¿Cómo maneja SAP ERP los procesos de adquisición de las mercancías gratuitas?

El sistema SAP ERP ofrece características que pueden ayudar a mantener un registro de mercancías sin valor comercial, lo que puede ser útil en algunos escenarios. Por ejemplo, una empresa podría recibir una muestra gratuita del producto de un vendedor y pasar la muestra por extensas pruebas antes de decidirse a realizar un pedido de una mayor cantidad de producto. Del mismo modo, cuando una empresa está desarrollando un nuevo producto, coordina con varios proveedores para obtener una cantidad muy limitada de material para realizar pruebas de idoneidad.

Vamos a ver las opciones que el sistema ERP SAP ofrece para gestionar estos procesos de adquisición y los pros y los contras de cada opción:

La casilla de verificación "Gratis". Al crear una orden de compra para las muestras gratuitas, los usuarios pueden hacer clic en la opción “Free" (gratis). El uso de la opción "Free" solo es beneficioso si el único objetivo es registrar la recepción de muestras sin valor financiero.

Con esta opción seleccionada, el sistema desactiva la opción de registrar los costos adicionales, tales como los derechos de aduana o los cargos de despacho de aduanas que la empresa tiene que pagar por muestras gratuitas de proveedores extranjeros.

Además, cuando el almacén recibe mercancías con referencia a una orden de muestras gratuitas, las cuentas de valores o de inventario no se actualizan porque el sistema considera los bienes gratuitos como artículos no valorados y no almacenados. Un elemento no valorado es aquél que no tiene ningún valor financiero, y un elemento no almacenado no se mantiene en stock en el almacén. Cuando se utiliza la casilla, no hay ninguna disposición para registrar la factura del proveedor, incluso para los derechos de aduana u otros recargos.

Asignación de centros de costo. Cada muestra gratuita puede requerir su propio código de material para identificar el material y ayudar a gestionar el ciclo completo de adquisición, incluso cuando el comprador no paga por el material. A menudo, los procesos de adquisición relacionados con una muestra gratuita particular, ocurren una vez o de manera limitada, por lo que los códigos  de materiales ocupan un valioso espacio en la base de datos a pesar de su uso limitado. Para minimizar este problema, el comprador puede crear una orden de compra con referencia a un centro de costos en su lugar. Si lo hace, eliminará la necesidad de un código de material. Una breve descripción del material en la orden de compra será suficiente para realizar un seguimiento de la misma.

Otra ventaja de usar el enfoque de asignación de centro de costos es que el comprador puede asignar un valor simple mínimo para la muestra –0,01 centavo de dólar, por ejemplo– y entonces el comprador puede agregar todos los costos adicionales, tales como gastos de aduanas. Cuando la persona del almacén registra la recepción de la muestra, todos los gastos se cargan al centro de costos. El almacén no mantiene existencias o inventarios de las muestras gratuitas adquiridas para el centro de costos. Con este enfoque, es más fácil registrar cargos adicionales relacionados con la adquisición de las muestras gratuitas y pagar a los vendedores por ello.

Código de material. Si la empresa quiere visibilidad del stock de las muestras, entonces el comprador puede crear una orden de compra con un código de material, dar un precio simple mínimo (por ejemplo, 0.01 dólar), cargar todos los costos adicionales, y luego la persona del almacén recibe las muestras. El precio al desembarque de la muestra es el costo incurrido en el manejo de muestras. Dado que estas muestras están ahora basada en acciones, cuando el departamento de desarrollo de productos quiera emitir las muestras para pruebas o desarrollo del producto, puede cargar esas actividades de regreso a su propio centro de costos.