Gestión de proyectos o planificación de proyectos
La gestión de proyectos es la disciplina de utilizar principios, procedimientos y políticas establecidos para guiar con éxito un proyecto desde su concepción hasta su finalización.
A menudo abreviada como PM (por las siglas de Project Management), la gestión de proyectos requiere la aplicación de esos principios y procedimientos, así como herramientas y tecnologías para garantizar que un proyecto se pueda completar de una manera que cumpla con todos los resultados articulados, desde los límites de gasto hasta los objetivos de la meta final.
Se espera que el plan de gestión del proyecto oriente de forma eficaz y eficiente todos los aspectos de un proyecto de principio a fin, con el objetivo ideal de entregar el resultado a tiempo y dentro del presupuesto.
El plan de un proyecto a menudo comienza con un estatuto del proyecto (project charter) y se espera que identifique los desafíos potenciales con anticipación. La gestión de riesgos es necesaria para anticipar y manejar cualquier obstáculo o sorpresa que surja para que el proyecto se mantenga en el cronograma.
La gestión de proyectos comúnmente implica la supervisión de equipos de múltiples áreas funcionales dentro de una organización, así como la supervisión de equipos y trabajadores de múltiples organizaciones que se espera que trabajen juntos durante parte o toda la duración del proyecto para alcanzar el objetivo común.
Los gerentes de proyecto, por lo tanto, deben poder comunicarse de manera efectiva a través de muchas disciplinas e inspirar unidad de acción entre muchos trabajadores para poder entregar un proyecto exitoso.
Historia de la gestión de proyectos
Un proyecto es una empresa con parámetros específicos de inicio y finalización diseñados para producir un resultado definido, como la implementación de un nuevo sistema informático. Un proyecto es un esfuerzo temporal y, como tal, es diferente de los procesos en curso, como un programa de gobernanza o un programa de gestión de activos.
La gente ha estado gestionando proyectos a lo largo de la historia, aunque no fue hasta mediados del siglo XX que el arte y la ciencia de guiar un proyecto de principio a fin se convirtió en una disciplina de gestión formal.
Varios eventos clave de la segunda mitad del siglo XX ayudaron a formalizar la gestión de proyectos. La Asociación Internacional de Sistemas de Gestión, una federación de docenas de asociaciones de PM existentes de todo el mundo y luego rebautizada como Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA), fue fundada en 1965 para promover la gestión de proyectos como profesión.
El Project Management Institute, o PMI, se fundó poco después, en 1969, con el mismo objetivo de promover la gestión de proyectos. También forma a profesionales de la dirección de proyectos y, en la actualidad, otorga numerosas certificaciones a los profesionales que completan y demuestran aptitudes específicas dentro de la disciplina de la dirección de proyectos.
Otra autoridad líder en PM, la Asociación para la Gestión de Proyectos (APM), fue fundada en 1972 como una empresa de certificación profesional destinada a hacer avanzar el campo.
Varios marcos de gestión de proyectos surgieron junto con el establecimiento de estas organizaciones durante el siglo XX. Además del enfoque tradicional en cascada, que divide los proyectos en pasos secuenciales, a finales del siglo XX también se estableció el enfoque de gestión de proyectos ágil, Scrum y Proyectos en entornos controlados, o PRINCE. Esos tres enfoques se establecieron en la década de 1980, y el método PRINCE2 apareció a mediados de la década de 1990.
Además, PMI publicó su muy influyente y respetada Guía del Cuerpo de Conocimientos sobre Gestión de Proyectos en 1987.
Elementos de la gestión de proyectos
Una Guía del Cuerpo de Conocimientos sobre Gestión de Proyectos divide la gestión de proyectos en cinco procesos:
- Iniciando
- Planificación
- Ejecutando
- Monitoreando y controlando
- Clausura
Además, los profesionales de la gestión de proyectos identifican múltiples áreas discretas que deben gestionar como parte de sus funciones y responsabilidades. Por lo general, identifican 10 áreas de este tipo para gestionar como:
- Integración
- Alcance
- Hora
- Costo
- Calidad
- Obtención
- Recursos Humanos
- Comunicaciones
- Riesgo
- Interesados
Gestión de proyectos vs. gestión de operaciones
Tanto la gestión de operaciones como la gestión de proyectos implican la asignación efectiva de recursos para entregar resultados de la manera más eficiente y efectiva posible y con los más altos niveles de calidad posibles dados los recursos asignados a los esfuerzos.
La gestión de operaciones también se centra en la entrega de resultados.
Sin embargo, la gestión de operaciones se diferencia de la gestión de proyectos en su naturaleza continua; la gestión de operaciones se centra en la entrega continua de los mismos productos o servicios, y lo hace utilizando procesos repetibles y los mismos equipos de proyecto.
Gestión de proyectos vs. gestión de productos
Las organizaciones valoran la gestión de proyectos por su capacidad para mantener los proyectos en la tarea y dentro del presupuesto y por su enfoque en completar proyectos con los resultados establecidos.
Las organizaciones del siglo XXI adoptaron cada vez más la gestión de productos como una disciplina complementaria.
Aunque ambas disciplinas se centran en la gestión de empresas, sus funciones son diferentes. Como ya se estableció, los gerentes de proyectos administran proyectos —esfuerzos temporales que tienen puntos de inicio y finalización predeterminados. Los gerentes de producto, por otro lado, son responsables de un producto completo y son dueños de su éxito, así como del mantenimiento de este a lo largo de todo su ciclo de vida.
Responsabilidades de un director de proyecto
Los líderes empresariales reconocen la gestión de proyectos como una función específica dentro de la organización y contratan personas específicamente capacitadas en esta disciplina —es decir, directores de proyectos— para manejar las necesidades de gestión de proyectos de su organización.
Administración de tareas
Los gerentes de proyecto pueden emplear varios métodos y enfoques para ejecutar proyectos, generalmente seleccionando el mejor enfoque en función de la naturaleza del proyecto, las necesidades y la cultura organizacionales, las habilidades de quienes trabajan en los proyectos y otros factores.
La gestión de un proyecto implica varios pasos. Aunque la terminología de estos pasos varía, a menudo incluyen:
- Definición de los objetivos del proyecto
- Describir los pasos necesarios para lograr esos objetivos
- Identificar los recursos necesarios para realizar esos pasos
- Determinar el presupuesto y el tiempo requerido para cada uno de los pasos, así como el proyecto en su conjunto
- Supervisar la implementación y ejecución real del trabajo
- Entrega del resultado final
Como parte de un sólido plan de gestión de proyectos, los gerentes de proyectos implementan controles para evaluar el desempeño y el progreso con respecto al cronograma, el presupuesto y los objetivos establecidos en el plan de gestión del proyecto. Esto a menudo se conoce como el alcance del proyecto.
Debido a que los proyectos a menudo requieren un equipo de proyecto o equipos de trabajadores que normalmente no trabajan juntos, la gestión de proyectos eficaz requiere fuertes habilidades de comunicación y negociación. Los gerentes de proyecto también deben trabajar en estrecha colaboración con las múltiples partes interesadas que tienen intereses en un proyecto determinado, otra área en la que son esenciales fuertes habilidades de comunicación y negociación.
Metodologías de gestión de proyectos
Existen varias metodologías que los gerentes de proyectos pueden emplear para entregar un proyecto exitoso. Las diferentes metodologías de PM incluyen:
- Agile: una metodología utilizada para la velocidad y la flexibilidad, que presenta ciclos de entrega cortos.
- Gestión de proyectos de cadena crítica (CCPM): un enfoque que se centra en el uso de recursos, en lugar de en los plazos.
- Método de ruta crítica (CPM): una técnica de PM paso a paso.
- PRINCE2: Originado y todavía ampliamente utilizado por el gobierno del Reino Unido para gestionar proyectos, este enfoque también ha sido adoptado por la industria privada a nivel internacional.
- cascada: Un estilo de gestión que es de naturaleza secuencial.
También existen otras metodologías, algunas de las cuales se utilizan casi exclusivamente para cierto tipo de proyectos. Por ejemplo, el desarrollo rápido de aplicaciones (RAD) se utiliza con mayor frecuencia en el desarrollo de software para fomentar el desarrollo rápido de aplicaciones, sin dejar de mantener una alta calidad. También existen metodologías que ponen en primer plano valores específicos. Por ejemplo, la metodología PRiSM se centra en la sostenibilidad e integra esa idea en las fases del proyecto para reducir los efectos ambientales y sociales negativos. Otros enfoques incluyen: desarrollo de aplicaciones conjuntas (JAD), el modelo de fuente, el modelo en espiral, construir y arreglar, y sincronizar y estabilizar.
Enfoques híbridos en la gestión de proyectos
Algunos directores de proyectos utilizan enfoques híbridos. Al hacerlo, a menudo incorporan otros marcos y metodologías en sus metodologías de gestión de proyectos. Por ejemplo, Six Sigma, que se desarrolló originalmente en Motorola y está diseñado para eliminar el desperdicio y mejorar los procesos, se puede adoptar para PM. Del mismo modo, la metodología Agile emplea Scrum, un proceso de gestión que presenta breves sprints para realizar grandes cantidades de trabajo.
Se han desarrollado varios métodos de creación de gráficos, como el diagrama de Gantt y el diagrama PERT, como herramientas para crear una representación gráfica de un plan de proyecto y su estado actual. Hay varias opciones de software de PM disponibles para los gerentes de proyecto para ayudar en el monitoreo de las tareas y el proyecto.
