Trabajo remoto, ¿un ajuste operacional temporal o permanente?

El COVID-19 obligó a muchas empresas a cambiar al trabajo a distancia en un corto periodo de tiempo. Esta migración apresurada, nos indica que en las empresas aún hay grandes desafíos por cumplir. ¿Cómo deberían entonces asumir los retos durante y después de la pandemia?

Para mantener la operatividad del negocio mediante el trabajo a distancia, el principal desafío está en asumir el cambio, no como una acción momentánea que ayude a superar la crisis económica, sino como un modelo de trabajo que será permanente.

¿Por dónde comenzar?

El primer paso es hacer una evaluación y análisis de los elementos de trabajo de los que se dispone y utilizar las herramientas tecnológicas adecuadas para lograr una buena migración.

En este paso, existen dos opciones: realizar una adopción total del trabajo remoto en donde se integren todas las herramientas y aplicaciones de las que ya se disponen en la empresa. En cambio, si no se tienen demasiados elementos o no resulta efectivo o aplicable migrarlos a una versión digital, se puede hacer una aplicación parcial, que incluya las soluciones necesarias. 

Si hablamos de profesionales independientes o pymes con pocos empleados, los interesados pueden suscribirse a Microsoft 365 o Google G-Suite, y trabajar de forma remota desde su hogar.

Pero cuando se trata de compañías más grandes, se pueden complicar la migración al trabajo remoto, pues hay algunas aplicaciones que se utilizan –aplicaciones enfocadas al core del negocio o que se han heredado y mejorado con el tiempo– que no son sistemas manejables desde el exterior de la empresa.

Por eso es por lo que cuanto más complejas son las aplicaciones y herramientas que utiliza una compañía, más cuidado se debe tener al configurarlas para su uso en un espacio de trabajo digital, no sólo por la seguridad de los usuarios y de la información, sino para que brinden una experiencia de usuario similar a la que se tiene desde su uso en la oficina.

En este punto de virtualización, es fundamental contar con un proveedor experto, ya que el trabajo remoto no solo implica estar conectados con una notebook desde casa; es necesario que se comprendan todos los procesos que los usuarios realizan cada día, incluyendo, por ejemplo, las autorizaciones internas, aprobaciones de gastos, o el envío de contratos firmados en papel (porque este proceso en las compañías no está del todo digitalizado);es decir, es necesario contar con un  soporte tecnológico que permita dar continuidad operacional.

Si bien existe una tendencia a la estandarización de procesos e integraciones, se sabe que en cada empresa todo es diferente, cada una tiene sus propios procesos y sistemas; y en estos tiempos de contingencia, implementar soluciones de firma digital y de forma autenticada y verificada a través de biometría o cualquier otra opción, es esencial para la colaboración a distancia, mientras se asegura también la minimización de riesgos y se evita la realización de trámites que, en otro contexto, se realizarían de forma personal al acudir a instituciones gubernamentales o bancarias.

De esta forma, el análisis previo es fundamental para determinar qué es lo que cada empresa necesita de acuerdo con su cultura empresarial y las herramientas que requiere para mantener la productividad.

Una vez adquirida la tecnología que digitalice y conecte las aplicaciones y a los equipos de trabajo, se podrán proporcionar buenas experiencias al cliente, que son fundamentales para la continuidad del negocio.

Sólo entonces, el siguiente paso a dar es la adopción, organización y capacitación de los empleados, tomando en cuenta su retroalimentación para adaptar los detalles que seas necesarios.

El trabajo a distancia es una inversión, y la realidad indica que las empresas que más rápido se adapten a esta situación van a ser las que tengan mayores posibilidades de sobrevivir.

Sobre el autor: Richard Poore es director regional de ventas de Digital Workspace Company (DWS).