Digitalización permite la colaboración en el trabajo y estudio a distancia

Uno de las grandes ventajas que ha traído la digitalización y la tecnología en nuestras vidas son el trabajo y el estudio a distancia. Este proceso cambia y mejora la forma de realizar actividades laborales y académicas, con lo que se establecen equipos más productivos y con mejores experiencias en la vida, por lo que se genera una cultura de compromiso, confianza, respeto y congruencia a través de objetivos y reglas claras que son clave del éxito de esta modalidad.

Derivado de esto, el teletrabajo se vuelve una oportunidad en lo que se refiere a la digitalización, ya que la interacción que se tiene día a día con un gran número de colaboradores y una respuesta rápida acorde a las necesidades que se presentan no sería posible sin las herramientas tecnológicas de colaboración que se usan durante las actividades laborales e incluso de capacitación y estudio a distancia.

Aunado a esto hay varias ventajas adicionales que puede obtener una organización, tales como: acceso al mejor talento, capacitación a distancia con mayor flexibilidad, disminución de costos, eficiencia en manejo de tiempo y productividad, así como una respuesta expedita en áreas estratégicas para resolver contingencias o situaciones de emergencia.

Debo destacar que lo primero que tiene que hacer un empleador o superior jerárquico para el desarrollo del trabajo a distancia es establecer una relación de confianza con su equipo, ya que bajo esta premisa se crean y coordinan objetivos concretos y claros, lo que permite lograr los resultados deseados bajo una dinámica más libre y al mismo tiempo más productiva. Uno de los grandes beneficios del trabajo a distancia es el acceso a un equipo más eficiente y capacitado, así como la posibilidad de contratar a la persona idónea sin importar la locación geográfica o huso horario en que se encuentre.

En lo que se refiere a la entrega de los objetivos, los proyectos se llevan a cabo con mayor eficiencia y productividad al estar bien planeados y los trabajadores los pueden realizar en el tiempo y lugar que más les convenga, con lo que se consigue un balance entre trabajo y realización personal. Es claro que un trabajador con mejor calidad de vida y horarios flexibles tiene más tiempo para la convivencia o para hacer ejercicio o actividades recreativas.

A pesar de que labores a distancia pueden ser aplicadas en empresas de todos los tamaños, no todos los trabajos se pueden realizar fuera de las instalaciones ya sea porque son procesos de manufactura o de otra índole, por lo que es necesario analizar correctamente si la naturaleza de la actividad productiva lo permite. Asimismo es un proceso de educación generacional ya que aún vivimos en una sociedad en donde el colaborador debe por fuerza estar a la vista.

Las recomendaciones para trabajar a distancia son:

• Ubicar un área en donde convenga instalar el equipo necesario para el trabajo y de estudio.
• Comentar con la familia que se está trabajando o estudiando y que uno no debe ser distraído en esos momentos, aunque esté en casa.
• Establecer horarios y rutinas.
• Reconocer los resultados de los colaboradores o colegas que trabajan a distancia.
• Contratar el ancho de banda necesario ya que se ha demostrado que las llamadas que incluyen video se vuelven más productivas. Las personas sienten mayor cercanía con alguien que les presta atención de manera visible.

En lo que se refiere a las organizaciones es necesario el apoyo en lo referente a infraestructura para que los trabajadores a distancia cuenten con la tecnología necesaria, desarrollo de programas de estímulos por cumplimiento de objetivos y organización de actividades presenciales, ya que es importante no dejar de lado el contacto personal.

Sobre el autor: Fernando Pujol es director de Recursos Humanos de Cisco México.