Cinco características para mejorar la eficiencia del correo electrónico

De acuerdo con la Asociación Mexicana de Internet (AMIPCI), la tasa de penetración de internet supera ya el 50% entre la población mexicana; de ellos, 45% se encuentra entre los 13 y 34 años de edad, es decir, el rango que constituye la llamada Generación de Millenials, y que representa, principalmente, el grupo que está integrándose a la fuerza laboral y/o que lo hará en un promedio de cinco años.

A nivel corporativo, una de las actividades en la red que tienen mayor relevancia y a la cual debemos poner mucha atención es, sin duda, el correo electrónico, que representa 71% de la actividad en internet (según AMIPCI, 65% destinado al uso laboral). Por ello,  la innovación en soluciones de correo electrónico es algo fundamental y debe ser un “must” en las empresas contar con un servicio de correo que reúna los elementos necesarios para llevarlo a un mayor nivel de efectividad.

Por sí sola, una plataforma de correo electrónico no garantiza que todo funcione correctamente, pero existen herramientas que nos ayudarán a potencializar sus beneficios y a explotar las capacidades digitales de las nuevas generaciones, tales como colaboración y acceso móvil.

Entre todas ellas, hay una característica que resulta fundamental para decidir si una plataforma de correo es capaz de cumplir con las expectativas de las empresas y usuarios: la seguridad y el respaldo de la información. Estas características son, actualmente, las funciones más importante de un correo electrónico corporativo, dado el crecimiento del ciberdelito y el uso, cada día más crítico, de datos digitales.

Tras analizar lo anterior, podemos mencionar las cinco principales características con las que debe contar un correo electrónico empresarial moderno:

1. Seguridad: El servicio de correo electrónico debe integrar un software premium para la detección de virus, y contar con detección de spam, filtro que debe actualizarse de manera constante y ser revisado periódicamente para ver que funcione de manera correcta.
2. Respaldo: Es recomendable que el correo electrónico corporativo esté alojado en ambientes de nube privada o híbrida; esto puede contribuir a tener una mayor privacidad, seguridad y un mejor respaldo de la información que se da en tiempo real. Esta opción puede incluso ser más económica y funcional si es administrado por terceros (outsourcing), pues representa ahorros en costos de infraestructura, actualizaciones y mantenimiento.
3. Encriptación: Contar con un servicio que permita cifrar la información en los correos electrónicos, permite garantizar la confidencialidad y evitar la fuga de información crítica.
4. Colaboración: Trabajar en equipo y compartir información es una actividad indispensable y recurrente para mejorar el desempeño de los empleados y la productividad en la empresa, por lo que contar con un punto de encuentro virtual, y  con herramientas de videoconferencia y chat mediante el correo electrónico, aporta gran valor.
5. Movilidad: Tener acceso a nuestros mensajes desde cualquier dispositivo y de manera segura, otorga máximas capacidades al correo electrónico y mejora nuestro nivel de productividad.

Ahora ya conoce algunos elementos que le ayudarán a tener un “correo de diez” y qué es lo que debe integrar en sus servicios si usted es el encargado de TI, o bien solicitarlos como herramientas de trabajo que ayudarán a tener un buen desempeño.

Eso sí, es recomendable que la integración de estas herramientas se realice con el asesoramiento de un proveedor experto, que garantice que realmente cumplirán con todas sus expectativas y que permita que esta mejora se realice sin perjuicio de sus operaciones diarias.

Sobre el autor: Erika Celi Lozano es gerente de producto de servicios en la nube de Alestra.