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Nueva tecnología compite para volverse el reemplazo del correo
Muchas alternativas al correo electrónico han emergido con los años, pero él sigue reinando a pesar de las reflexiones que dicen lo contrario. ¿Mantendrá el correo su corona o será derrocado por nueva tecnología?
Cada año se da la misma conversación: ¿Alguna nueva tecnología matará al tradicional correo electrónico? El correo ha sobrevivido a muchas muertes. Primero, fue el surgimiento del fax y luego fue la web. La mensajería instantánea, el chat y los foros siguieron pronto. Luego vinieron los mensajes de texto y las redes sociales, como Twitter y Facebook.
Hoy existe una nueva raza de asesinos del correo, con servicios como Slack y Yammer batallando por una cuota de las horas que la gente pasa comunicándose con colegas y amigos en línea. Cada uno ha sido aclamado como un reemplazo del correo, y sin embargo el correo sobrevive.
Aún más, el correo es integral a cómo trabajan muchos servicios de competencia, que requieren direcciones de correo para registrarse y verificar una nueva cuenta, recuperar contraseñas, así como las notificaciones de correo para alertas, reportes o para promover nuevas funciones a los clientes.
Discutiblemente, el correo tiene dos mercados que servir: consumidores y empresas. Conforme pasa el tiempo, las tendencias de consumo se moverán del correo a las redes sociales como Facebook, y luego de vuelta nuevamente al correo, y más adelante se alejarán hacia algo nuevo. Finalmente, incluso la persona más anti correo a menudo necesita mantener al menos una dirección de correo para registrarse a ciertos servicios.
Para los consumidores, al menos, muchos servicios tienen opciones de registro que evitan el correo, como darse de alta vía Facebook o LinkedIn. Sin embargo, el proveedor de identidad –incluyendo Facebook, LinkedIn y Twitter– también requiere una dirección de correo electrónico. Algunos servicios permiten a los usuarios registrarse con un número de teléfono móvil en lugar de un correo, pero los números de teléfonos móviles tienen problemas de propiedad que el email, especialmente el correo personal, no tiene.
Las empresas son una bestia diferente. En años recientes, ha habido algunos casos de alto perfil de compañías que han eliminado completamente el correo electrónico. La razón usual es que el correo tiene un efecto negativo percibido en la productividad. Los analistas afirman, de modo rutinario, que “lidiar con el correo” toma entre 30% a 80% del tiempo productivo de un empleado, citando historias extremas de empleados que regresan de vacaciones para encontrar 10 mil ítems sin leer en sus buzones de entrada.
A menudo, los problemas vienen del uso del correo más que del propio correo. Estas en muchas listas de distribución y la falta de sistemas de gestión de documentos útiles resultará fácilmente en un alto volumen de mensajes de correo y un caos de archivos adjuntos.
Por qué extrañará al correo cuando se haya ido
¿Pero qué sacrifican esas compañías cuando tratan de obtener un nirvana altamente productivo, libre de correo? Algunas capacidades útiles del correo se pierden cuando se pone esta prohibición.
Ubicuidad. El correo es simple de usar, ampliamente disponible, de bajo costo –o gratis para algunos servicios– y funciona con una enorme variedad de aplicaciones y dispositivos. Casi todo el mundo tiene correo –personal, proveedores y clientes. En contraste, tecnologías emergentes competidoras del correo tienen relativamente menos usuarios –con algunas excepciones como Facebook– y varían en popularidad entre diferentes regiones geográficas. Es una cosa prohibir el correo para el personal, pero decirle a los clientes que no pueden ponerse en contacto con usted vía correo es otra historia. Esto hace difícil para una empresa abandonar el correo.
El correo también puede estar cercano al tiempo real, y aún ser perfectamente adecuado para las comunicaciones a lo largo de zonas de tiempo distribuidas. Esto es más conveniente que un sistema en tiempo real, o cualquier plataforma basada en stream en la cual el contenido actualizado o nuevo empuja los mensajes más viejos fuera de la vista.
Seguridad y cumplimiento. Los sistemas modernos de correo tienen funciones que muchas plataformas emergentes simplemente no incluyen. La seguridad y el cumplimiento son dos, en particular, a las que muchas empresas ponen mucha atención en el clima actual de ciberseguridad. Al elegir cualquier servicio para datos corporativos, las empresas deben saber:
- Quién puede acceder a los datos corporativos;
- Dónde están almacenados los datos corporativos;
- Cómo los datos corporativos son protegidos en tránsito y en descanso, por medidas como el cifrado;
- Cómo son respaldados los datos, cómo pueden ser recuperados y por cuánto tiempo; y
- Si las comunicaciones pueden ser monitoreadas y filtradas por groserías o datos sensibles.
Los sistemas modernos de correo son suficientemente flexibles ya sea para satisfacer los requisitos del consumidor directamente, o para integrarse con productos de terceros para llenar la brecha. Por ejemplo, una empresa que requiere que los datos sean almacenados dentro de un país particular, y puede registrarse para una cuenta de Microsoft Office 365 en ese país u hospedar un servidor Exchange en un centro de datos en ese país para satisfacer ese requisito. Sin embargo, muchas plataformas que no son de correo solamente son hospedadas en centros de datos basados en Estados Unidos y no ofrecen opciones internas.
No hay duda que el correo puede ser problemático en las empresas, particularmente en la grandes corporaciones. El enorme volumen de los mensajes de correo, las extendidas listas de distribución y lo poco práctico de usar el correo para transferir y colaborar en documentos, son problemas reales. Pero plataformas como Exchange Server y Office 365 están evolucionando sus capacidades de correo para resolver esos problemas. Por ejemplo, OneDrive for Business no adjunta documentos a los mensajes de correo, sino que los almacena de modo centralizado en la nube, donde todos los usuarios finales pueden ver la última versión en cualquier momento. Adicionalmente, Office 365 Groups le da a los equipos una forma de colaborar y comunicarse alrededor de temas o proyectos específicos.
Por el futuro previsible, el correo no va a ninguna parte. Servicios complementarios como la mensajería instantánea y las redes sociales empresariales tienen su lugar, pero no reemplazarán al correo en las empresas en el corto plazo.
