruktur läuft, die vom ERP-Anbieter oder einem Drittanbieter gehostet wird. Obwohl die zugrunde liegende Infrastruktur in der Regel nicht gemeinsam genutzt wird wie bei SaaS mit Single-Tenant-Vertrag, bietet die Private Cloud dennoch einige der wichtigsten Vorteile der Cloud, darunter Abonnementpreise und die Möglichkeit, Ressourcen je nach Bedarf zu skalieren. In einigen Fällen hat der ERP-Eigentümer eine gewisse Kontrolle über die IT-Entscheidungen, anstatt sie vollständig an den Cloud-Serviceanbieter zu delegieren. Eine private ERP-Cloud kann sogar vollständig in einem Unternehmen mit eigener Cloud-Infrastruktur betrieben werden. Dies ist jedoch eine Ausdehnung der Bedeutung von Cloud, die traditionell als On-Demand-Bereitstellung über das Internet von einem externen Anbieter definiert wurde.

Beide Arten von SaaS ERP werden in der Regel in einer Public Cloud gehostet, das heißt einer Cloud-Computing-Infrastruktur von einem anderen Anbieter als dem ERP-Anbieter selbst. Seit den späten 2010er Jahren haben die meisten Cloud-ERP-Anbieter ihre Verantwortung an Public-Cloud-Anbieter wie Amazon Web Services, Google Cloud und Microsoft Azure ausgelagert.

In der Praxis sind die starren Grenzen zwischen Public und Private Cloud so gut wie verschwunden, und die meisten Cloud-ERP-Angebote bewegen sich auf einem Kontinuum, das Merkmale beider Systeme kombiniert. Darüber hinaus kann die Mandantenfähigkeit fein abgestimmt werden, indem die Anbieter und ihre Cloud-Provider-Partner sie zu den unteren Schichten des Cloud-Stacks hinzufügen. So können Kunden, die sich entweder für SaaS mit einem Mandanten oder für eine Private Cloud entscheiden, die Vorteile der Mandantenfähigkeit auf Datenbank-, Betriebssystem- oder Hardwareebene nutzen, während sie die ERP-Anwendung in einem einzigen Mandanten auf der obersten Ebene ausführen.

Vorteile von Cloud-ERP

Cloud-ERP kann einfacher und kostengünstiger zu pflegen sein als On-Premises-ERP, da der Cloud-ERP-Anbieter die Wartung von Hardware und Software übernimmt. Cloud-ERP-Software bietet außerdem Verfügbarkeits-, Sicherungs- und Notfallwiederherstellungsgarantien, die Unterbrechungen der Software reduzieren. Auch die Gesamtbetriebskosten können niedriger sein, insbesondere wenn die Abonnementkosten pro Benutzer unter den On-Premises-Lizenzgebühren bleiben, wenn die Benutzerbasis wächst.

Die billige und einfache Konnektivität des Internets macht es einfacher, das ERP-System auf externe Lieferanten, Partner und Kunden auszuweiten. Dies ermöglicht eine völlig neue Ebene der Zusammenarbeit bei kritischen Prozessen wie Absatzprognosen, Lieferkettenmanagement und Talentakquisition.

Wie bei anderen Cloud-Servicemodellen zahlen Unternehmen auch bei Cloud-ERP nur für die genutzten Ressourcen und können gleichzeitig flexibel Ressourcen hinzufügen oder abziehen, wenn sich der Bedarf ändert.

Die Cloud ermöglicht auch eine schnellere Bereitstellung neuer Technologien als On-Premises-ERP, da Aktualisierungen in der Regel vierteljährlich erfolgen. Cloud-ERP-Anbieter haben die Benutzererfahrung am besten verbessert. Es ist einfacher, eine moderne Benutzeroberfläche mit neuen UX-Technologien, wie zum Beispiel gekachelte oder sprachgesteuerte Benutzeroberflächen und Smartphone-Zugriff über SaaS bereitzustellen, als bei On-Premises-ERP, wo die Aktualisierungszyklen in Jahren gemessen werden.

Nachteile von Cloud-ERP

Cloud-ERP bietet viele Vorteile, bringt aber auch einige Herausforderungen für die Verwaltung mit sich. Administratoren verlieren die Kontrolle über die Software, wenn sie sich außerhalb des Unternehmens befindet. On-Premises-ERP ist anpassungsfähiger, obwohl eine begrenzte Anpassung von Cloud-ERP möglich ist, indem die Softwarekonfiguration und -einstellungen geändert und Erweiterungen hinzugefügt werden. Cloud-ERP, insbesondere SaaS, erfordert oft umfangreiche Schulungen und Change-Management, um die Mitarbeiter an die neuen Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse zu gewöhnen.

Die Unternehmen müssen sich auch auf die Sicherheit des Cloud-ERP-Anbieters einstellen, die sich von der des On-Premises-ERP unterscheiden kann. Sie müssen besonders auf die Anforderungen an die Datenresidenz in verschiedenen Ländern achten und die lokalen Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften befolgen, wenn ihre ERP-Daten in mehreren Rechenzentren gespeichert sind.

Bei Unternehmen, die schnell wachsen, können die Cloud-Abonnementkosten die On-Premises-Lizenzkosten übersteigen, wodurch Cloud-ERP insgesamt teurer wird. Aufgrund des finanziellen Risikos müssen sich ERP-Käufer über die gängigsten SaaS-ERP-Abonnementmodelle informieren und die Pläne der einzelnen Anbieter sorgfältig prüfen, die recht kompliziert sein können.

Cloud-ERP-Anbieter

Das Marktforschungsunternehmen Gartner berichtet, dass der weltweite ERP-Softwaremarkt sowohl für On-Premises- als auch für Cloud-ERP im Jahr 2020 einen Umsatz von 40 Milliarden US-Dollar erreicht hat. Laut Gartner führt SAP die Liste der Anbieter mit einem Marktanteil von 22 Prozent an, gefolgt von Oracle (11 Prozent), Workday (7 Prozent), Sage (6 Prozent), Infor (5 Prozent) und Microsoft (4 Prozent). Mit Ausnahme von Workday blicken die Marktführer auf eine lange Geschichte zurück, die mit On-Premises-ERP (heute oft als Legacy-ERP bezeichnet) begann und seit Anfang der 2000er Jahre zahlreiche Cloud-ERP-Angebote eingeführt hat.

Zu den kleineren, aber ebenfalls langjährigen Anbietern mit einer ähnlichen Mischung von Bereitstellungsmodellen gehören Acumatica, Deltek, Epicor, IFS, IQMS, QAD, Ramco und Unit4.

Neben Workday gehören zu den prominenten reinen SaaS-Anbietern FinancialForce, Intacct (das 2017 von Sage übernommen wurde), NetSuite (2016 von Oracle übernommen), Plex und Rootstock Software.