Prácticas de negocios que pueden aliviar la fatiga de las reuniones

Una nueva investigación sugiere que las empresas deberían replantearse cómo estructuran y programan las reuniones para evitar la fatiga de los empleados y reforzar el trabajo en equipo en el emergente entorno de trabajo híbrido.

Esta semana, Microsoft ha hecho públicos los resultados de una investigación en la que se constata que las personas se benefician de las pausas de meditación de 10 minutos entre reuniones. La pausa dio lugar a una reducción de los niveles de estrés y una mayor participación en los debates. La empresa basó sus conclusiones en la actividad cerebral de 14 personas que participaron en reuniones consecutivas con y sin pausas.

La Asociación Americana de Psicología (APA) informó que los trabajadores que sentían que desempeñaban un papel esencial en un equipo eran menos propensos a sufrir agotamiento por videoconferencia. La APA basó sus conclusiones en cinco días de encuestas por horas realizadas a 55 trabajadores estadounidenses de diversos sectores.

Los estudios demuestran que fomentar el bienestar mental de los empleados en un entorno laboral de trabajadores en la oficina y en casa requerirá cambios en las prácticas de reuniones. Las recomendaciones de la APA incluían el fomento de la amistad dentro de los equipos mediante pequeñas charlas antes o después de las reuniones, y sesiones informales para hablar de los intereses personales. La asociación también anima a programar las reuniones a primera hora de la tarde, cuando los trabajadores tienen más energía.

«Gran parte de la conexión con los demás depende de las personas del grupo, lo que significa que la tecnología por sí sola no puede lograrlo», afirma Andrew Bennett, investigador principal del estudio de la APA. Bennett es profesor adjunto de la Universidad Old Dominion de Norfolk (Virginia).

El analista de Gartner, Mike Fasciani, dijo que las empresas deberían desalentar la sobreprogramación –una práctica típica de los trabajadores durante la pandemia de COVID-19– y sustituir las reuniones por video por mensajes cuando sea posible. Además, los organizadores de reuniones deberían invitar solo a las personas que necesitan asistir.

«Mientras te inviten a reuniones en las que participes activamente... estarás más animado y motivado», dice Fasciani.

Aunque la tecnología no puede resolver el agotamiento de las reuniones, puede ayudar. Microsoft ha lanzado recientemente una función de Outlook que permite a los empleados y a las organizaciones establecer una programación por defecto que acorta las reuniones para que la gente pueda hacer descansos entre las sesiones.

A finales de abril, Microsoft permitirá a los usuarios utilizar su servicio de colaboración Teams para reservar un tiempo al final de la jornada laboral para concluir las tareas y relajarse en la transición hacia el tiempo personal, algo que denomina un viaje virtual al trabajo.

Zoom ha añadido funciones a su servicio de videoconferencia con el fin de añadir un poco de diversión a las reuniones. La empresa ha ampliado el número de reacciones emoji en las reuniones y ha lanzado filtros de video que permiten a los participantes llevar parches en los ojos o lentes 3D.

Mike Gleason es un periodista que cubre las comunicaciones unificadas y las herramientas de colaboración. Anteriormente cubrió las comunidades de la región MetroWest de Massachusetts para Milford Daily News, Walpole Times, Sharon Advocate y Medfield Press. También ha trabajado para periódicos del centro de Massachusetts y del suroeste de Vermont y ha sido editor local de Patch. Se le puede encontrar en Twitter en @MGleason_TT.