Diez reglas para elegir sus sistemas de comunicación empresarial

Debido a los niveles de eficiencia exigidos actualmente al sector empresarial, es imperativo que las compañías logren un nivel alto en optimización de sus procesos, reducción de costos, eficiencia y productividad, para que sus mayores esfuerzos se vuelquen en sus clientes y en cómo satisfacer sus necesidades.

En este entorno, la comunicación entre las diversas áreas de las compañías, así como con sus clientes, socios y proveedores, resulta imprescindible, y la tecnología se vuelve un arma fundamental para transformar el ruido en información, la información en inteligencia, y la inteligencia en seguridad, eficiencia y productividad.

La tecnología permite que las empresas revitalicen los sectores de cualquier país y los vuelvan más atractivos, al evolucionar a plataformas interactivas, informadas y colaborativas, que permiten que la información sea distribuida de manera rápida y segura. Sin embargo, es importante saber cómo elegir la tecnología más adecuada para abordar las necesidades de cada organización.

He aquí diez reglas básicas que puede tomar en cuenta para seleccionar sus sistemas de comunicación corporativa:

1. Disponibilidad: Es vital tener una comunicación instantánea entre una o varias personas del equipopara poder responder mejor ante cualquier situación, y para estar comunicados durante los procesos.
2. Tecnología acorde al ambiente: Es importante verificar el ambiente donde nos encontramos y dónde utilizaremos la comunicación, ya que, de acuerdo a sus características, será necesaria la utilización de equipos robustos con accesorio especiales que  soporten y den opciones ante cualquier circunstancia del ambiente laboral.
3. Seguridad del equipo humano: Mantener al equipo comunicado durante los procesos genera mayor eficiencia al trabajar y mantiene la seguridad de cada uno de los elementos humanos. Por tanto, considere contar con equipos de radiocomunicación que cuenten con aplicaciones y opciones que puedan ser utilizadas bajo cualquier circunstancia de emergencia.
4. Cobertura: Otro aspecto fundamental para poder tener una buena comunicación es la cobertura  de su equipo. Sin un buen nivel de cobertura, los equipos podrían perder comunicación, situación que sin duda afectaría los procesos.
5. Confiabilidad: Se debe planear muy bien el tipo de radiocomunicación necesaria en la organización, así como hacer pruebas de eficiencia para anticipar cualquier falla. Es vital contar con equipos resistentes al uso cotidiano y que brinden respuesta en el momento que más se necesite.
6. Productividad: La productividad en una organización es directamente proporcional a la atención y concentración que los colaboradores tengan durante los procesos o labores, así que los dispositivos seleccionados no deben generar distracciones como las que pueden ocasionar los teléfonos inteligentes.
7. Seguridad de la información: Es vital que los datos que se compartan entre equipos no puedan ser escuchados por alguien ajeno a la empresa. Los equipos de la nueva generación de radiocomunicación digitalpermiten cifrar información y mantener la seguridad de conversaciones confidenciales.
8. Interoperabilidad: Los equipos de radiocomunicación deben interactuar con otros sistemas, aplicaciones o dispositivos con los que ya cuenta la empresa, tales como correo electrónico, sistemas de colaboración, gateways, etcétera. Lo anterior permite que los equipos puedan recibir información o enviarla, sin importar el formato o plataforma del que provenga o al cual llegue. Lo anterior dará continuidad a la transmisión de información e interacción de equipos de trabajo. 
9. Tecnología sostenible: La infraestructura es imprescindible para tener una buena comunicación durante todo el tiempo en la organización. Debe evolucionar para adaptarse al crecimiento y cambios en la operación, y para esto es vital revisar a fondo qué cantidad de equipos y materiales se necesitan para no limitar el desarrollo natural de la empresa, y al mismo tiempo evitar que los recursos sean desperdiciados o lleguen a faltar.
10. Costo total de propiedad: Uno de los aspectos fundamentales es la inversión y el soporte de todos los equipos utilizados en la organización. La calidad de los equipos, y contar con el soporte suficiente por parte del proveedor, es vital para lograr un mayor rendimiento y retorno de la inversión.

Siguiendo estas reglas, los empresarios podrán comprobar cómo el mejoramiento de los sistemas de comunicación dentro de su organización tendrá un impacto totalmente positivo en la calidad, eficiencia y productividad de sus procesos, lo que sin duda repercutirá en la calidad de sus procesos, servicio al cliente y en la capacidad y ventajas competitivas.

Sobre el autor: Juan Barragán es director de canales para radiocomunicación de Motorola Solutions México.