Política corporativa de correo electrónico
Una política corporativa de correo electrónico es un documento de gestión que describe formalmente cómo los empleados pueden utilizar herramientas de comunicación electrónica. La política establece directrices para lo que se considera uso aceptable y uso inaceptable.
Una compañía debe tener una política corporativa de correo electrónico instalada para advertir y guiar a los empleados contra amenazas de correo electrónico, tales como ataques de phishing. La política puede poner límites a los tipos de archivos que los empleados son capaces de abrir, descargar o intercambiar con otros. La política debe describir qué hacer si un empleado recibe un correo electrónico ofensivo, para protegerse contra la responsabilidad legal.
Una política corporativa de correo electrónico también puede incluir un lenguaje que abarca el uso personal de los sistemas de comunicación corporativa, indicando si se aceptan correos electrónicos personales, si hay ciertas horas del día durante las cuales se puede enviar correos electrónicos personales, y si los correos electrónicos personales deben ser guardados en una carpeta separada. Una guía detallada sobre el contenido prohibido y el tratamiento de los datos confidenciales también debe ser incluido. El cumplimiento y la retención de correo electrónico también pueden ser tratadas.
Hay disponibles herramientas de software que monitorean y reportan sobre el contenido del correo electrónico que pueda violar las políticas establecidas. Para hacer cumplir las directrices que se describen en la política, una empresa debe realizar un entrenamiento regular que describa las mejores prácticas de correo electrónico y refuerce las consecuencias de la mala conducta en el uso de correo electrónico.
