Ocho criterios esenciales para evaluar a proveedores de ERP

Elegir el software equivocado puede tener consecuencias desastrosas. Por eso, establecer los criterios adecuados de evaluación de proveedores antes del proceso de selección del ERP es la clave del éxito.

Dado que gran parte del negocio depende del sistema ERP de una empresa, la elección de un software equivocado puede tener consecuencias devastadoras para el negocio y dar lugar a implementaciones fallidas. Otros resultados pueden ser la pérdida de soporte de un producto en pocos años, los sobrecostos y las interrupciones de la empresa debido a las dificultades para implantar o utilizar el sistema. En el peor de los casos, el sistema ERP podría ni siquiera implantarse, lo que daría lugar a litigios.

Los objetivos empresariales son difíciles, si no imposibles, de alcanzar si un sistema ERP no se ajusta a la empresa. Entrar en el proceso de selección con criterios claros de evaluación del proveedor de ERP es un medio importante para evitar estas consecuencias.

Los directores de informática, los ejecutivos y los responsables de TI deben recopilar los criterios de selección de los proveedores de ERP mucho antes de contratarlos, afirma Paul Rosner, propietario de Lin Productivity LLC, una empresa de asesoramiento tecnológico de Houston. El proceso debe incluir la formación de un equipo interno para debatir los futuros resultados empresariales. El equipo también debería incluir a la alta dirección para que se conviertan en defensores de la iniciativa.

«Si no se mantienen estas conversaciones por adelantado, se perderá lo que ocurre hoy y mañana en los requisitos», dijo Rosner. «Tendrá una lista de verificación detallada, pero será frágil».

Las partes interesadas solo deben considerar los criterios de selección del proveedor de ERP después de que el equipo multifuncional haya identificado los resultados deseados, el estado actual de la organización y el estado futuro.

Estos son algunos de los criterios más importantes a tener en cuenta.

1. Adecuación funcional

Los sistemas ERP no son una propuesta de talla única, así que hay que tener en cuenta las funciones empresariales necesarias. Por ejemplo, una organización global que requiera múltiples divisas e idiomas necesitará características diferentes a las de una empresa más pequeña con una sola ubicación.

Los responsables de TI y de la empresa deben estudiar cómo el sistema ERP gestiona la consolidación financiera si es una prioridad para la empresa, afirma Marc Caruso, arquitecto jefe de Syntax, un proveedor de servicios ERP de Montreal. También merece la pena investigar las capacidades de elaboración de informes y cuadros de mando.

2. Integración de sistemas

El software ERP necesitará inevitablemente conectarse con sistemas de terceros, por lo que el departamento de TI debe asegurarse de tener en cuenta esos sistemas en sus conversaciones.

El departamento de TI debe hacer un inventario de todos los sistemas que necesiten enviar o recibir datos del software de planificación de recursos empresariales, explica Rosner. Lo ideal sería que esto ocurriera al principio del proceso de evaluación.

El departamento de TI también tendrá que entender que puede necesitar plataformas adicionales.

La mayoría de los productos ERP SaaS tendrán APIs web que pueden permitir una integración más fácil, dijo Caruso, pero las organizaciones probablemente necesitarán una sólida plataforma de middleware para la integración y procesos maduros para el desarrollo ágil y la integración continua/entrega continua.

«La mayoría de las organizaciones siguen teniendo aplicaciones locales heredadas, por lo que la solución también debe funcionar con esas tecnologías», dijo.

3. Cobertura de los procesos

La cobertura de los procesos es otra consideración importante.

Los directores de informática y sus equipos deben evaluar si necesitarán aplicaciones separadas para la seguridad, la elaboración de informes o la movilidad, dijo Rosner. Esto incluye el middleware necesario para estas aplicaciones. Otros temas a tener en cuenta son el impacto que un sistema ERP tendrá en la red y la infraestructura, así como la forma en que los datos fluirán entre los sistemas.

Por ejemplo, una empresa con múltiples catálogos de productos y múltiples instalaciones de fabricación debe asegurarse de que los catálogos tienen convenciones de nomenclatura comunes para que cada catálogo sea una representación cohesiva y precisa de cada instalación.

4. Tecnología del proveedor

El equipo de compras del ERP debe evaluar si la tecnología del proveedor es la adecuada para ellos.

Cuando Excel Connection estaba considerando ECI M1, la empresa se fijó en si el producto utilizaba tecnología .NET, SQL y Crystal Reports, dijo Colleen Weber, gerente de negocios de Excel Connection, un fabricante de Milwaukee. La empresa acabó eligiendo ECI M1 porque los sistemas más antiguos modernizados seguían teniendo una tecnología engorrosa que habría exigido a los programadores añadir campos para la elaboración de informes u otras pequeñas tareas.

5. Opciones de personalización

Otro criterio a tener en cuenta es la capacidad de personalización del software ERP y el grado de personalización que puede necesitar la empresa.

Excel Connection necesitaba poder personalizar los informes, por lo que la empresa buscó un software con esa capacidad, dijo Weber.

6. Hojas de ruta de los proveedores

Los planes de software de un proveedor son otro aspecto importante de la lista de selección del ERP.

Las empresas deben mirar la hoja de ruta de un proveedor, que debe incluir los planes de lanzamiento y las fechas para las nuevas características y mejoras.

7. Costos de implantación y mantenimiento

Tener en cuenta los costos del ERP es crucial, y el equipo de compras puede pasar por alto fácilmente algunas cifras.

Mientras que el costo del software es importante, los proveedores pueden subestimar cómo la gestión del programa y la gestión del cambio afectarán a las cifras finales de la implantación del ERP, dijo Len Riley, líder de la práctica de asesoramiento comercial en UpperEdge, un proveedor de servicios de negociación y abastecimiento de TI en Boston. Incluso los integradores de sistemas pueden dar una estimación de la implantación que no tenga en cuenta los recursos internos necesarios. Los costos podrían salirse de control.

8. Apoyo del proveedor

Es muy importante tener en cuenta la cantidad de soporte que proporcionará un proveedor.

«El soporte es fundamental», afirma Dave Luter, consultor senior de la consultora empresarial Netlogx, con sede en Indianápolis.

Los equipos de compra deben examinar si el soporte es completamente telefónico y si hay soporte local, dijo. Los equipos también deben fijarse en el nivel de experiencia de los técnicos y en la existencia de un consejo de clientes. Participar en un consejo de clientes puede dar a la empresa la oportunidad de dar forma a la hoja de ruta del producto.

Las empresas también deberían considerar cómo aprenden mejor sus propios empleados.

Las empresas deben investigar el tipo de educación y formación que se imparte, dijo Luter. Muchas empresas suben videos de formación, pero es posible que tengan que complementarlos con formación presencial o práctica si los videos no son suficientes.