El entorno laboral se rediseña y el ambiente híbrido se moderniza

Aunque muchas empresas ya requieren que sus empleados retornen a las oficinas de tiempo completo, 83 % de los empleadores afirma que el trabajo remoto fue un éxito, según un estudio de PwC, lo que demuestra que este modelo llegó para quedarse.

Intentar que los empleados regresen a la oficina de manera tradicional, cinco días a la semana, puede verse como un intento de aumentar la rentabilidad, pero es un hecho que los ambientes híbridos siguen al alza y un diseño de trabajo flexible centrado en las personas puede cosechar más rendimientos para las empresas, además de mejorar el ambiente laboral y la cultura dentro de la organización.

Teniendo en mente la importancia que ofrece el rediseño y la modernización del entorno de trabajo eficaz, hemos identificado tres pilares clave para que las empresas puedan lograrlo:

Javier Ibarra

Primero, un liderazgo dedicado: dependiendo del tamaño y alcance del proyecto, habilitar a una empresa para el trabajo híbrido requiere de tiempo y esfuerzo considerable, por lo que quienes lo estarán implementando necesitarán guía y dirección de las actividades a realizar, no solo tecnológicas, sino de comunicación, transformación cultural y adaptación.

La colaboración y comunicación entre departamentos y ubicaciones es crucial para tomar en cuenta las necesidades claves y específicos de cada uno –por ejemplo, de Recursos Humanos, Tecnología, Finanzas, etc.–, así como para compartir el avance del proyecto y celebrar el cumplimiento de los hitos relevantes que indican que se va por el camino correcto.

El segundo pilar es la cultura de adaptación, cuando el cambio es constante en nuestro trabajo y tenemos un ambiente donde los empleados son resilientes ante los retos del mercado que impactan en la manera de trabajar. Este es un escenario ideal; sin embargo, no siempre se cuenta con esa cultura y es clave tener claros principios que nos ayuden a tener el mismo propósito, misión y reglas de cómo colaborar con nuestros clientes, comunidad y compañeros de trabajo.

Además de promover la cultura con los líderes y quienes abrazan los cambios, ayudará que la cultura no sea solo un letrero en los pasillos o fondos de pantalla, pues la cultura se vive, no se imprime.

El tercer pilar tiene que ver con la tecnología. Este es un factor esencial que necesitamos para la transición o mejora del ecosistema de trabajo híbrido. Pero, ¿qué tecnología requiero considerar?

Tres son los puntos que considerar para responder:

• El primero tiene que ver con el soporte o servicios: se debe contar con una combinación de servicios de ingenieros y automatización para soportar los sistemas y personas, ya sea de manera remota o presencial, así como promover la solución proactiva o autosolución del usuario.
• El segundo es la administración de dispositivos: saber qué dispositivos se tienen, cuáles cumplen las políticas para conectarse a la red y mantener los equipos actualizados son algunos de los puntos que debe considerar para contar con un ecosistema seguro y reglas claras que ayuden a minimizar los riesgos.
• Y tercero es modernizar las instalaciones: muchas de las oficinas aún no cuentan con sistemas que ayuden a la colaboración entre las personas que están de manera física en la oficina y quienes están remotamente, por lo que adaptar y contar con instalaciones que faciliten estas interacciones hará más fácil el trabajo de todos.

Aunado a estos pilares, también hemos identificado cinco acciones específicas para que la transición sea más fácil y se ayude con el balance de las prioridades de la empresa y sus empleados.

La primera acción es definir estrategias para un lugar de trabajo digital. Es importante entender la tecnología con la que cuentan las empresas para el trabajo colaborativo digital; sin esta claridad, los CIO no podrán capitalizar de manera efectiva los beneficios que pueden obtener para una transformación real.

La segunda es crear experiencias personalizadas para los empleados. Antes de la pandemia se evaluaba el desempeño de los empleados con índices o mediciones del tiempo que ocupaba para realizar alguna actividad, lo que hacía que percibieran su trabajo como meramente transaccional y operacional. Un colaborador comprometido con su trabajo requiere de personalización y experiencias de valor.

La tercera acción es escuchar a los empleados. Quienes diariamente realizan una venta, análisis de información o entrega de productos, e interactúan con sus sistemas y operan las herramientas tecnológicas, son los empleados. Ellos pueden dar con certeza las ideas de cómo mejorar las herramientas y procesos para optimizar las operaciones, por eso es clave escucharlos por medio de encuestas, visitas de campo y mediciones de desempeño de sistemas, entre otros, y tomar acciones que impacten positivamente en ámbito laboral.

La cuarta acción es minimizar el riesgo ambiental. Los impactos externos que se derivan del trabajo causan un impacto ambiental directo. Hoy las empresas buscan reducir su huella de carbón, pero no necesariamente suman a sus indicadores el CO2 que se deriva de tener que trasladarse, que se reduce de forma directa si contamos con un ambiente híbrido de trabajo.

Y la quinta acción es colaborar con aliados líderes. Contar con el aliado estratégico que nos ayude a identificar de mejor manera las herramientas digitales, procesos e inversiones que pueden ayudar a optimizar el uso de los recursos y mejorar resultados es clave para enfocarnos en el negocio.

Todo eso sin dejar de lado la importancia de la seguridad y la selección de aplicaciones robustas, que permitan a los empleados trabajar de manera eficiente y efectiva en cualquier parte.

Todas estas recomendaciones están basadas en la experiencia de trabajo remoto e híbrido que como empresa y personas vivimos en los últimos años, y que nos llevó a cambiar nuestros sistemas y herramientas de colaboración. Pero esas soluciones no son suficientes por sí mismas si no se cuenta con un marco que nos guíe para lograr nuestro objetivo: modernizar y rediseñar nuestros ambientes de trabajo en beneficio de nuestros empleados y nuestro negocio.

Sobre el autor: Javier Ibarra García es líder de la práctica de Digital Workplace en Kyndryl México. Es licenciado en Ciencias Computacionales por la UABC, con una maestría en Gestión de Tecnologías de la Información por TecMilenio y múltiples certificaciones ITIL. Inició su camino profesional cómo desarrollador de software en la empresa de Retail CALIMAX; posteriormente en Manufactura, siendo responsable de sistemas en Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma en Baja California. En 2013 ingresó a IBM de México y ha trabajado soportando clientes en Manufactura y Finanzas.