La importancia de la agilidad en tiempos de pandemia

Desde el surgimiento de la pandemia, se ha reconocido este entorno como «el más volátil, incierto, complejo y ambiguo al que nos hemos enfrentado desde hace un par de años». Este tipo de ambiente incontrolable se conoce como VUCA, un término inicialmente utilizado en los noventa por soldados americanos para la predicción, planeación y preparación estratégica de todo tipo de situaciones que puedan causar disrupción. En esta nueva realidad, las empresas saben que para enfrentar entornos de negocio VUCA necesitan más que solo equipos de alto rendimiento: necesitan equipos ágiles que puedan prevalecer y ser resilientes.

El concepto de «empresa ágil» remonta a hace más de veinte años, cuando organizaciones de todo el mundo se sentían frustradas por el pobre resultado de sus iniciativas tecnológicas. Tal situación derivó en un movimiento para mejorar la calidad del software, abrazando la incertidumbre de requerimientos cambiantes, usando iteraciones cortas para acelerar las entregas y buscando que la simplicidad y la colaboración de equipos multidisciplinarios atendieran los retos de negocio y colocaran la satisfacción del usuario como la mayor prioridad. 

Desde entonces, empresas que buscan velocidad, innovación y un mayor enfoque en el cliente han implementado agilidad en muchas o en todas las áreas de la organización. Los marcos ágiles nos hablan de una manera de pensar en equipo durante flujos de trabajo, involucrando valores que nos ayudan en la toma de decisiones. Los cuatro valores del «Manifiesto Ágil» nos recuerdan la importancia de: priorizar a individuos e interacciones sobre los procesos y herramientas; la utilización de software sobre la documentación; la colaboración del cliente sobre la negociación del contrato; y el responder ante el cambio sobre seguir un plan.

Por ende, la mentalidad ágil nos ofrece beneficios en temas de ritmo y movimiento del trabajo, la habilidad de poder cambiar y ajustarnos rápidamente, y el empoderamiento para tomar decisiones en el momento. De hecho, de acuerdo con la empresa DeltaMatrix, los equipos ágiles son 25 % más productivos que los equipos tradicionales, ya que los primeros pueden enfocarse en una tarea a la vez en proyectos grandes y demandantes, y no abrumarse con muchas actividades que los llevarán a una mayor desorganización y al riesgo de no cumplir con la calidad y tiempos que se necesitan. Mientras que un equipo de trabajo tradicional trabajará en varios aspectos del proyecto al mismo tiempo, el equipo ágil se enfocará en un área particular, teniendo fechas límites para concluir e iterar.

Para incorporar la agilidad en su empresa, puede empezar por establecer tiempos fijos o fechas límites para el cumplimiento de actividades clave, inspeccionar y adaptar la calidad del trabajo, reflexionar sobre lo realizado y aprender mejores prácticas. Igualmente, llevar una organización sobre lo que necesita cumplirse, priorizando la lista de tareas y haciendo una tarea a la vez, y considerar el desarrollo de nuevos productos o servicios que se enfocan en el cliente. Esto se puede lograr mediante prácticas ágiles como:

Scrum. Marco que se utiliza para desarrollo de iniciativas con roles, eventos, artefactos y reglas a lo largo de las fases que dividen el proceso de dicho marco. Permite romper paradigmas, además de mejorar y potenciar el trabajo en equipo. 

Kanban. Método que define, gestiona el flujo óptimo de trabajo y mejora la entrega de valor, promoviendo el cambio incremental. Incluye valores, principios y reglas que van de la mano de técnicas como el uso del tablero Kanban, la limitación del trabajo en progreso y el seguimiento al trabajo.

Design Thinking. Estrategia para el desarrollo innovador de productos y servicios que le agrega valor al cliente y apunta a cubrir un punto de necesidad en el mercado.

Aplicar estas prácticas y efectuar esta mentalidad, que hoy en día es más que necesaria para sobrevivir el impacto de la pandemia, puede parecer agobiante. Sin embargo, todo es más fácil cuando se cuenta con apoyo, particularmente de expertos en la materia, que puedan guiarlo en el proceso hasta que vea los frutos y resultados de ese esfuerzo.

Sobre el autor: César Palomar Hernández es director ejecutivo de Go-Productivity, empresa mexicana enfocada en la capacitación y el coaching en agilidad a través de la implementación y entrenamientos de marcos ágiles.