Gestión de documentos empresariales o EDM

La gestión de documentos empresariales (EDM) es una estrategia para supervisar los documentos impresos y electrónicos de una organización para que puedan recuperarse fácilmente en caso de una auditoría de cumplimiento o una citación. El término originalmente se refería a documentos electrónicos que se crearon en una computadora o documentos en papel que se escanearon en formato digital. El significado se ha ampliado para incluir correo electrónico, faxes, mensajes instantáneos, presentaciones de PowerPoint, entradas de software colaborativo y multimedia.

En el contexto del cumplimiento normativo, la gestión de documentos empresariales debe abordar lo siguiente:

• Cuánto tiempo se deben conservar los documentos.
• Dónde se deben almacenar los documentos.
• Cómo se pueden rastrear los cambios en los documentos.
• Cómo se pueden recuperar los documentos en caso de que ocurra un desastre.

Se puede utilizar una aplicación de software de gestión de documentos empresariales para crear una vista única de todos los documentos de una empresa y proporcionar herramientas de flujo de trabajo para supervisar y controlar las modificaciones. En un sistema de este tipo, es importante que los documentos en todos los formatos, incluidos los multimedia, estén etiquetados e indexados para que se puedan encontrar rápidamente por palabra clave o búsqueda de texto completo.

Nota: cabe aclarar que las siglas EDM también pueden ser acrónimo de los conceptos Gestión de Documentos Electrónicos, Gestión de Datos de Ingeniería, Máquina de Descarga Eléctrica o al proceso de Toma de Decisiones Empresariales.