Transformación digital y herramientas virtuales en tiempos de pandemia

Una de las ventajas de nuestra nueva normalidad es que ésta empujó la transformación digital en la educación, en servicios de gobierno y en las empresas en la forma como entregan sus servicios, los cuáles se han tenido que reinventar, con todo lo que conlleva.

Durante los últimos meses he sido testigo de cómo empresas que se negaban a ofrecer servicios de trabajo remoto lo están haciendo, tal vez no de la mejor forma, ni ordenadamente, ni con los mejores recursos, pero está sucediendo…

Ha sido un péndulo de cambio que ha puesto los reflectores en las áreas ejecutivas para tomar las decisiones: en los responsables de implementar la tecnología, en las áreas operativas, comerciales, legales, entre otras, para adoptar soluciones en tiempo récord.

Esta situación sucede de forma paralela y simultánea en todo el país, lo que hace que compitamos por los espacios de tiempo virtual con los que contamos, siendo requisito el tener preparados materiales con objetivos claros, mensajes centrales, conclusiones y con llamada a ejecutar los siguientes pasos.

Como reto de nuestra actualidad, debemos capturar la atención de una persona o de una audiencia, donde ahora es mucho mas complejo que hace 10 años, ya que, al usar medios digitales, competimos con las múltiples tareas que tenemos que realizar.

Un ejemplo donde vemos que es posible capturar nuestra atención por mas de una hora es el cine, que cuenta con una pantalla en alta definición, un sistema de audio especializado, una película que fue grabada con mas de 40 cámaras a 60 cuadros por segundo para que no se pierda un solo detalle.

Ahora, imaginen un escenario en donde ustedes son el actor principal y deben tener a su público atento por una hora para entregarles lo que les quieren decir; están en su casa, con algunos ruidos de la calle, poca luz, un audio que en momentos no se entiende lo que dice, tal vez, por la mala conexión a internet. Es probable que estas sean algunas razones por las que no se mantiene la atención o el interés sus interlocutores.

Estar en ambientes colaborativos, de forma remota y virtual, soportados desde casa no va a hacer que su presentación sea perfecta, pero tenemos que encontrar a nuestros aliados para hackear la situación y que en cierta medida resulte irrelevante el entorno mencionado anteriormente.

Su primer aliado para ser realmente efectivo es el escenario donde se va a presentar, que hoy en día es una plataforma digital –si no la conocen, están dejando su herramienta mas poderosa a un lado y créanme… no se trata solo de presentar y listo.

Algunos factores que sugiero que tomen en cuenta incluyen:

• Solicitar registro de los participantes para saber quién está interesado previamente en asistir y posteriormente para saber con quién puede dar seguimiento.
• Utilizar siempre la opción de silencio para todas las personas que ingresen a la reunión.
• Aprender a usar las encuestas para ir haciendo preguntas conforme avanza y recibe retroalimentación.
• Medir el nivel de atención de los participantes, si es abajo del 80% cambie el ritmo, interrumpa, haga preguntas.
• Intercalar la presentación con alguna herramienta que permita hacer lluvia de ideas
• Incluir video.
• Recordar utilizar el pizarrón dentro de la plataforma.
• Solicitar ayuda a otra persona como soporte a contestar preguntas e incluso permitir la interrumpción participando con alguna de ellas.

Finalmente, les puedo decir que no hay tecnología que sustituya el contacto y la empatía del ser humano, pero sí hay herramientas y plataformas que nos acercan y permiten la continuidad del negocio; usarlas de forma adecuada, con conciencia del poder que tienen, los acerca más al éxito, en comparación con las empresas que buscan la forma de regresar al pasado para mejorar la antigua normalidad.

Sobre el autor: Omar Peláez es arquitecto de soluciones de Colaboración en Cisco México.