Por qué los datos son cruciales para su negocio en una transformación digital

La CTO de Iron Mountain, Fidelma Russo, es una veterana líder en Transformación Digital que no solo trabaja con clientes empresariales en sus viajes de transformación, sino que identifica tendencias y oportunidades para el negocio digital de su propia empresa.

Russo, quien se unió a Iron Mountain en marzo de 2017, también es vicepresidente ejecutivo de tecnología y operaciones globales. Anteriormente se desempeñó como CIO de la compañía hasta mayo de 2019.

Esta amplia experiencia profesional le ha dado una idea de esos factores que pueden ayudar a garantizar el éxito a medida que las organizaciones se rehacen en esta era digital. Para Russo, se trata de los datos en la transformación digital y ella explica su perspectiva a continuación. La entrevista ha sido editada por su extensión y claridad.

De todos los elementos que intervienen en la transformación digital, ¿por qué los datos son críticos?

Fidelma Russo: En las últimas décadas, las empresas han acumulado grandes cantidades de datos en muchos formatos en todas sus organizaciones y en muchos lagos de datos. Cuando se inicia una [iniciativa] de transformación digital, debe tomar muchas decisiones sobre qué procesos deben transformarse, cómo deben transformarse, qué debe retirarse [y] el riesgo de no transformarse.

En mi opinión, usted necesita buenos datos [en la transformación digital] para tomar buenas decisiones sobre el alcance de las oportunidades que tiene en su negocio. Y debe continuar utilizando esos datos para tomar decisiones sobre dónde pivotar durante su transformación. Se trata de decisiones de manejo de datos para informarle sobre qué aspectos de la transformación digital son apropiados para su negocio y luego medirlos para obtener los resultados que necesita. Es por eso que está tan arriba en la lista de problemas.

Más específicamente, cree que uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los CIO es decidir qué datos considerar en la transformación digital y qué descartar. ¿Porqué es eso?

Fidelma Russo.

Russo: Es mejor hablar de un ejemplo. [Lo que] muchas empresas enfrentan hoy es encontrar esa visión única de 365 grados de sus clientes. Pero hoy, los datos se encuentran dispersos por toda la empresa en sistemas y documentos físicos que no están vinculados entre sí. Y, muchas veces, tienen datos contradictorios.

Los datos del cliente, si eso se puede limpiar y [son] de alta calidad, se pueden utilizar para cosas muy valiosas, como comprender los patrones de compra del cliente y cuál es el sentimiento general del cliente hacia la empresa.

Pero muchos de estos datos están sucios: Tienen conflictos, están incompletos, están envejecidos. Entonces, antes de comenzar a usar [datos en transformación digital], es importante limpiar los datos y establecer una taxonomía en el futuro.

También es tan importante hablar no solo sobre cómo los limpio y homogeneizo, sino también sobre qué datos no necesito. Algunos de ellos serán descartados porque están mal. Una vez que se realiza ese ejercicio de limpieza, que es un gran esfuerzo, y crea esa visión única del cliente, debe tener un programa de gobierno de datos instalado o terminará de nuevo donde comenzó.

Se trata de limpiar, racionalizar, eliminar datos, poner en marcha su proceso y luego poner su gobierno de datos para que los nuevos datos sigan la arquitectura, la estructura y los procesos y procedimientos de datos que rigen esos datos durante todo su ciclo de vida.

Con respecto a los datos en la transformación digital, ¿deberían comenzar las empresas simplemente desechando datos incorrectos u obsoletos o deberían ser más selectivas sobre los datos que la organización tiene en general?

Russo: Se trata de todas esas cosas. La tendencia en la última década fue mantener todo porque no estaban seguros de si los necesitarían nuevamente. Pero las regulaciones de privacidad están obligando a las empresas a confrontar realmente [las preguntas de]: '¿Qué no debo guardar ?,' '¿Qué debo guardar?' y '¿Cuánto tiempo debo guardarlo?'.

Si es inexacto, es obvio que no debe guardarlo. Pero cada empresa tendrá su propia opinión sobre si un dato es importante o no. Eso le lleva a tener su gobierno hecho. [Es] un ejercicio interfuncional en el que se tiene un diálogo sobre qué datos debe mantener una empresa y qué debe eliminar.

¿No es esa una de las partes más difíciles de la gobernanza de datos: determinar el valor real y potencial de los datos?

Russo: Creo que es una pieza más difícil, comprender lo que es valioso y lo que no lo es, que determinar si algo es inexacto o duplicado. Hace algunos años, esto solía ser competencia de la organización de TI, pero en realidad es un problema comercial y debe ser informado por la empresa.

Nosotros [en Iron Mountain] hemos instituido un programa de gobernanza de datos en el que tenemos embajadores de datos de cada parte de la empresa que elaboran las reglas sobre qué información es valiosa y qué no. También tenemos reglas regulatorias que debemos cumplir, [y] clientes que tienen políticas y procedimientos que, en ciertos casos, debemos cumplir. Pero, ¿qué datos son valiosos y qué datos [darán] a su organización una ventaja competitiva? Eso tiene que ser informado por el negocio.

¿Pero las empresas están tomando la iniciativa para hacer ese trabajo?

Russo: Aquí es donde todos están luchando en este momento. Algo de eso es [que] se debe tener un ímpetu para el cambio. Están sucediendo un par de cosas que están llevando a las personas a cambiar. Las regulaciones, [por ejemplo], están obligando a las personas a cambiar. En segundo lugar, el cambio a la nube y este mundo híbrido de locales y externos está obligando a las personas a pensar qué mover, qué mantener y qué descartar. Los obliga a pensar cuánto tiempo guardar estos datos, dónde guardarlos, cuándo fue la última vez que [se] tocaron y si siguen siendo relevantes.

Es una evolución. Durante mucho tiempo, fue fácil guardar todo. Esta es una decisión mucho más matizada. A veces se puede cometer un error, pero creo que los sistemas y las personas comienzan a aprender y se volverán mucho más inteligentes sobre las áreas donde desean tener tasas de retención prolongadas y donde pueden eliminar datos después de 30, 60 o 90 días.

¿No debería una organización conservar los datos que ha recopilado incluso si todavía no ve su valor? Quizás identificará el valor en los datos en algún momento.

Russo: Es un poco como tu casa, no puedes quedarte con todo, incluso si quieres. Si cree que [podría] perder un dato que podría ser crítico para un gran avance, debe preguntarse: '¿Están estos datos en otra parte?'. [Por ejemplo], si piensa en inteligencia artificial y aprendizaje automático, es muy poco probable que se deshaga de los datos de los cuales no hay otra pieza que lo ayude a entrenar un modelo de inteligencia artificial. Creo que estás hablando de la excepción en lugar de la regla.

Creo que el riesgo de eliminar esa única pieza de datos que va a hacer que su negocio se vuelva loco es bajo. Es comprender el riesgo, comprender si es un dato único en su organización o si es como los datos de todos los demás, [en cuyo caso] no necesita conservarlo todo el tiempo.

¿Pero el almacenamiento no es lo suficientemente barato como para mantener más datos de los necesarios?

Russo: Sí, el almacenamiento es barato. Pero usar esa información y procesarla y gobernarla, todo eso es bastante costoso. IA y aprendizaje automático, utilizando API de los grandes proveedores con las diferentes plataformas: hay un componente de costo. Los datos en reposo son baratos, pero los datos en uso no lo son. Asegurarse de tener una arquitectura de datos bien administrada es una pieza crítica de la transformación digital. Y el CIO desempeña un papel fundamental al señalar el costo y la efectividad y qué plataforma debe implementarse.

¿'Descartar' solo significa eliminar?

Russo: Significa eliminar [o] destruir de forma segura. Es un borrado seguro. Es posible que tenga algunos [datos] de los que no está realmente seguro y una opción podría ser enviarlos al almacenamiento de cinta fuera de línea y configurar el temporizador. Si no los tocas en un par de años, se deshaces de ellos.

¿Quién maneja estos datos en la conversación de transformación digital?

Russo: Creo que todo viene de arriba. Proviene del CEO que quiere transformarse digitalmente y luego se dirige al equipo de liderazgo que entiende que los datos y la gestión de datos son partes importantes de esa transformación.