Sistema de inventario perpetuo
Un sistema de inventario perpetuo (o continuo) es un mecanismo que las empresas utilizan para proporcionar una medida en tiempo real del inventario a mano durante todo el año. Este sistema ayuda con la gestión de inventario y permite a las empresas mantener una cuenta corriente de sus balances de inventario, para que puedan satisfacer la demanda, pero evitar una seria sobreoferta. Las actualizaciones se realizan automáticamente en los sistemas de inventario perpetuo cuando se recibe, se vende o se devuelve un producto.
El uso de sistemas de inventario perpetuo se ha generalizado en los últimos años, ya que los sistemas de punto de venta y otros sistemas computarizados, incluyendo la tecnología de códigos de barras, se han convertido en algo común. Los principios de contabilidad generalmente aceptados permiten a las compañías utilizar sistemas periódicos o perpetuos para monitorear el inventario.
A diferencia de los sistemas de inventario periódicos, que miden el inventario al principio y al final de un período determinado, los sistemas de inventario perpetuo registran los saldos de inventario después de cada transacción, y no se basan únicamente en datos trimestrales o anuales para calcular el costo de los bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés). Con los sistemas perpetuos, cuando se registra una venta, se hace una entrada para disminuir el inventario y aumentar el COGS; por lo tanto, el inventario final y las cuentas COGS reflejan los saldos actuales en cualquier momento.
Aunque los sistemas de inventario perpetuo requieren mantener más registros que los sistemas de inventario periódicos, suelen ofrecer detalles más detallados y un mayor control de la gestión de la empresa. Con los sistemas de inventario perpetuo, cada artículo de inventario se registra en un libro separado, que contiene información sobre los costos de compra, las compras y el inventario a mano.
Los gerentes de pequeñas empresas pueden tener que sopesar los costos de usar sistemas de inventario perpetuo versus periódicos. A medida que crecen y se vuelven más informatizados, pueden cambiar a sistemas de inventario perpetuo. Las empresas con más de una ubicación a menudo utilizan un sistema de inventario perpetuo centralizado, incluyendo un registro de lo que se vendió y de dónde, cuándo y a qué precio. Las empresas que venden servicios, pero no productos, pueden no necesitar un sistema de gestión de inventario; la excepción podría ser aquellos en restaurantes o empresas de hospitalidad.
Incluso si un sistema de inventario perpetuo está funcionando bien, es una práctica habitual medir su exactitud y validar balances usando un recuento físico a intervalos regulares para ayudar a validar la precisión e identificar fallas potenciales en el sistema de transacciones. La ventaja de hacer un recuento de inventario físico periódico es determinar cuánto inventario puede haber sido accidentalmente equivocado, perdido, robado o dañado.
