Ocho beneficios del ERP tipo SaaS

¿Qué es el ERP SaaS?

El ERP SaaS es una categoría de software ERP basado en la nube que los proveedores venden a través de una suscripción mensual por usuario. Se distribuye como un servicio de suscripción a través de internet. Los proveedores alojan el software en sus servidores y se encargan de la administración y el mantenimiento, incluyendo el envío de actualizaciones. Menos costoso de configurar que las versiones locales o incluso más personalizadas del ERP en la nube, el ERP SaaS viene de serie y los proveedores no suelen ofrecer opciones de personalización. Los usuarios acceden a él en línea.

Aquí hay ocho beneficios de SaaS ERP, junto con algunas desventajas potenciales.

1. Costos más bajos

Las empresas que utilizan cualquier tipo de software en la nube, incluido el ERP SaaS, ahorran dinero en hardware porque el proveedor aloja el software. Las organizaciones no necesitan comprar y posiblemente reemplazar el hardware. Además, las empresas más pequeñas suelen ahorrar dinero utilizando el ERP SaaS porque pueden necesitar menos módulos y no necesitan pagar por muchos usuarios. El ERP SaaS les proporciona capacidades que no tendrían de otro modo.

Además, una empresa que utiliza un sistema ERP SaaS multi-inquilino comparte algunos costos, como el mantenimiento, con otras empresas. Esto puede suponer un mayor ahorro.

Sin embargo, los responsables de la empresa deben tener en cuenta varios factores antes de elegir el ERP SaaS, porque el ahorro no está garantizado. Si una organización ya ha adquirido el software local con una compra única, está asumiendo un nuevo gasto al comprar una suscripción indefinida al ERP SaaS. Si una empresa añade más usuarios de los previstos, el ERP SaaS podría ser más caro que el software local. Es posible que un integrador de sistemas tenga que ayudar con el traslado a una nueva plataforma ERP, lo que supone otro gasto. Además, si las empresas necesitan migrar muchos datos, los costos de implementación pueden aumentar.

2. Actualizaciones automáticas

Un proveedor de ERP SaaS multi-inquilino maneja prácticamente todos los aspectos de las actualizaciones del sistema, por lo que los líderes de TI no tienen que preocuparse de cuándo implementarlas o aprender a hacerlo como lo harían con los sistemas locales.

Sin embargo, las empresas que pueden necesitar posponer las actualizaciones –por ejemplo, una actualización programada para la temporada de vacaciones, cuando la organización está particularmente ocupada– probablemente deberían evitar el SaaS multi-inquilino porque el proveedor decide cuándo se producen las actualizaciones. El software SaaS de un solo inquilino suele ofrecer más control sobre el momento de las actualizaciones, pero el departamento de TI asume parte de la responsabilidad de implementarlas.

3. Mantenimiento más sencillo

Los proveedores de ERP SaaS multi-inquilino se encargan del mantenimiento, por lo que los departamentos de TI tienen menos responsabilidad.

Además, añadir usuarios suele ser más fácil con el software ERP SaaS.

4. Interfaz de usuario moderna

La facilidad de uso es la clave de la experiencia digital de los empleados de hoy en día. Los proveedores que venden ERP SaaS multi-inquilino se centran en la simplicidad desde el principio. Como resultado, este tipo de ERP suele reflejar ese enfoque en la experiencia del usuario. Esto significa que suele ser más fácil de navegar que un ERP personalizado en la nube o en las instalaciones.

Sin embargo, las empresas normalmente no pueden personalizar el ERP SaaS multi-inquilino, por lo que las organizaciones que necesitan añadir o modificar su sistema ERP probablemente deberían seleccionar otro tipo de software.

5. Seguridad de los datos

Sin embargo, las empresas todavía tienen que manejar sus datos y la gobernanza de la seguridad, los problemas de acceso de los usuarios y otros aspectos críticos de la seguridad.

Los proveedores suelen prometer que los datos del ERP SaaS multi-inquilino están seguros, a pesar de que varias empresas compartan una instancia del software. Sin embargo, si la protección de los datos es primordial, una organización probablemente debería optar por un sistema de un solo inquilino en lugar de multi-inquilino.

6. Facilidad para compartir datos

Dado que el software ERP SaaS es accesible en línea, los empleados pueden conectarse más fácilmente desde cualquier lugar y enviar los datos de la empresa a los proveedores o clientes. El software local es más difícil de acceder para los empleados de forma remota porque normalmente tienen que hacerlo a través de un tercero. Las empresas suelen tener que implementar controles de seguridad para los empleados que acceden de forma remota al software local.

Que los empleados tengan la posibilidad de compartir fácilmente los datos podría mejorar la comunicación con los proveedores y el servicio al cliente.

7. Despliegue más rápido y sencillo

Las implantaciones de ERP en las instalaciones son difíciles y costosas, y las empresas corren el riesgo de fracasar por una gran cantidad de razones, entre las que se incluyen los excesos de costos y los plazos más largos de lo previsto.

Por el contrario, los equipos de TI no necesitan instalar los sistemas ERP SaaS localmente, por lo que este despliegue es teóricamente mucho más fácil, aunque los problemas de los ERP heredados pueden complicarlo.

8. Acceso a herramientas modernas

Las tecnologías más nuevas, como la IA y la IoT, pueden beneficiar a las empresas de varias maneras, incluyendo un mejor análisis de datos y servicio al cliente. Sin embargo, la IA requiere una gran cantidad de almacenamiento de datos y capacidad de computación, y si una empresa tiene un software local, el departamento de TI puede necesitar agregar hardware. El software en la nube, incluido el ERP SaaS, puede proporcionar un acceso más fácil a estas capacidades.

Además, muchos proveedores de la nube ofrecen servicios de IA en la nube «plug-and-play», para que las empresas puedan empezar a trabajar más fácilmente.

Molly Driscoll es editora asociada de TechTarget y cubre el software de RRHH y ERP. Ha trabajado como editora para la empresa de marketing Skyword, y como editora y reportera para el Christian Science Monitor.