¿Cuáles son las mejores prácticas de colaboración con proveedores externos?

Evaluar los niveles de acceso a la colaboración

Se pueden utilizar muchas plataformas y métodos para la colaboración externa. Suponiendo que su empresa le dé la posibilidad de elegir, seleccione la plataforma más apropiada para el trabajo que necesita realizar con el socio. La colaboración puede tener diferentes niveles de complejidad en cuanto a capacidades y requisitos de soporte.

Un punto de partida típico para la colaboración es el intercambio básico de archivos. Una oferta en la nube, como Dropbox o Microsoft OneDrive, podría ser todo lo que necesita para poder compartir archivos. En el caso de los servicios de pago, asegúrese de averiguar si sus socios de colaboración ya tienen cuentas o estarían dispuestos a comprarlas.

En mi experiencia personal, por ejemplo, son más los socios externos que solicitan utilizar Google Drive como plataforma preferida para compartir archivos. Una ventaja importante es que Google Drive ofrece un nivel gratuito que es más que suficiente para la colaboración básica.

Sin embargo, un posible inconveniente es que la mayoría de los usuarios con los que he trabajado tienen su Google Drive asociado a su correo electrónico personal y no al de la empresa. El uso de su almacenamiento personal para datos confidenciales de la empresa podría ser una violación involuntaria de la política de la empresa. Por lo tanto, si está buscando un servicio como Google Drive para la colaboración en la empresa, considere ciertamente pedir a los usuarios que configuren una cuenta de Google Drive separada utilizando su dirección de correo electrónico de la empresa.

Para una colaboración más amplia, la mayoría de las organizaciones probablemente utilicen Microsoft Teams. Dado el dominio de la suite Microsoft 365, Teams es una dirección natural para muchas empresas. No solo proporciona las capacidades de audio y videoconferencia a las que estamos acostumbrados con productos como Zoom, sino que también ofrece almacenamiento de archivos compartidos y funciones de colaboración. Dado que Teams está integrado con las licencias de Microsoft 365, es una opción obvia para muchas organizaciones.

La colaboración que necesita estar más integrada puede requerir dar a un socio acceso a su red interna. En este caso, tendría que proporcionar acceso VPN a su red, lo que incluye una puerta de enlace VPN en su sitio y un software de túnel en su cliente VPN para permitir el acceso externo a la red privada.

Gestión de las normas de seguridad y privacidad con socios externos

Cuando se trabaja con socios externos en determinadas zonas geográficas, como China, se pueden encontrar complejidades adicionales con respecto a los sistemas de colaboración y el intercambio de documentos. Las capacidades de las herramientas de colaboración pueden estar restringidas por la normativa gubernamental o incluso pueden no estar disponibles en todo el mundo.

Por ejemplo, para algunos de los socios chinos de mi empresa, utilizamos una aplicación china llamada Zhumu para las videoconferencias en lugar de Zoom. Hay veces que utilizamos enlaces de solicitud de archivos de Dropbox para recibir archivos grandes de nuestros socios. Nos enteramos de que esa función no funciona para los que tienen sede en China. Por lo tanto, necesitábamos utilizar un equivalente chino. En este caso, se utilizó Baidu Pan para subir los archivos requeridos. Hay que tener en cuenta que el sitio web de Baidu solo está en chino, pero es muy sencillo abrir el sitio en Google Chrome y utilizar la función de traducción incorporada de Chrome.

Soportar la colaboración con socios externos

Independientemente de la opción que elija, deberá dar soporte a su socio de colaboración externo. El soporte no será una preocupación si su colaboración consiste en compartir archivos de Dropbox. Pero, para sistemas como Teams, SharePoint o el acceso VPN, el soporte es necesario.

Estos sistemas requieren inicios de sesión de usuarios que deben ser definidos por los administradores del sistema. Tus socios de colaboración necesitan documentación sobre cómo utilizar una plataforma como SharePoint. Del mismo modo, el acceso a la VPN requiere credenciales y software cliente. Usted debe proporcionárselos a su socio colaborador.

Si su socio tiene problemas de configuración, debe conectarse con su equipo de soporte de TI. Compruebe de antemano que su equipo de TI puede ofrecer asistencia a personas que no son empleados. Muchos proyectos de colaboración pueden tener lugar en muchas zonas horarias, por lo que es importante establecer un horario de asistencia global.

Gestionar el acceso cuando terminan los proyectos externos

Las iniciativas de colaboración externa suelen quedarse cortas en la fase de limpieza. Cuando el proyecto termina y el equipo se separa, ¿qué ocurre con los archivos de una carpeta compartida de Dropbox? ¿Qué ocurre con todas las publicaciones en Teams o SharePoint? ¿Qué pasa con las credenciales que proporcionaron a sus socios para acceder a sus sistemas? ¿Qué pasa con los archivos que se quedan en la cuenta personal de Google Drive de alguien?

Con demasiada frecuencia, la respuesta es nada, y todo se deja como está. Dejar todo como está es una mala idea. Las carpetas compartidas sobrantes son eslabones débiles en la cadena de seguridad. Cuando las carpetas de los proyectos terminados no son tratadas, las organizaciones corren el riesgo de que los nuevos documentos terminen accidentalmente en las carpetas desaparecidas, lo que deja vulnerable la información potencialmente sensible.

La limpieza debe ser una parte integral del proceso de finalización de proyectos con socios externos. Cuando el proyecto haya terminado, archive los documentos, elimínelos del entorno compartido y cierre el acceso de los usuarios externos.