Reemplazar vs. mantener sistemas heredados

Dianne Lapierre, veterana líder de TI y CIO de Absolute Software, ha visto cómo la tecnología va y viene. En muchos casos, dijo que estaba claro cuándo la tecnología necesitaba una actualización; en otros casos, sabía que reemplazar un sistema heredado no produciría ganancias que valieran la pena. Y otras veces, decidir si se actualizaba o se mantenía la tecnología existente era difícil.

«Eran discusiones difíciles de mantener, sobre por qué desviar todo ese dinero para sustituir un sistema que no estaba realmente roto», dijo.

Y es probable que muchos CIO se sientan identificados.

El «Estudio de Tendencias de TI» de 2021 de la Sociedad para la Gestión de la Información (Society for Information Management o SIM) descubrió que sustituir las aplicaciones heredadas era una de las 10 mayores inversiones en TI para las organizaciones en 2020, como lo ha sido en cada uno de los tres años anteriores.

Del mismo modo, una encuesta encargada por Tata Consultancy Services y AWS descubrió que el 70 % de los directores de experiencia de las empresas mundiales consideran que la modernización de las aplicaciones heredadas es una de las principales prioridades estratégicas del negocio.

Aunque los ejecutivos consideran que la modernización es una prioridad, casi todas las organizaciones tienen que lidiar con cierta cantidad de tecnología heredada. Esto significa que los CIO y sus colegas de la dirección deben decidir qué actualizar primero y qué puede esperar.

Los responsables de TI afirman que son muchos los factores que influyen en esa decisión, pero están de acuerdo en que las necesidades del negocio deben dictar qué esfuerzos de modernización son prioritarios.

«Lo que se quiere es utilizar la tecnología de forma que aumente el negocio, incremente la rentabilidad, disminuya los gastos o cree valor de alguna forma», dijo Ken Presti, vicepresidente de investigación y análisis de Avant Analytics. «Si una nueva tecnología puede hacer eso, hay que optar por ella. Y hay que analizar esto con mucha regularidad, para utilizar la tecnología de forma eficaz y diferenciarse. Eso no significa que se compre algo tan pronto como salga al mercado, sino que puede significar que se le eche un vistazo para evaluar su potencial».

Sustituir frente a mantener los sistemas heredados

A pesar de la necesidad de modernizar y transformar digitalmente, las organizaciones pueden optar por mantener los sistemas heredados por varias razones, según los expertos.

En primer lugar, hay consideraciones de costo. Es cierto que la actualización a las nuevas tecnologías suele aportar valor empresarial, es decir, mayores ingresos y/o menores costos operativos. Sin embargo, el costo de la actualización puede superar a veces el valor empresarial, al menos a corto plazo. Esto, a su vez, puede incitar a algunas empresas a quedarse con lo que tienen.

Lapierre dice que esto es especialmente cierto si el sistema existente es particularmente rentable y sigue funcionando adecuadamente.

«Los sistemas más antiguos pueden ser rentables para gestionar las necesidades actuales de la empresa; ya están pagados y no requieren un desembolso adicional más allá de los costos de soporte actuales», explicó.

La fiabilidad también puede ser un factor. «A menos que el motivo de la modernización se deba a factores de confiabilidad –en lugar de por factores técnicos y de funcionalidad–, lo más probable es que la aplicación heredada sea fiable en cuanto al apoyo que presta a las necesidades empresariales actuales», afirma Lapierre.

La familiaridad también puede influir en la decisión de seguir manteniendo un sistema heredado.

«Técnicamente, es probable que el sistema heredado esté totalmente integrado con el resto de la arquitectura de la aplicación y las funciones empresariales», dijo Lapierre. «Es lo que la empresa utiliza hoy, está familiarizada con él y todos los procesos de soporte ya están instalados».

Simon Ratcliffe, consultor principal de Ensono, una empresa de gestión de servicios de TI, se mostró de acuerdo y añadió que las organizaciones no deben asumir automáticamente que toda la tecnología antigua debe ser sustituida.

«Si el proceso de negocio [que soporta] sigue siendo válido, entonces no es un sistema heredado», dijo Ratcliffe.

Ratcliffe citó uno de sus casos de uso, una cadena de supermercados que sigue utilizando un mainframe para gestionar las transacciones financieras. La tecnología tiene décadas de antigüedad, pero sigue funcionando de forma eficaz, rápida y segura, ofreciendo la funcionalidad exacta que la empresa necesita para procesar las transacciones.

«Es el mismo tipo de procesamiento que han estado utilizando durante 30 años. Y eso no tiene por qué cambiar. Lo que había que cambiar era el acceso a él», dijo Ratcliffe.

Explicó que la empresa decidió mantener su mainframe en lugar de sustituirlo, pero ha añadido capas de tecnología a su alrededor para integrar las nuevas funcionalidades que necesita para satisfacer las demandas de los clientes modernos.

Ventajas de reemplazar los sistemas heredados

La decisión de sustituir un sistema heredado se reduce a las necesidades del negocio, coinciden los expertos.

«Se trata de la necesidad de que el negocio se comporte de una manera diferente», dijo Ratcliffe.

Por tanto, la tecnología que ya no satisface las necesidades empresariales o los objetivos estratégicos debe desaparecer. En estos casos, el valor empresarial generado por una actualización supera rápidamente el ahorro que supone mantener la tecnología antigua.

Los expertos citan numerosas ventajas empresariales que suelen derivarse de la sustitución de la tecnología heredada, entre las que se encuentran las siguientes

- la introducción de más capacidades digitales que no estaban disponibles o no eran posibles debido a los sistemas heredados;

- mayor confiabilidad y desempeño;

- mayor agilidad y flexibilidad para satisfacer los cambiantes requisitos empresariales y las peticiones de los usuarios;

- mayor capacidad para atraer y retener el talento, especialmente a los trabajadores de TI, que buscan oportunidades para trabajar con tecnologías más nuevas y empresas con visión de futuro; y

- menores gastos de capital que se derivan de las ofertas basadas en la nube de pago por uso y las opciones SaaS en lugar de la tecnología local.

Aunque las necesidades de la empresa deberían impulsar la mayoría de las decisiones de modernización y la priorización de dichos proyectos, los expertos señalaron que otros factores también pueden influir en las decisiones sobre el mantenimiento o la sustitución de los sistemas heredados.

Por ejemplo, Ratcliffe dijo que los CIO deberían reemplazar la tecnología que no tiene soporte, ya sea porque no pueden conseguir o pagar las habilidades para mantenerla, o para el hardware, si no pueden conseguir las piezas necesarias para arreglarla.

Mientras tanto, Lapierre dijo que la tecnología que es incompatible con cualquier producto más nuevo implementado para apoyar el negocio debe ser reemplazada. Y la tecnología más antigua, cuando el costo de su integración con las ofertas más recientes o cuando se requieran complejas soluciones, también debería encabezar la lista de prioridades de modernización.

Cualquier sistema que presente niveles de riesgo inaceptables, ya sea por problemas de ciberseguridad o por factores de fiabilidad, también debería ser objeto de una actualización, dijo Lapierre.

Desafíos de sustituir los sistemas heredados

Como saben los directores de TI con experiencia, la sustitución de los sistemas heredados suele conllevar importantes retos.

Según los expertos, puede ser difícil conseguir la plena adopción de los cambios en los procesos empresariales que los acompañan, incluso cuando existe una necesidad empresarial imperiosa que impulsa el esfuerzo. Y la interrupción resultante en el trabajo diario también puede provocar quejas y pérdidas de productividad a corto plazo mientras todos se adaptan.

Además, los CIO a menudo se esfuerzan por encontrar nuevos talentos tecnológicos o por capacitar al personal existente para gestionar la nueva tecnología y maximizar su valor. Esta es una tarea que puede añadir costos inesperados, así como retrasar el tiempo que se necesita para obtener todo el rendimiento de la inversión en modernización.

Los resultados del informe «Global Application Modernization Business Barometer» de 2020 reflejan las dificultades de sustituir la tecnología heredada, destacando el hecho de que el 74 % de las organizaciones que iniciaron un proyecto de modernización de sistemas heredados no lo completaron.

Presti aconsejó que los CIO trabajen con sus colegas ejecutivos y asesores de confianza para crear una hoja de ruta de modernización, en la que las decisiones sobre las prioridades de actualización se basen en evaluaciones continuas sobre si la pila tecnológica actual de la organización soporta las necesidades del negocio, qué tecnologías seguirán haciéndolo en función de su perspectiva estratégica y qué elementos no lo harán. Dice que los usuarios también deberían formar parte de las discusiones sobre qué tecnología heredada necesita ser reemplazada.

«Las personas que la van a utilizar suelen tener una valiosa información sobre cómo evoluciona la tecnología y en qué merece la pena invertir», afirma Presti.