Siete formas de asegurar una implementación exitosa de ERP en la nube

1. Comience con los procesos de negocios

Un buen punto de partida para una implementación de ERP en la nube exitosa es documentar y prestar atención a los procesos de negocios de su empresa. Michael J. White, director de TI en ACG Materials, un productor de minería y minerales, dijo: "Cuanto mejor comprenda una organización los procesos y requisitos que genera, mejor podrá guiar el diseño y la implementación de su instancia de ERP y, por lo tanto, garantizar el éxito".

Esta preparación también permite a la administración tomar decisiones estratégicas sobre dónde se cambiarán los procesos para usar el comportamiento predeterminado del sistema y comprender completamente las ramificaciones de esas decisiones. White descubrió que SuiteSuccess de NetSuite ayudó a ACG con estas decisiones utilizando instancias preconfiguradas de procesos que siguen las mejores prácticas.

Puede haber diferencias importantes en cómo se supone que se deben ejecutar los flujos de trabajo y lo que realmente hacen los departamentos. White recomendó que los administradores de TI trabajen con expertos en la materia y propietarios de procesos para garantizar que se consideren las perspectivas de los principales interesados. "No asuma que conoce todas las complejidades de las operaciones comerciales diarias", dijo White.

2. Mida procesos en la sombra

Una forma de evaluar el éxito de una implementación de ERP en la nube es medir el uso de los procesos ocultos que se utilizan antes y después de la implementación. Estos pueden incluir el uso de hojas de cálculo, papel y servicios en la nube que no hayan sido revisados ​​por TI.

"Ciertamente hay algunas partes de los procesos para los cuales un ERP no agrega ningún valor, pero donde ocurre una doble entrada, la ineficiencia y el error seguirán", dijo White. "Una implementación exitosa minimiza la necesidad de sistemas ocultos y no pide a los usuarios que realicen el mismo trabajo varias veces". Él descubrió que la facilidad de personalización e integración de NetSuite lo hacía capaz de cumplir cualquier requisito que llevara a este comportamiento no deseado.

3. Manténgase abierto a nuevos procesos de negocio

Una implementación de ERP puede ser un gran catalizador para transformar un negocio al revisar los procesos e incorporar nuevos estándares y mejores prácticas. Algunos de los mayores desafíos con las implementaciones de ERP provienen de querer replicar procesos complejos y heredados en soluciones nuevas y ágiles. Lagan de FinancialForce dijo: "Las empresas más exitosas son aquellas que adoptan rápidamente las mejores prácticas de la industria en lugar de tratar de personalizar un sistema ERP en todas las formas posibles para que coincidan con la forma en que históricamente han hecho negocios. Lo que funcionó ayer puede que ya no funcione hoy debido a que la transformación digital exige un entorno más ágil".

4. Cuidado con las personalizaciones

La ciudad de Port Coquitlam en B.C. migró a ERP en la nube para reducir la sobrecarga técnica de ejecutar, mantener y actualizar su infraestructura ERP antigua. Robin Wishart, director de soporte corporativo para la ciudad, optó por un servicio ERP en la nube de Unit4, en parte porque no requería personalización para trabajar con los procesos de negocios existentes.

"La personalización lo atrapa en el ciclo del dolor, en el que va en un círculo enorme de pruebas de regresión, solucionando problemas, encontrando estructuras de software subyacentes incompatibles y repitiendo todo el proceso", dijo Wishart. Como resultado, las organizaciones pueden pasar años permaneciendo en grandes versiones de software y luego tener que gastar enormes cantidades para actualizar sus sistemas.

Wishart dijo: "Si necesita personalizar, debe cambiar sus prácticas comerciales para alinearse con el ERP estándar, el enfoque preferido, o alojar los componentes de personalización fuera del ERP". Para que las ofertas en la nube de SaaS funcionen de manera efectiva, deben estar estandarizadas.

"Esto no significa que tenga que tener versiones del software recortadas a su medida, sino que necesita trabajar con el nivel de configuración que proporciona el software", dijo Wishart. Esto realmente muestra su valor durante las actualizaciones, ya que el costo de asegurar que todos los componentes trabajen juntos de manera consistente y sin errores está en gran parte a cargo del proveedor de SaaS.

La ciudad aún realiza las pruebas de aceptación y realiza actividades comerciales básicas, pero cualquier problema se entrega al proveedor de la nube para su corrección. Este proceso es mucho menos trabajo y costo para la ciudad.

"A medida que los productos de ERP pasan de las actualizaciones masivas a las actualizaciones orgánicas más pequeñas, espero que los ahorros sean aún mayores, ya que los pequeños cambios orgánicos son mucho menos perturbadores, más fáciles de probar y, a menudo, requieren una capacitación mínima o nula", dijo Wishart.

5. Practique la repatriación de datos

Todos los sistemas ERP en la nube ofrecen cierta capacidad para realizar copias de seguridad y transferir datos a otros sistemas. Pero puede haber pequeños saltos para que esto funcione sin problemas. Las empresas deben experimentar con llevar estos datos a las instalaciones o a otros sistemas para identificar estos problemas de manera temprana, en caso de que decidan cambiar su proveedor de ERP.

Wishart se refirió a este proceso como repatriación, lo que significa la capacidad de recuperar sus datos y luego transferirlos a otro proveedor de la nube o incluso a sus instalaciones. "Soy un gran defensor de las soluciones en la nube, pero es fundamental que haya opciones disponibles sin encajonarme con una sola solución".

6. Audite y planifique la seguridad en la nube

El cumplimiento y la seguridad deben ser los objetivos principales para una implementación de ERP en la nube exitosa, ya que la nube transfiere parte del control del departamento de TI de una organización al proveedor de ERP en la nube. "La seguridad y el cumplimiento pueden mejorarse cuando se aprovechan soluciones en la nube de renombre que se centran en dedicar recursos significativos para proteger los datos de sus clientes", dijo Kevin Tam, director de pagos, nube y tecnología de Coalfire, un servicio de ciberseguridad.

Las exitosas implementaciones de ERP en la nube han funcionado con proveedores de buena reputación en la nube que han demostrado su seguridad a través de auditorías de terceros y el cumplimiento de diversos marcos y estándares de la industria. "Si bien estas auditorías no pueden garantizar una seguridad completa, sí demuestran que la seguridad y el cumplimiento son una prioridad y preocupación primordiales, y que los recursos están dedicados a lograr y mantener el cumplimiento", dijo Tam.

Otro factor clave del éxito es una clara comprensión de los roles y responsabilidades en lo que respecta a la seguridad. Una implementación de ERP en la nube exitosa requiere una comprensión de los controles de seguridad que son responsabilidad del proveedor y una comprensión de las responsabilidades del cliente.

"Una vez que se entienden bien, el cliente debe poder contar con los procesos correctos para realizar esos controles de manera adecuada para garantizar la seguridad", dijo Tam. Las revisiones periódicas de acceso pueden ayudar a identificar cualquier problema de seguridad después de una implementación de ERP en la nube. Los administradores de TI deben ser diligentes en sus esfuerzos de planificación de la seguridad antes y después de la implementación, no solo desde una perspectiva técnica, sino también desde la perspectiva de negocios y operaciones.

7. Planifique extractos y publicaciones

Las implementaciones de ERP en la nube incluyen herramientas para extraer y publicar datos, pero esto no siempre es fácil de escalar o personalizar, dijo Sashi Narahari, CEO de HighRadius, un proveedor de software de cuentas por cobrar. Él ha visto a muchas empresas tener problemas con el rendimiento de las transacciones de datos para grandes implementaciones de ERP en la nube. Narahari cree que la mayoría de los servicios de ERP en la nube son más adecuados para una industria o dominio de nicho en lugar de una implementación global.

Por lo tanto, es importante que los administradores de TI se aseguren de que estén equipados para construir y configurar un sistema para generar extractos de ERP o programas de consumo de archivos de forma interna. Si no es así, deben comunicarse con el proveedor de ERP en la nube para descubrir cómo hacer que esto funcione sin problemas. "En algunos proyectos, hemos visto a socios de TI externos que se están utilizando para construir esta funcionalidad, lo que generalmente detiene todo el proceso de implementación", dijo Narahari.