SAP Business One ERP ayuda a las PyMEs a cambiar con los mercados cambiantes

Pasar de los espíritus al desinfectante de la noche a la mañana

Sagamore Spirit inmediatamente comenzó a trabajar con Johns Hopkins para determinar la fórmula del desinfectante para manos. También necesitaba ajustar su cadena de suministro para integrar nuevos proveedores e ingredientes. No solo eso, sino que el personal de la destilería se redujo de 50 a 12 empleados. El SAP Business One ERP, que Sagamore usa junto con el software de destilería para las mejoras en la fabricación de procesos, fue una razón principal por la cual el ajuste podría realizarse, según Thorn.

"Desde una perspectiva de sistemas, nuestra implementación de SAP Business One para la producción de whisky se tradujo directamente en la fabricación de desinfectante", dijo Thorn. "Todos los ingredientes son artículos inventariados dentro de SAP Business One y luego se ensamblan a través del módulo de producción en el inventario de productos desinfectantes terminados".

El cambio a la fabricación de desinfectante para manos fue un salvavidas para Sagamore Spirit, ya que la demanda de espíritus destilados artesanales recibió un golpe abrupto y sustancial a raíz de los cierres por el COVID-19, dijo. Más del 35% del negocio de Sagamore provenía de restaurantes y bares que cerraron de la noche a la mañana. La compañía también tuvo que cerrar su centro de visitantes y salas de degustación, que albergaban a más de 40,000 visitantes anualmente antes de la crisis.

"Nos asociamos con Johns Hopkins Medicine para producir desinfectante y establecimos un objetivo de la compañía para abastecer completamente a su organización de aproximadamente 30,000 empleados, e iniciamos los envíos en 10 días", dijo Thorn. "De un momento a otro, SAP Business One proporcionó la base para incorporar un conjunto completamente nuevo de proveedores, ingredientes completamente nuevos, materiales de empaque, proceso de producción y recetas. Desde allí, pudimos comprender nuestros costos, configurar y facturar a nuevos clientes, administrar el inventario y actualizar informes."

Sagamore Spirit cambió de fabricar whiskey a gel sanitizante.

Sagamore Spirit ejecuta SAP Business One en una implementación local, pero tiene usuarios que trabajan de forma remota debido a la crisis. A pesar del cambio al trabajo remoto, los equipos de finanzas y operaciones no han perdido el ritmo, dijo Thorn.

"Pudimos mover nuestros equipos financieros y corporativos de forma remota con un día de anticipación con total continuidad", dijo. "Como la mayoría de los fabricantes, nuestro equipo de finanzas y nuestro equipo de operaciones están interconectados, y al poder mantenerlos físicamente separados pero aun totalmente funcionales, hemos podido continuar las operaciones en nuestras instalaciones de una manera que optimiza la seguridad al eliminar el contacto humano innecesario".

El aumento de la demanda conduce a mayores desafíos

Sagamore Spirit se enfrentó a una disminución de la demanda debido al COVID-19, pero ese no ha sido el caso para todas las empresas. Ellsworth Foods LLC, un servicio de alimentos totalmente natural de la granja a la mesa que obtiene sus productos de granjeros locales, ganaderos, productores y artesanos culinarios, vio que la demanda se duplicó casi de la noche a la mañana.

Karleigh Jackson

Un aumento en la demanda generalmente es bueno para un negocio, pero un aumento tan repentino y dramático puede presionar a los empleados y los sistemas de TI de una empresa. La implementación de SAP Business One por parte de Ellsworth Foods fue capaz de ayudarle a administrar el cambio repentino, dijo Karleigh Jackson, directora de marketing de Ellsworth Foods.

Con sede en Tifton, Georgia, Ellsworth Foods ofrece productos a clientes en todo el sureste de los EE.UU., incluyendo carne de res, pollo y cerdo totalmente natural, vegetales maduros en vides y mariscos norteamericanos. Las marcas de Ellsworth incluyen Blue Ribbon Foods y Southern Foods At Home.

El 14 de marzo, un día después de que se declarara una emergencia nacional en los EE.UU., las ventas de pedidos en Ellsworth Foods aumentaron dramáticamente, dijo Jackson. Las nuevas ventas siguieron su ejemplo y para la semana siguiente habían aumentado un 200%. El desafío para la compañía fue que más ventas condujeron a mayores necesidades de servicio al cliente, incluyendo intercambios de artículos y pedidos pendientes.

"Toda la compañía tomó la decisión tácita de hacerlo individualmente, lo que fuera necesario", dijo. "Cada persona trabajaba largas horas, todos los días. Básicamente, no podíamos respirar porque había mucho que hacer, pero cuando experimentas cambios comerciales repentinos y abrumadores como este, tus procesos y sistemas se convierten en tu gracia salvadora".

El módulo de Gestión de inventario de SAP Business One permitió a Ellsworth Foods mantenerse al día con las nuevas demandas de inventario, dijo Jackson.

"Sabíamos exactamente cuántos artículos necesitábamos para manejar lo que ya se había vendido", dijo. "Entonces incluso nos permitió pronosticar pedidos, para que pudiéramos comenzar a adelantarnos a las necesidades de inventario. Imagínense intentar hacerlo sin un sistema que los ayude cuando su negocio se haya más que duplicado, pero SAP lo hizo para nosotros".