ERP o planificación de recursos empresariales
ERP, término correspondiente a la planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning), es un software diseñado para administrar e integrar las funciones de los procesos comerciales centrales como finanzas, recursos humanos, cadena de suministro y administración de inventario en un solo sistema.
Ampliamente utilizado en empresas de todos los tamaños, ERP se considera imprescindible para las grandes empresas y se está implementando cada vez más en pequeñas empresas en crecimiento. La complejidad de la economía global y las demandas de los consumidores modernos han hecho que agilizar los procesos comerciales y administrar y optimizar los datos sea fundamental. El ERP suele ser la base de estas capacidades.
Un sistema ERP consta de componentes o módulos de software, cada uno de los cuales se centra en un proceso empresarial distinto. Ciertos módulos se consideran "básicos" para casi todos los tipos de negocios y son los primeros en implementarse:
- El módulo de finanzas ERP automatiza la contabilidad básica, la facturación, el análisis financiero, la previsión y la generación de informes. A menudo, es la razón principal por la que una empresa pasa a un ERP desde un software de contabilidad independiente. La creciente complejidad del negocio pone de manifiesto la necesidad de tener un único sistema para gestionar todas las transacciones financieras y la contabilidad de múltiples unidades de negocio o líneas de productos.
- Los recursos humanos (RRHH), también conocidos como gestión del capital humano (HCM), es otro proceso central que las empresas intentan mejorar con ERP. Basic HCM maneja los registros de los empleados, la gestión de beneficios y la nómina, pero a menudo agrega funciones de gestión del talento, como la contratación y la gestión del rendimiento.
- Otros módulos ERP comunes a la mayoría de las empresas incluyen la gestión de pedidos, la gestión de ventas (CRM) y las compras (aprovisionamiento).
Las empresas involucradas en la fabricación o distribución generalmente agregan un módulo de administración de la cadena de suministro (SCM) para rastrear los niveles de inventario y administrar los almacenes y el transporte a lo largo de la cadena de suministro. Si sus necesidades comerciales son complejas, pueden agregar un sistema de gestión de almacén (WMS) y un sistema de gestión de transporte (TMS) —quizás de diferentes proveedores de software— para administrar estas funciones logísticas.
Estos módulos adicionales, que las empresas suelen comprar cuando superan los módulos típicamente más básicos incluidos en su sistema ERP, a menudo se denominan "los mejores de su clase".
Cómo funcionan los sistemas ERP
ERP se distingue de las aplicaciones independientes por su base de datos central que registra información de las transacciones comerciales y otras acciones realizadas en los módulos, y por la integración que permite que los módulos se comuniquen entre sí y con la fuente de datos común (ver Figura 1).
También es probable que un sistema ERP tenga una apariencia coherente en todos los módulos, a diferencia de una colección de software de gestión empresarial de diferentes proveedores.
Figura 1. La base de datos proporciona una "versión única de la verdad" para las transacciones gestionadas en los distintos módulos ERP.
A continuación, se muestra un ejemplo abreviado de cómo estos módulos conectados comparten información para ayudar a un usuario de ERP a completar un conjunto de tareas llamadas pedido para cobrar —el proceso de ingresar pedidos de clientes, entregar productos y luego recibir y registrar el pago.
El usuario de ERP ingresa información sobre el cliente, como información de contacto, y crea una orden de venta en el módulo de gestión de órdenes. Luego, verifican la disponibilidad del producto en el módulo de administración de inventario (o una parte de la administración de pedidos con acceso a los datos de inventario) y regresan a la administración de pedidos para organizar el envío.
Cuando llega la confirmación de que el cliente recibió el envío, el usuario crea una entrada en la sección de cuentas por cobrar del libro mayor, el nombre colectivo de las cuentas en el módulo de finanzas ERP. Allí, generan una factura y la envían al cliente. Cuando llega el pago, el usuario ingresa el pago en el libro mayor o en un módulo de administración de efectivo, y los ingresos se registran y concilian con la cuenta bancaria de la empresa.
Si el flujo de trabajo es en su mayor parte automatizado, gran parte de esta entrada de datos manual la realiza el sistema ERP, y algunos campos de datos ya se completarán con información de otros módulos. Detrás de escena, los módulos ERP intercambian mensajes entre sí o cambian registros en la base de datos para garantizar que los datos sean precisos. Por ejemplo, cuando el usuario solicita el envío de un pedido, los datos del módulo de gestión de inventario deben cambiar para reflejar la reducción del inventario disponible.
La Figura 2 muestra cómo ERP interactúa con un WMS y TMS para procesar pedidos.
Figura 2. El sistema ERP central es donde los pedidos generalmente se inician y rastrean, se administra el inventario y se realizan funciones de contabilidad, como facturación y cuentas por cobrar.
Beneficios de los sistemas ERP
ERP ofrece numerosos beneficios, la mayoría de los cuales provienen del intercambio de información y la estandarización. Debido a que los módulos ERP pueden compartir datos más fácilmente que sistemas dispares, pueden hacer que los procesos comerciales entre departamentos sean más fáciles de administrar. También pueden permitir una mejor comprensión de los datos en tiempo real y la inteligencia empresarial, especialmente con las tecnologías más nuevas que incluyen muchos sistemas ERP, como análisis avanzado, aprendizaje automático e internet de las cosas industrial (IIoT).
Además, el software ERP ofrece otras ventajas:
- aumenta la eficiencia al automatizar la recopilación de datos;
- permite el crecimiento mediante la gestión de procesos comerciales cada vez más complejos;
- ayuda a reducir el riesgo al permitir un mejor cumplimiento;
- fomenta la colaboración mediante el intercambio de datos y la información integrada;
- mejora el servicio al cliente;
- mejora la gestión de la cadena de suministro;
- ahorra dinero al optimizar los procesos;
- permite una mayor visibilidad de las partes del negocio, como el inventario, que son fundamentales para satisfacer las necesidades del cliente; y
- permite mejores informes y planificación debido a mejores datos.
Tipos de sistemas ERP
Los productos ERP generalmente varían según el tamaño de la empresa a la que están destinados, el tipo de infraestructura informática en la que se ejecutan y si tienen características específicas para una industria en particular.
Para el mercado de las pequeñas empresas, algunos proveedores crean un ERP de nivel de entrada que viene con módulos básicos de recursos humanos, finanzas y otros módulos de uso común, como la gestión de pedidos y CRM, y es relativamente fácil de implementar.
Otros productos están destinados al llamado mercado medio. Las definiciones varían, pero el mercado medio se define generalmente como empresas con varios cientos de empleados e ingresos anuales entre $50 millones y $1 mil millones de dólares. El ERP de mercado medio agrega más módulos opcionales, como SCM y WMS, y puede acomodar a más usuarios que el ERP de nivel de entrada.
Algunos proveedores de ERP de nivel de entrada venden a empresas pequeñas y medianas (también llamadas medianas) —a menudo agrupadas como PyMEs— y afirman que sus productos pueden "escalar" para adaptarse al crecimiento.
La categoría superior son las grandes empresas: empresas con más de mil millones de dólares en ingresos y, por lo general, miles de empleados. Como era de esperar, los sistemas ERP empresariales suelen tener la mayor cantidad de módulos, con más capacidades en cada módulo y capacidad para miles —incluso cientos de miles— de usuarios.
Los primeros sistemas ERP vendidos en la década de 1970 hasta la de 1990 se ejecutaron "en las instalaciones" en las computadoras de la empresa. Hoy en día, es muy probable que ERP se ejecute en la nube en sistemas mantenidos por el proveedor o un proveedor de servicios, y los usuarios acceden al software a través de Internet desde su escritorio o dispositivos móviles. Algunos sistemas combinan módulos locales y en la nube en lo que se llama ERP híbrido.
Los diferentes "modelos" de implementación (como la industria llama opciones en la nube y en las instalaciones) tienen un gran impacto en las capacidades, la facilidad de uso, el costo, la velocidad de implementación y el mercado objetivo de un producto ERP.
Por lo general, el ERP local debe pagarse por adelantado, con una licencia de software para un cierto número de usuarios. Por lo general, la implementación lleva más tiempo —los proyectos pueden durar años— y la actualización a nuevas versiones puede ser lenta. Pero el ERP local tiene dos grandes ventajas sobre la mayoría de los tipos de ERP en la nube: se puede personalizar para cumplir con un requisito empresarial único y, a menudo, es más fácil de integrar con otros sistemas locales que son fundamentales para el rendimiento empresarial, como la automatización de fábrica o sistemas de almacén.
Algunas empresas se muestran reacias a colocar estos sistemas de misión crítica en la nube por diversas razones, incluidos los riesgos de seguridad percibidos o la pérdida de control de los datos. Otros en industrias altamente reguladas o en el gobierno pueden estar restringidos por dónde se deben ubicar los sistemas y los datos, lo que a menudo significa mantener el sistema en las instalaciones.
Por el contrario, el ERP en la nube generalmente requiere menos dinero por adelantado porque generalmente se paga a través de una suscripción mensual; sin embargo, con el tiempo, las tarifas pueden costar más que una licencia. Los mayores ahorros generalmente vienen con SaaS ERP, un tipo de ERP en la nube donde diferentes clientes comparten la misma copia del software, lo que proporciona economías de escala que permiten al proveedor transferir algunos ahorros. SaaS ERP también tiende a ser más optimizado y a admitir menos procesos comerciales que el ERP local, pero esta simplicidad generalmente lo hace más fácil de usar.
Debido al ahorro de costos y la velocidad de implementación de la nube, muchos productos ERP dirigidos a las PyMEs son tipo SaaS, aunque todavía existen algunas marcas locales. Históricamente, las grandes empresas han preferido el ERP local, principalmente porque tenían más recursos —tiempo, personal y dinero— para implementar y mantener los sistemas complejos. Sin embargo, en la última década, muchas grandes empresas se han movido a un modelo híbrido, agregando módulos en la nube para HCM, finanzas y SCM.
Algunos sistemas ERP tienen características que se necesitan en industrias específicas, como petróleo y gas, fabricación de automóviles, alimentos y bebidas, comercio minorista y servicios públicos. A menudo, el proveedor de ERP se asocia con un desarrollador de software con experiencia en una industria específica para crear complementos para un sistema ERP de uso general.
La historia de ERP
Inicios de fabricación. Las raíces de ERP comienzan en la planificación de requisitos de materiales (MRP), un sistema para calcular los materiales y componentes necesarios para fabricar un producto que fue desarrollado por el ingeniero de IBM Joseph Orlicky en 1964. En la década de 1970, el software MRP era un pilar de las operaciones de fabricación.
En 1983, el experto en gestión Oliver Wight desarrolló la planificación de recursos de fabricación (MRP II), que extendió la MRP a otros tipos de operaciones, incluidas las financieras, y agregó soporte para la planificación de la capacidad y el control de la planta, entre otros.
Surge el software de back-office. Por separado, los proveedores en la década de 1970 —incluidas dos nuevas empresas, SAP y Baan— comenzaron a desarrollar software de mainframe para administrar procesos financieros en una sola base de datos. El software empresarial modular e integrado creció para abarcar otras funciones de back-office, como RR.HH. y contabilidad.
En 1990, los analistas de la firma de investigación Gartner concluyeron que esta categoría de software necesitaba su propio nombre, denominándola planificación de recursos empresariales para denotar su función de propósito general.
MRP no desapareció, y los propósitos aún distintos de MRP y ERP aseguran un papel para ambos. Hoy en día, la mayoría de las suites de software ERP que se venden a los fabricantes tienen un módulo MRP. El término MRP II, por otro lado, se ha convertido en sinónimo de ERP y rara vez se utiliza.
La implementación evoluciona. En los primeros días de los sistemas similares a ERP en la década de 1970, el software se ejecutaba en computadoras mainframe. En la década de 1990, los proveedores de ERP de mainframe comenzaron a migrar el software al modelo cliente-servidor, donde los dispositivos de escritorio se comunican con una computadora servidor central. ERP ahora era accesible para más usuarios de manera más asequible. La facilidad de uso mejoró con respecto a las torpes IU basadas en caracteres de los días de mainframe, ya que los proveedores de ERP agregaron GUI al estilo de Microsoft Windows al software del cliente y, pronto, al propio Windows. A mediados de la década de 1990, a medida que la web crecía en popularidad, el ERP cliente-servidor se estaba modernizando con interfaces de usuario similares a navegadores web.
La llegada del ERP en la nube a fines de la década de 1990 fue el siguiente cambio fundamental en la forma en que se entregó y consumió el ERP. La conectividad a Internet de la computación en la nube hizo posible que las empresas conectaran sus sistemas ERP a clientes, proveedores y socios. También convirtió a los navegadores web en la interfaz de usuario estándar para la mayoría de los sistemas ERP nuevos.
En los últimos años, los proveedores de ERP han centrado la mayor parte de su I+D en sus productos en la nube para permitir la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, blockchain, análisis predictivo y otras tecnologías emergentes que requieren la potencia informática superior y la conectividad a internet de la nube.
Proveedores de ERP
Hay docenas de proveedores de ERP, la mayoría de los cuales ofrecen opciones tanto locales como en la nube.
Cuatro proveedores —Infor, Microsoft, Oracle y SAP— son los líderes del mercado en ventas, según la mayoría de las empresas de investigación, y tienen las líneas de productos más amplias que cubren todas las categorías de ERP descritas anteriormente. También tienen la base instalada más grande de sistemas locales antiguos, a los que la industria se refiere como ERP heredado.
Varios proveedores son populares entre las pymes, en particular Acumatica, Sage Intacct y NetSuite, el pionero de SaaS ERP que ahora forma parte de Oracle. Workday es otro proveedor de ERP SaaS influyente y de rápido crecimiento.
Otros proveedores destacados incluyen Epicor, IFS, DELMIAworks (anteriormente IQMS), Kenandy, Plex Systems, QAD y Syspro.
