Preguntas frecuentes sobre archivos .PST en Microsoft Outlook

Error de archivo PST: “Error en la operación. No se puede encontrar un objeto”

Utilizo Microsoft Outlook 2002 y comparto la carpeta Contactos como archivo .PST entre mi PC y otra PC con Outlook 2000 a través del comando exportación/importación. De repente, Outlook 2002 ya no me permite exportar la carpeta Contactos y responde con el siguiente mensaje de error: "Error en la operación. No se puede encontrar un objeto." ¿Qué puede haber causado este error? ¿Cómo resolverlo?

Este problema se parece mucho a otro que han detectado algunos usuarios de Outlook 2000, donde Outlook ya no puede  "encontrar" el archivo .PST. Intente aplicar la solución descrita en el artículo 292022 de Microsoft Knowledge Base  "Mensaje de error: Objeto no encontrado al quitar .PST." Asegúrese primero de hacer una copia de seguridad de todos los datos y claves de registro.

Si no funciona lo anterior, intente desinstalar y reinstalar Microsoft Outlook (puede que el problema se deba a la aplicación y no a su perfil específico).

Recuperar correo electrónico desde un archivo .PST dentro de un intervalo de fechas específico

Utilizo Microsoft Outlook 2003. Tengo un archivo .PST de 1.5 GB. Solo quiero recuperar los correos correspondientes a un intervalo de fechas específico. ¿Cómo se hace?

1. Utilizando Outlook 2003, seleccionar Archivo -> Importación y Exportación.
2. Elegir la opción Exportar a un Archivo.
3. Hacer clic en "Siguiente" y luego seleccionar "Archivo de carpetas personales - Personal Folder File" (PST).
4. Seleccionar la carpeta de buzón de correo a partir de la cual desea exportar los datos y luego hacer clic en el botón Filtro.
5. En las opciones de filtro, ir a la pestaña Avanzado y hacer clic en el botón Campos.
6. Seleccionar "Filtros frecuentemente utilizados" y luego hacer clic en  "Enviados."
7. Especificar el intervalo de fechas de los mensajes de correo de Outlook que quiere recuperar.

¿Es posible crear un archivo personal .PST en Outlook Web Access?

Trabajo en una empresa cuya sede está en otro país. Tengo un ID en Outlook Web Access (OWA) con una cuota de unos 80 MB, pero está casi lleno. El administrador del sistema me ha enviado un e-mail diciéndome que debo crear un archivo personal .PST. No sé cómo se hace en OWA. ¿Pueden ayudarme?

Desgraciadamente, Outlook Web Access no soporta el uso de archivos .PST. Para archivar mensajes en un fichero .PST, necesitaría conectarse al servidor de Exchange a través de Microsoft Outlook.

Quizás el administrador del sistema pueda conectarle a una red privada virtual (VPN) o a una conexión de Escritorio Remoto desde la cual pueda iniciar Outlook. Si no es posible, puede intentar darle una propina a su administrador y pedirle que le aumente la cuota, ¡pero no le diga que lo ha leído aquí!

Comentario del miembro:

Quiero precisar que el mensaje sobre la cuota es un mensaje generado por el sistema, no un e-mail enviado por un "administrador del sistema",  y la recomendación de almacenar el exceso de correo en un archivo .PST es un mensaje no-configurable generado por el servidor de Exchange. Creo que esto ha creado alguna confusión. —Lynn L.

Se trata de un escenario perfecto de RPC sobre HTTP y una buena justificación para actualizarse a Windows Server 2003, Exchange Server 2003 y Outlook 2003. Utilizando RPC sobre HTTP, los clientes de Outlook 2003 tienen acceso a sus archivos .PST locales.

He aquí algunos recursos interesantes relativos a la implantación de RPC sobre HTTP:

1. Escenarios de despliegue de RPC sobre HTTP en Exchange Server 2003  (Microsoft)
2. Conectar Outlook 2003 a Exchange 2003 utilizando RPC sobre HTTP (Outlook Exchange)
3. Configurar Outlook 2003 RPC sobre HTTP cliente (MSExchange)

—Tim S.

Existe un producto de terceros llamado PSTWay for OWA que permite a los usuarios acceder a archivos .PST a través de Outlook Web Access. Teniendo dicho producto, ¿sigo necesitando acceso a Microsoft Outlook para crear un archivo .PST o lo puedo hacer en OWA? —Bryon B.

PSTWay for OWA sólo permite vincularse a archivos .PST existentes. No le permite crearlos. Por consiguiente, necesita usar Microsoft Outlook. —Brad Dinerman, experto en Administración de Clientes

Cómo guardar todos los buzones de correo de los usuarios como archivos .PST de Outlook

Mi empresa tiene Windows 2003 Small Business Server con Exchange y 10 usuarios. Quiero guardar los buzones de correo de todos los usuarios como archivos .PST desde el servidor. ¿Es posible?

La manera más sencilla de realizar esa operación es extraer los datos con la utilidad ExMerge.

1. Instalar la utilidad ExMerge en \Program Files\Exchsrvr\bin y ejecutarla para realizar una exportación ad-hoc.
2. Seleccionar Extraer o Importar (acción en dos pasos).
3. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccionar Paso 1 (Step 1).
4. En la siguiente pantalla, indicar el nombre de su servidor de Exchange.
5. Para establecer restricciones adicionales, puede hacer clic en Opciones (Por ejemplo, si solo quiere los mensajes de un intervalo  de tiempo específico).
6. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccionar la base de datos de Exchange desde la cual quiere exportar los datos.
7. A continuación, elegir los buzones de correo desde los que desea exportar datos.
8. Seleccionar el Idioma y elegir la carpeta de destino a la que desea exportar los datos.
9. Asegúrese de que dispone de suficiente espacio en disco.
10. Guardar los ajustes en el siguiente cuadro de diálogo con el fin de que el programa pueda ejecutarse luego en modo batch. Comienzo del proceso de exportación.
11. Una vez finalizadas estas operaciones, habrá exportado todos los datos del buzón de correo a formato de archivo .PST. Puede automatizar el proceso ejecutando ExMerge en modo batch. Para más información, consulte la documentación de ExMerge.

Migración de archivos .PST a nuevos almacenes de correo de Exchange 2003 

Tengo un cliente que almacena sus archivos .PST en un servidor compartido centralizado. En la actualidad no utiliza un almacén de correo en su servidor Exchange 5.5. El correo entra, y una vez abierto, es redirigido a un servidor .PST compartido centralizado. Cuando instale el servidor Exchange 2003, ¿cual será la mejor manera de migrar los archivos .PST existentes a los nuevos almacenes de correo de Exchange 2003?

Después de migrar los archivos .PST a los nuevos almacenes de correo de Exchange 2003, quiero crear también dos o tres grupos de almacenamiento Exchange por motivos de administración. ¿Me pueden recomendar alguna herramienta aparte de ExMerge?

¡Su pregunta es todo un reto! Yo haría lo siguiente:

1. Primero, configurar los almacenes de correo de Exchange 2003 utilizando Exchange System Manager (ESM es la herramienta administrativa nativa viene con Exchange 2003). Luego, crearía tres grupos de almacenamiento, cada uno con un almacén (como ejemplo) para los usuarios cuyos apellidos acaben por A-K, L-S, T-Z o algo así.
2. A continuación, crearía buzones de correo en los almacenes de Exchange 003 para cada uno de los usuarios. Utilice un mecanismo coherente de designación (naming) para los alias, nombre mostrado, etc...
3. Luego daría un vistazo manualmente a todos los .PSTs de la ubicación central para intentar averiguar quién usa qué. Suponiendo que podamos asociar cada .PST con un buzón particular,  yo renombraría manualmente cada .PST con el alias que vaya a utilizar con mi servidor Exchange 2003.
4. Para hacer esto, usted necesitará trabajar durante las horas de menos tráfico para que no haya ningún cliente de Microsoft Outlook conectado a los .PSTs. También se puede mostrar una ventana de mantenimiento avisando que el  e-mail estará indisponible y a continuación desconectar el cable de red del servidor durante este ejercicio. Luego habría que renombrar los .PSTs con “.PST” o similar (por ejemplo: senguptad.pst).
5. Estos nombres deberían coincidir con los alias exactos utilizados para la creación de los buzones, en el Paso 2. No olvide que una vez renombrados, los clientes de Outlook no podrán volver a “encontrar” los .PSTs, ya que habrán sido renombrados.
6. A continuación, podemos utilizar ExMerge para importar todos los .PSTs en los almacenes de destino de Exchange 2003. Si hemos empleado un método coherente de designación para los .PSTs y los alias de los buzones, podremos asociarlos fácilmente a los buzones correspondientes. Esta operación debería realizarse sin problemas y al final tendremos todos nuestros datos .PST en cada buzón, según lo previsto.
7. Una vez hecho esto, tendremos que reconfigurar cada buzón de usuario final  para que apunte hacia el buzón del servidor Exchange 2003. Podemos lograr esto enviando instrucciones antes de la migración, para que los usuarios sepan hacer el cambio ellos mismos (pídales que impriman las instrucciones, ya que después de la “migración” no podrán acceder al correo para leerlas) o visitando cada escritorio.
8. Finalmente, querrá asegurarse de que todo está respaldado.
9. Naturalmente, usted debería probar primero todo esto en un laboratorio.

Me pregunta sobre qué otras herramientas aparte de ExMerge se pueden utilizar para estas operaciones. Yo conozco dos: Quest Recovery Manager para Exchange (aviso: yo trabajo para Quest) y Kroll Ontrack PowerControls.

Mejores prácticas de encriptación de archivos .PST en Microsoft Outlook

¿Cual es el mejor método de encriptación para un archivo .PST en Outlook ? ¿Qué algoritmo se emplea para la mejor encriptación?

El artículo de Microsoft Cómo crear un nuevo archivo de carpetas personales (.PST) en Outlook 2002 describe los diversos métodos que existen para crear un .PST, y las opciones de encriptación disponibles.

Dice el artículo: "Haga clic en Mejor Encriptación y luego cree una contraseña para su archivo de carpetas personales (.PST) si la seguridad es una cuestión primordial."

Esto no resuelve el principal problema de las contraseñas de ficheros .PST, ya que con una simple búsqueda en Google obtenemos nombres de empresas de software que venden utilidades para crackear contraseñas de archivos .PST. De modo que, cualquiera que sea la encriptación elegida, los datos estarán disponibles  aunque los archivos .PST estén protegidos por contraseña.

Los datos especialmente sensibles deben ser almacenados en otros mecanismos, como una base de datos Exchange, que nos garantiza una seguridad física basada en las instalaciones de seguridad del centro de datos donde reside su servidor Exchange.

Herramientas de soporte para las búsquedas booleanas de archivos .PST en Outlook 

Estoy buscando una herramienta relativamente económica que soporte búsquedas booleanas completas de archivos .PST y/o del almacén de información de Microsoft Exchange Server. Solo necesito un buzón de correo de Exchange al mismo tiempo. De forma ideal, esta herramienta debería permitirme definir un intervalo de fechas, algunos parámetros como "para" y "de," (“to” y “from”) y, también,  una secuencia compleja de parámetros con operadores booleanos como "(a O b) Y (c O d O e)." ¿Existe una herramienta de este tipo?

Excelente pregunta. No todas las herramientas que cito a continuación soportan las búsquedas complejas que usted requiere, pero se las indico de todos modos, con sus distintas opciones:

1. La herramienta ExMerge nativa ya no es soportada por Exchange Server 007, pero permite buscar ciertos parámetros en los buzones de correo, como “de/para” y palabras clave en los mensajes o los nombres de los archivos adjuntos. Existen limitaciones en la complejidad de las búsquedas, no es posible buscar en archivos adjuntos o en carpetas públicas. Sí permite exportar a archivos .PST o a buzones de correo de producción.
2. Export-Mailbox cmdlet soporta búsquedas en buzones de Exchange 007, e incluye búsquedas en los archivos adjuntos (suponiendo que estén instalados los iFilters correctos). Entre sus limitaciones destaca la falta de soporte para carpetas públicas; a día de hoy no permite exportar a archivos .PST.
3. Las herramientas de terceros como Kroll OnTrack PowerControls o Quest Recovery Manager para Exchange (aviso: yo trabajo para Quest) soportan búsquedas dentro de bases de datos de Exchange (por ejemplo: archivos DB, incluyendo carpetas públicas) y archivos .PST. También es posible exportar a archivos .PST o a buzones de correo de producción.

Deshabilitar el uso de archivos .PST en Outlook 2003

Usamos Exchange Server 2003 y Outlook 2003. ¿Hay algún modo de impedir que los usuarios utilicen carpetas personales con Outlook 2003?

Sue Mosher, MVP de Microsoft Outlook, nos da una clave de registro que podemos utilizar para deshabilitar el uso de los archivos .PST. Para ello, es preciso crear o modificar el siguiente valor de registro DWORD :

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\DisablePST

Dar el valor 1 para deshabilitar los archivos .PST, o 0 (valor por defecto) para habilitarlos.

Recuerde que los archivos .PST que ya están en el perfil de correo de un usuario seguirán funcionando. Por consiguiente, deberá eliminar manualmente todos los archivos .PST del perfil antes de establecer el valor arriba indicado. Esto también supone deshabilitar la característica de auto-archivado, que aprovecha los archivos .PST.

¿Cómo puedo ocultar los archivos .PST de los usuarios de Outlook?

Quiero deshabilitar las opciones Añadir/Eliminar (Add/Remove) para los archivos de datos en Outlook. También hay un botón Abrir Carpeta (Open Folder) que permite abrir la carpeta donde se almacenan los archivos .PST.

Todos los archivos .PST de los usuarios están en un mismo lugar por alguna razón, pero no quiero que los usuarios lo sepan. Si pudiéramos ocultar totalmente los archivos de datos y la administración de datos, sería la solución ideal.

He conseguido ocultar la administración de datos desde el menú del archivo especificando el Control ID 31025 en la política de grupo, pero la administración de datos sigue siendo accesible mediante el botón que aparece en la vista Lista de Carpetas (Folder List).

Si oculta la carpeta compartida con $, los usuarios no podrán ver ni acceder a los archivos.

¿Puedo leer un archivo .PST en Outlook Web Access?

He instalado Outlook Web Access (OWA). Mi jefe quiere leer sus archivos .PST cuando viaja utilizando OWA. ¿Es posible?

No se puede leer un archivo .PST con OWA, pero si usa Microsoft Outlook y tiene acceso al archivo, no tendrá dificultades para abrirlo y leerlo.