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Crece la demanda de soluciones para modelos de trabajo híbrido

Conforme empiezan a abrirse las oficinas, se está incrementando el uso de soluciones enfocadas en la gestión de los espacios de trabajo para mantener a los empleados seguros, señala ServiceNow.

Melisa Osores
por
Publicado:22 jul 2021

Tras un año sin precedentes, las compañías están reinventando sus estrategias y procesos para construir el futuro del trabajo. Primero, muchas organizaciones comenzaron a reestructurar sus planes de transformación digital, al grado que 80 % de los negocios aceleró sus programas de digitalización, destacándose el trabajo a distancia entre las tres principales prioridades en este tipo de proyectos. Si bien se estima que 70 % de las actividades laborales en México pueden desarrollarse de manera remota, solo 1 de 4 mexicanos desempeñaron sus tareas en esquemas de teletrabajo durante la pandemia.  

Tal transición ha llevado a la reinvención de la operación empresarial frente a los retos de la reactivación económica y la reapertura de espacios laborales: pese a que los empleados dicen sentirse más productivos trabajando desde casa, los supervisores y líderes de negocio tienen sus reservas, temiendo que se puedan ver afectados elementos inherentes a la operación presencial, como la construcción de valores institucionales y la cultura empresarial.

Noam Bizman.

Los modelos híbridos permiten hacer un balance entre ambas posturas, afirma ServiceNow, y obtener lo mejor de ambos mundos: la flexibilidad y creatividad del teletrabajo, con la convivencia y visibilidad del regreso a las oficinas, indicó Noam Bizman, vicepresidente para América Latina en ServiceNow.

Un estudio de Standford señala que 70 % de los negocios están preparados para desplegar modelos de trabajo híbrido, mientras que, a nivel local, se estima que 9 de cada 10 empresas apuesta por estos esquemas durante 2021, que son los preferidos por 69 % de los empleados mexicanos. Además, según el estudio Employee Experience Imperative de ServiceNow, el 65 % de los empleados espera tener un enfoque híbrido para balancear las interacciones digitales y presenciales en cuanto sea seguro.

Para crear experiencias consistentes y transparentes que permitan a los empleados hacer su trabajo más fácilmente 80 % de los líderes empresariales reportan estar trabajando para proveer entornos laborales seguros, implementando medidas como flexibilizar los horarios y reconfigurar las estaciones de trabajo. En este escenario, ServiceNow ha notado incrementos superiores al 45 % en la tasa de uso de sus soluciones Safe Workplace y Workplace Service Delivery desde inicios del 2021. De las organizaciones que emplean estas aplicaciones, más del 45% usan Employee Health Screening para asegurar que la salud e integridad personal de los empleados sea una prioridad, mientras que más del 40 % usan Workplace Safety Management para permitir que los empleados reserven escritorios a través de herramientas de autoservicio, habilitando entornos confiables con planes predefinidos de sana distancia, asignación de turnos y horarios de desinfección.

Tecnológicamente aptos, digitalmente transformados

Mauricio García-Cepeda.

La reapertura de las oficinas requiere una planificación y ejecución cuidadosas, que vaya de la mano con una mayor agilidad organizacional. Mauricio García-Cepeda, director general para México e Hispanoamérica en ServiceNow, señala que los sistemas y el acceso deben ser fáciles, fluidos y estar disponibles en todos los dispositivos; igualmente, los flujos de trabajo digitales ayudan a mantener el foco en los objetivos y fortalecen el proceso de adaptación y rediseño operativo de la nueva normalidad.

Para mejorar la experiencia del empleado como una prioridad de negocio, el proceso de reapertura debería ser escalonado y flexible, con una variedad de horarios, espacios y recursos que limiten la colaboración física, pero garanticen el bienestar de las personas. Asimismo, al habilitar entornos de trabajo híbrido, ServiceNow recomienda:

  • Fomentar la interacción y comunicación con los empleados. Ofrecer plataformas o interfaces que concentren los puntos más importantes y mensajes clave de la estrategia de regreso a las oficinas. Realizar encuestas y sondear el sentimiento de la organización. Utilizar la información recabada para hacer ajustes que hagan más sencilla, cómoda y segura la reincorporación.
  • Automatizar los procesos de reapertura. Generar equipos interdisciplinarios que puedan evaluar el progreso, tomar decisiones y comunicar adecuadamente al resto de la empresa. Adoptar soluciones tecnológicas que permitan tener mayor visibilidad no solo de la operación, sino del estado de salud de los empleados, procesos de contratación, el ingreso al edificio o la programación de reuniones.
  • Desplegar entornos de trabajo seguros. Agendar de manera sistemática servicios de limpieza y sanitización. Intercalar la asistencia de empleados y visitantes. Crear flujos de cumplimiento para garantizar que se cumplen las medidas de sanidad y seguridad.

Mejoras en Workplace Service Delivery

ServiceNow anunció actualizaciones a su solución Workplace Service Delivery para apoyar a los empleados y equipos de servicios en entornos de trabajo híbridos que exigen una gestión de infraestructura ágil y flexible en el lugar de trabajo. La solución brinda a los empleados una experiencia móvil a nivel de usuario para reservar espacios de trabajo, salas de juntas y servicios de apoyo, así como para navegar por los ámbitos laborales. Para las empresas, la solución Workplace Service Delivery de ServiceNow ofrece los datos y conocimientos necesarios para informar mejor de los costos y la optimización inmobiliaria.

Las nuevas características de la herramienta incluyen:

  • Capacidades de reserva inteligentes e intuitivas en la aplicación Workplace Reservation Management para una experiencia de reserva a nivel de usuario.
    Con Workplace Reservation Management, los empleados ya pueden reservar espacios de trabajo, escritorios y salas de juntas de manera sencilla, con un solo clic. Las nuevas capacidades móviles nativas facilitan la forma en que los empleados pueden solicitar estos espacios y mejoran la experiencia de autoservicio. Además, una nueva función de aviso recomienda agregar solicitudes como servicio de alimentos o configuraciones del salón cuando se hace una reserva.
  • Capacidades de uso del espacio, dentro de Workplace Space Management, ayudan a optimizar el gasto inmobiliario. Hacen que sea más fácil para los equipos entender la forma en que muchos empleados ingresan a un lugar de trabajo en un día, mes o año determinados y así tomar decisiones mejor informadas sobre el diseño de la oficina, cuántos edificios o pisos necesitan abrirse, cuánta comida y bebida debe estar disponible en una cocina, y los horarios de limpieza del espacio de trabajo.
  • Actualizaciones a Workplace Space Mapping para una mejor orientación en la oficina. Las nuevas mejoras para el mapeo de la oficina ayudan a los empleados a localizar espacios de trabajo permanentes o reservados, encontrar y reservar salas de juntas o espacios laborales cercanos a los equipos, así como navegar por su campus de trabajo con facilidad.

ServiceNow utilizará Workplace Service Delivery para ayudar a gestionar a su propia fuerza laboral distribuida, comenzando con Workplace Reservation Management, Workplace Case Management y Workplace Visitor Management. En el futuro, Workplace Space Mapping dará a los empleados acceso a planos interactivos para navegar por los diseños de las oficinas. Se estima que Workplace Reservation Management tiene el potencial de ayudar a los empleados de ServiceNow a ahorrar unas 109.000 horas combinadas al año, una vez que todas las oficinas de ServiceNow estén operando a toda su capacidad.

Las mejoras a Workplace Reservation Management y Workplace Space Management están previstas para su disponibilidad en el tercer trimestre. Las mejoras a Workplace Space Mapping ya se encuentran disponibles.

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