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Software de contabilidad empresarial explicado
Las empresas en evolución suelen recurrir al software de contabilidad empresarial, especialmente cuando se alejan del software para pequeñas y medianas empresas, pero aún no están preparadas para un sistema ERP complejo.
Contar los granos correctamente es esencial para administrar un negocio exitoso, ya que cualquier error puede causarle grandes problemas a la empresa. Esto hace que el software de contabilidad y contabilidad empresarial sea una de las piezas más importantes de la infraestructura de TI.
Los departamentos de finanzas utilizan software de contabilidad para administrar cuentas y realizar una variedad de operaciones financieras dentro de una organización, incluidas cuentas por cobrar, cuentas por pagar, libro mayor y nómina.
En las empresas, los contadores utilizan los datos generados por estas aplicaciones de software para auditorías, informes y análisis financieros internos y externos necesarios para cumplir con requisitos legales, reglamentarios o internos.
Software de contabilidad de clase empresarial
Como parte de una estrategia empresarial, el software de contabilidad aporta un nivel de automatización para impulsar la eficiencia y la productividad. Sin estas aplicaciones, el equipo de contabilidad tendría que realizar tareas manualmente. Al automatizar estas tareas, el software puede reducir los costos contables y proporcionar a la alta dirección informes mucho más precisos y oportunos.
El software de contabilidad viene en varios formatos. El mejor sistema para una organización depende del tamaño de la empresa y de otros factores.
Por ejemplo, las grandes empresas que requieren muchos recursos, escalabilidad e integración con otros procesos comerciales pueden querer implementar módulos de software de contabilidad empresarial en sistemas de planificación de recursos empresariales. Al utilizar estas plataformas, las empresas pueden vincular los datos y la funcionalidad contable con la gestión de relaciones con los clientes, la inteligencia empresarial y los sistemas de gestión del capital humano, así como con el inventario.
Para las pequeñas y medianas empresas con presupuestos más limitados, existen opciones menos costosas, como sistemas básicos para PYMES disponibles en paquetes listos para usar o, más a menudo, listos para descargar. Estos productos respaldan muchas de las funciones contables básicas que las pequeñas empresas necesitan para administrar sus negocios. Si bien algunas pequeñas y medianas empresas pueden arreglárselas con hojas de cálculo básicas, existen opciones populares de software de contabilidad para pequeñas y medianas empresas que pueden considerar.
Cerrar la brecha entre estas opciones es el software de contabilidad independiente, que algunos proveedores clasifican como suites de gestión financiera, software de contabilidad de clase empresarial o software de contabilidad para pequeñas y medianas empresas. Las empresas de esta clase han superado al software de contabilidad simple para pequeñas y medianas empresas, a menudo debido a la expansión de las bases de clientes globales, las múltiples ubicaciones y los inventarios distribuidos.
Al igual que con otros tipos de aplicaciones comerciales, el software de contabilidad empresarial está disponible para plataformas locales y en la nube.
El creciente mercado de software de contabilidad
El mercado de software de contabilidad se valoró en 12.010 millones de dólares en 2020 y se espera que alcance los 19.590 millones de dólares en 2026, una tasa de crecimiento anual compuesta del 8,5% durante el período previsto entre 2021 y 2026, según el reporte del "Mercado de software de contabilidad – Tendencias de crecimiento, Impacto del COVID-19 y Proyecciones (2022-2027)" de la firma de investigación Mordor Intelligence. El informe señaló que el mercado de productos de software financiero y contable ha experimentado numerosos cambios en las últimas dos décadas, incluida la aparición de ofertas basadas en la nube.
Se espera que la creciente tendencia de integración del software de contabilidad con otras aplicaciones en línea, como fuentes bancarias automatizadas y funciones de facturación, impulse aún más la adopción de software durante el período de pronóstico, resumió el informe.
La capacidad de acceder al software de contabilidad empresarial desde dispositivos móviles ofrece a las organizaciones una mayor flexibilidad al permitir que el personal maneje las tareas de contabilidad independientemente del tiempo o la ubicación. Las aplicaciones de contabilidad móvil también agilizan procesos como enviar facturas, aceptar pagos, registrar gastos, rastrear recibos y planificar presupuestos.
La mayoría de las aplicaciones de contabilidad móviles ofrecen funciones básicas como facturación y seguimiento de gastos, mientras que las funciones avanzadas incluyen recordatorios de facturas, billeteras móviles y transferencias bancarias. El acceso móvil a aplicaciones de contabilidad se ha vuelto especialmente importante a medida que muchas personas continúan trabajando desde casa o en modelos de trabajo híbridos.
Mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el software de contabilidad puede convertir imágenes en texto legible y editable, y muchas empresas han implementado la tecnología en sus procesos contables. OCR también ha eliminado la necesidad de formularios escritos a mano, cheques o recibos impresos al cargar todos los recibos escritos a mano en una plataforma de contabilidad en línea y extraer texto y datos relevantes al mismo tiempo.
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
El software de contabilidad empresarial puede incluir varios módulos y funciones principales para respaldar los procesos financieros básicos necesarios para administrar una empresa.
Uno de estos módulos es Cuentas por cobrar (AR, por sus siglas en inglés), que es dinero que entidades externas, como clientes, le deben a una empresa. Esto incluye pagos por bienes o servicios, que normalmente se envían a los clientes en forma de facturas generadas por la empresa. AR se incluye en los balances como un activo.
El software mejora el proceso de AR al rastrear automáticamente el dinero adeudado a una empresa. Cuando una empresa factura o recibe un pago de un cliente, la aplicación registra la transacción. El software permite a las empresas automatizar los flujos de trabajo de AR, como la creación de cotizaciones, pedidos de ventas y facturas; registrar los pagos de los clientes; y pagos de depósitos en un banco. Mantener registros precisos de las transacciones de AR es fundamental para crear informes financieros con fines fiscales.
Otro módulo es Cuentas por pagar (AP, por las siglas en inglés), que es el dinero que las empresas deben a entidades externas, como proveedores y prestadores de servicios. El software lo muestra como un pasivo en el balance de una empresa.
El software de contabilidad para clientes comerciales automatiza los procesos involucrados en AP, incluida la aprobación de facturas recibidas de proveedores, el registro de datos en facturas y la realización de pagos. Al igual que con AR, el software automatiza los flujos de trabajo de AP, como la creación de órdenes de compra, la recepción de inventario de un proveedor, el ingreso de facturas contra el inventario y el pago de facturas.
Contabilidad general
El libro mayor (general ledger o GL) sirve como columna vertebral de un sistema contable. GL incluye todas las transacciones relacionadas con los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de una empresa.
GL sirve como depósito central de datos contables de todos los módulos, como AP, AR, gestión de efectivo, activos fijos y compras. En algunos paquetes de contabilidad, los informes o paneles resaltan el desempeño financiero a través de una combinación de métricas. Esto permite a los gerentes acceder rápidamente a la información que necesitan para tomar decisiones.
Nómina de sueldos
La nómina es otra función importante que el software de contabilidad empresarial puede mejorar. La nómina es la lista de empleados de una organización, así como datos sobre el salario, las bonificaciones y la retención de impuestos de cada empleado. El término también puede referirse al monto total pagado a los empleados. El seguimiento preciso de la nómina es vital porque normalmente tiene un efecto enorme en los resultados de la organización, que también deben cumplir con varias regulaciones relacionadas con la nómina.
El software de contabilidad ayuda a los clientes empresariales a gestionar la nómina y pagar a los empleados de forma precisa y puntual, mientras retienen la cantidad correcta de impuestos. El módulo de nómina también le ayuda a calcular con precisión los cheques de pago y los impuestos sobre la nómina y establece parámetros como tasas de pago y procesamiento de depósito directo. A menudo se combina con módulos que rastrean el tiempo libre de los empleados y brindan beneficios de salud y jubilación.
Estos son sólo algunos ejemplos clave de cómo el software de contabilidad empresarial puede ayudar a las empresas a mejorar los procesos financieros. Otras áreas cubiertas por estos programas de software incluyen órdenes de compra, contabilidad y elaboración de presupuestos y pronósticos. Dada la importancia de todas estas funciones para una empresa y garantizar la precisión de los datos relacionados, es fácil ver por qué seleccionar el software de contabilidad adecuado debería ser una alta prioridad para cualquier organización.
