Declaración de trabajo o SOW

Beneficios de usar una declaración de trabajo

Las declaraciones de trabajo son las más adecuadas para proyectos internos y externos que son demasiado complejos para una estructura de desglose del trabajo (WBS). Algunos beneficios de usar una SOW en lugar de alternativas incluyen:

• Son legalmente vinculantes y aprobados previamente por el cliente, lo que significa que el proyecto cuenta con el apoyo total de todas las partes.
• Proporcionan transparencia en los métodos y procesos para las partes interesadas del proyecto.
• Reducen cualquier confusión que pueda surgir durante un proyecto.
• Ellos unen equipos que pueden no trabajar juntos directamente, pero todos juegan un papel en un proyecto.
• Ayudan a agilizar el proceso de planificación para proyectos grandes y complejos

¿Qué se incluye en una declaración de trabajo?

El formato para una declaración de trabajo en la gestión de proyectos puede variar, pero todos tienden a tener un conjunto bastante consistente de características. Estas incluyen:

Antecedentes: esta sección de una declaración de trabajo explica el contexto del proyecto y documenta los objetivos y requisitos generales del proyecto. Establece explícitamente qué necesidades comerciales se abordan al llevar a cabo el proyecto.

Propósito/objetivos: esta sección establece las metas generales del proyecto y cómo resolverán los problemas comerciales o afectarán positivamente a diferentes partes de la organización.

Alcance del trabajo: Esta sección de un SOW documenta qué trabajo se realizará bajo un acuerdo contractual, cómo se dividirá el trabajo y quién es responsable de completar el trabajo. El alcance del proyecto también aborda los recursos necesarios para el proyecto, teniendo en cuenta el presupuesto.

Tareas y entregables: esta sección define las tareas específicas o entregables que el contratista debe realizar, junto con un cronograma para completar el trabajo. Cada proceso se desglosa por tareas y recursos antes de asignarse a miembros específicos del equipo.

Estándares y pruebas: esta sección describe los estándares de cumplimiento o de la industria que deben cumplirse al ejecutar el proyecto, así como las pruebas que deben realizarse.

Criterios de aceptación: esta sección especifica cómo el cliente determinará si el contratista o proveedor de servicios puede cumplir con los objetivos de las tareas y entregables del proyecto, y si su producto o servicio se considera aceptable.

Pago: Esta sección documenta cómo y cuándo se facturará el trabajo terminado y cuándo se programará el pago. Las horas de facturación también se pueden abordar en esta sección.

Además, un SOW puede enumerar cualquier requisito especial necesario, como hardware o software especializado, habilidades técnicas o certificaciones y requisitos de seguridad, como autorización de seguridad. Si corresponde, el documento también especificará la ubicación del proyecto y las necesidades de viaje.

Los diferentes estándares de la industria pueden requerir diferentes estilos y formatos generales de SOW. Por ejemplo, es probable que una institución pública tenga diferentes requisitos de la industria que una privada y, por lo tanto, un tipo de formato de SOW diferente puede ser preferible a otro

Mejores prácticas para escribir una declaración de trabajo

Un documento de declaración de trabajo puede volverse complicado y llevar mucho tiempo, y debido a su peso legal, es importante evitar cometer errores o ser ambiguo. Las sugerencias para redactar una SOW eficaz incluyen:

• Utilizar oraciones breves y concisas.

• Incluir un glosario en la sección de antecedentes.

• Explicar cómo se utilizarán las siglas y los términos en la SOW.

• Deletrear los acrónimos la primera vez que se utilicen.

• Evitar la jerga de la industria.

• Usar palabras de manera consistente. Por ejemplo, usen el mismo verbo para describir la misma acción en todo el documento.

• Utilizar combinaciones de sustantivo-verbo vinculantes, como "el contratista lo hará" o "el gerente de adquisiciones lo hará".

• Evitar frases que puedan estar abiertas a interpretación, como etc.

• Proporcionar suficientes detalles para dejar claras las expectativas, pero no tantos detalles que creen posibles cuellos de botella.

• Programar tiempos para revisiones formales y pruebas para mantener el proyecto en marcha.

• Incluir elementos visuales, como cuadros o gráficos, que puedan ayudar a aclarar aún más el proyecto.

Tipos de documentos de declaración de trabajo

Un documento de declaración de trabajo generalmente se clasifica por su caso comercial. Hay tres tipos comunes de documentos SOW.

1. Diseño/detalle. Este modelo de SOW se centra en los detalles detrás de los requisitos y procesos del proyecto. Los requisitos detallados van desde los niveles de calidad hasta la cantidad de recursos y materiales. El cliente define específicamente cómo se debe realizar el proyecto para que el proveedor lo siga explícitamente.
2. Nivel de esfuerzo/tiempo y materiales/tasa unitaria. Esta es la versión más común de la SOW que generalmente se usa como plantilla para la mayoría de los proyectos. Desglosa tareas específicas por materiales y servicios necesarios, así como el cronograma para completarlas.
3. General. Este tipo de SOW se basa en el desempeño y enfatiza los resultados finales del proyecto sobre los detalles del proceso. Los detalles del proceso se especifican en este tipo, pero están enmarcados por los resultados finales, no por pautas estrictas de detalles

SOWs y compras gubernamentales

En los Estados Unidos, el proceso de adquisiciones gubernamentales fue una vez muy prescriptivo, y las declaraciones de trabajo fueron extremadamente detalladas. En los años noventa, se aprobó la Ley de Desempeño y Resultados del Gobierno y la Ley de Clinger-Cohen para alentar a las agencias gubernamentales a cambiar a contratos basados ​​en el desempeño, que enfatizaban los resultados y efectos del negocio en lugar de proporcionar detalles sobre cómo se debe hacer el trabajo.

Como consecuencia, las declaraciones de trabajo en las compras del gobierno se han vuelto más orientadas al logro y menos impulsadas por especificaciones detalladas. Un ejemplo específico de este patrón es una declaración de trabajo de rendimiento, una variante SOW que la Administración de Servicios Generales describe como enfatizando los resultados de servicio deseados y los estándares de rendimiento. Otra variante es el nivel de esfuerzo SOW, que desvía el énfasis de cómo el trabajo debe ser hecho, hacia qué recursos se requieren para conseguir hacer el trabajo. Estas variantes se definen en la sección "Tipos de declaración de documentos de trabajo" anterior.

Declaración de trabajo en contratos independientes

En un contrato freelance, una declaración de trabajo se puede utilizar para documentar el trabajo que el contratista ha acordado completar durante un período de tiempo específico. Una declaración de trabajo puede servir como un seguimiento escrito a un acuerdo verbal, y en este contexto, también puede ser referido como una carta de asignación. Por lo general, este tipo de SOW es legalmente vinculante porque está respaldado por otro documento contractual más completo, como un contrato de redacción, un contrato de consultoría o un contrato de servicios de diseño.

Declaración de trabajo versus alcance del trabajo

Una declaración de trabajo (Statement of Work) a menudo se puede confundir con el alcance del trabajo (Scope of Work), ya que ambos usan el mismo acrónimo de SOW. Sin embargo, el alcance del trabajo es solo una sección que debe incluirse en un documento de declaración de trabajo. Todo el documento se centra en los detalles integrales del proyecto, mientras que el alcance solo aborda cómo se cumplirán los objetivos y quiénes se verán afectados. Definir la declaración del alcance por adelantado evita que el proyecto crezca de formas inesperadas e innecesarias