¿Cómo pueden los CIO bajar los costos de licenciamiento de SAP?

Es un ritual anual, en la mayoría de las empresas grandes o medianas: los CFO prevalecen sobre los CIO para que hagan todo lo posible por reducir los costos de las licencias de SAP. Sin embargo, es muy común ver que esos costos siguen siendo los mismos, o incluso aumentan. Para evitar la trampa de pagar demasiado, voy a compartir tres maneras de mantener a raya los costos. En primer lugar, vamos a revisar rápidamente cómo funciona el proceso de concesión de licencias de SAP.

Cuando una empresa implementa cualquier producto de SAP, la compañía también tiene que comprar varias categorías de licencias de SAP, para cubrir todos los usuarios de negocios, cada una por categoría. Algunas de esas categorías de licencias de SAP son desarrollador, profesional limitado y usuario de tienda, cada uno con diferentes derechos de uso del sistema y los costos asociados. SAP factura a la empresa una cuota de mantenimiento anual del 22% de las licencias adquiridas, sin tomar en consideración si la empresa utiliza plenamente todas las licencias que compró, o si cada uso estuvo en la categoría correcta. Pero en una fecha posterior, SAP lleva a cabo una amplia auditoría de licencias para evaluar si la empresa tenía en efecto el mismo número de usuarios nombrados para los que había adquirido licencias, y también si el uso estaba en la categoría correcta.

Por ejemplo, digamos que una empresa adquiere 20 licencias de profesionales limitados, que conceden acceso a los miembros del equipo de gestión para que puedan ver informes, cuadros de mando y dar aprobaciones en línea para comprar órdenes, pero en realidad la compañía ha creado 25 cuentas de usuarios nombrados en su sistema SAP. Esa empresa permitió que cinco usuarios adicionales utilizaran el sistema SAP sin tener que pagar por ellos. Esa es una violación de los términos de condiciones entre SAP y la empresa. La auditoría de SAP revelará esta discrepancia, y SAP querrá que la empresa compre más licencias. Por otro lado, la compañía puede haber asignado una licencia de uso profesional, que cuesta más, a un usuario de negocios cuando las licencias de profesional limitado que cuestan menos pueden ser suficientes para el puesto de trabajo asignado.

Aquí está cómo evitar tales discrepancias, y más en general, la forma de mantener sus costo de licenciamiento de SAP más bajos:

Esté atento sobre mantener un sistema actualizado. En las empresas con una gran base de usuarios de SAP, es común que las personas obtengan nuevas funciones o promociones, o que dejen la empresa por un nuevo trabajo o se retiren. Pero los usuarios de SAP, desde una perspectiva de asignación del sistema, permanecerán latentes en el sistema de SAP a menos que se eliminen o se asigne la categoría de licencia de SAP correcta para el nuevo puesto de trabajo. Por esta razón, los administradores de sistemas SAP deben ser puntuales sobre el manejo de este tipo de cambios en el sistema SAP.

Supervise los datos de uso y la categorización de licencias SAP. Con una herramienta de uso de datos de terceros, que identifica correctamente la categoría de licencia de SAP asociada, así como otras desviaciones tales como usuarios nombrados adicionales para los que la empresa cuenta con licencias, puede eliminar las objeciones de auditoría cuando SAP lleva a cabo su propia auditoría de licencias.

Empiece pequeño. Un enfoque que a menudo funciona bien es comenzar con la compra de un menor número de licencias en el principio de una implementación de SAP, y luego comprar incrementalmente más cuando se tiene una mejor visibilidad del número y tipo de usuarios de negocios que finalmente van a estar utilizando el sistema de SAP. Esto es importante porque una vez que se compran licencias, SAP no tiene un reembolso amistoso o política de devolución para las licencias no utilizadas.