Cinco recomendaciones de respaldo de información para PyMEs

¿Imagina que pasaría si perdiera un documento importante justo el día en que más lo necesita? ¿O que sufra un robo y pierda sus datos y fotos guardados en su smartphone o computadora portátil? Problemas como estos pueden evitarse al planificar y respaldar una copia de seguridad de nuestra información para mantener nuestros datos seguros, ya sean personales o profesionales, afirma Western Digital.

Para conmemorar el Día Mundial del Respaldo de datos, instaurado desde el 2011 cada 31 de marzo, la empresa de almacenamiento recomienda algunos pasos para planear una copia de seguridad. «Sabemos que todos tenemos historias y momentos importantes para guardar y compartir. De ahí la importancia de ir más allá de una sola copia de seguridad al año: es necesario tener soluciones, disciplina y cuidado, asegurando que estos recuerdos estén bien resguardados, para que puedan ser revividos, comprobados o consultados», explica Eduardo Alexandri, director general de Western Digital para México, Centroamérica y Colombia.

Para ayudar a fomentar la cultura del resguardo y mostrar cómo se puede realizar un buen almacenamiento de archivos, el ejecutivo ofreció algunas sencillas recomendaciones que pueden hacer la diferencia en nuestro día a día para quienes producimos información, contenido e incluso aquellos que quieren mantener sus recuerdos siempre a la mano:

1. Revise la importancia de los documentos y guarde solo las versiones más actuales: Para iniciar una copia de seguridad debe tener en cuenta la importancia de cada documento. Por ejemplo, en ocasiones creamos varias versiones del mismo archivo, y probablemente no sea necesario guardarlas todas. Revise los archivos y solo guarde las versiones finales.
2. Elija el tipo de almacenamiento que mejor se adapte a sus necesidades: Hoy existe una variedad de plataformas y dispositivos de almacenamiento, pero es importante valorar la cantidad de datos que tenemos y cuántos producimos diariamente para definir el espacio necesario en gigabytes o terabytes. Para resguardar, podemos optar por utilizar dispositivos de almacenamiento de estado sólido, como tarjetas de memoria y unidades flash; discos duros externo; almacenamiento en red, como NAS y nube personalizadas; o incluso centros de datos. La elección que hagamos dependerá de nuestro perfil de usuario, tomando en cuenta el riesgo/beneficio del monto a invertir y la posibilidad de perder el archivo o archivos en cuestión.
3. Defina la periodicidad de la copia de seguridad: Realice el almacenamiento de todos sus archivos y después haga una copia de seguridad cada cierto periodo de tiempo o cuando realice cambios relevantes de la información. También tenga en cuenta que, en algunos casos, se puede realizar más de una versión de un mismo archivo.
4. Considere la posibilidad de necesitar restaurar una copia de seguridad: Incluso aquellos que tienen la costumbre de realizar copias de seguridad saben que corren el riesgo de borrar o perder algún documento. En este caso, el uso de software desarrollado para restaurar copias de seguridad, ya sea pagado o gratuito, puede ayudar a recuperarlas. Este proceso también se puede realizar manualmente, pero puede llevar más tiempo que cuando se utiliza un software adecuado.
5. Separe los datos profesionales y personales: Las copias de seguridad corporativas con archivos vinculados a las empresas deben estar separados de los respaldos personales. Las empresas deben asignar niveles de seguridad a la información para que solo los empleados autorizados accedan a ella. Asimismo, las organizaciones necesitan desarrollar e implementar una política de almacenamiento de datos, asignando a una persona responsable de la gestión de dichos datos, además de que deben contar con soluciones robustas con tecnología de punta que les ayuden en la gestión de los datos. El usuario promedio, en cambio, debe evaluar y priorizar lo que es más importante para él. Al comprender su perfil y qué tipos de datos necesita almacenar, es más fácil buscar soluciones que puedan servirle. Independientemente del caso, el respaldo debe ser un aliado, tanto en la vida profesional como personal.

A nivel de usuarios y pequeños negocios, existen soluciones para todo tipo de necesidades, como memorias USB, SSD, HDD, entre otras. Para realizar copias de seguridad cotidianas, por ejemplo, Western Digital mencionó algunas de sus soluciones en este segmento tales como: el disco portátil SanDisk Extreme SSD, el disco duro externo portátil WD My Passport, la unidad SanDisk Dual Drive tipo C y la unidad flash SanDisk iXpand.