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Las diferencias entre el software ERP en las instalaciones y en la nube
Con las empresas más móviles y ágiles, los sistemas ERP locales podrían no ser suficientes. El software ERP en la nube permite personalización y flexibilidad, pero todavía tiene inconvenientes.
ERP es un término utilizado para referenciar software que, en su núcleo, ayuda a las empresas y organizaciones operar. Si bien los beneficios han demostrado ser fructíferos, debido a su importancia para las organizaciones y su naturaleza compleja, el ERP ha sido uno de los sistemas de software de más alta inversión y difíciles de implementar en las organizaciones.
Hoy en día existen varias maneras diferentes de configurar los sistemas de planificación de recursos empresariales. Los ERP modernos se han expandido de sus predecesores con capacidades que abarcan más que solo la planificación de recursos. En el pasado, el ERP era visto como un sistema monolítico que ayudaba con un conjunto limitado de operaciones comerciales. Pero ahora, un sistema ERP también se puede construir "Best of Breed" como una colección de aplicaciones independientes o integradas –o una combinación de ambas– que ayudan a gestionar aspectos específicos de la empresa.
Los sistemas ERP generalmente se alojan de tres maneras: la tradicional, localmente; en la nube; o una combinación de las dos. Como aclaración, el ERP en la nube ha sido un término utilizado para definir cuando el software de ERP con licencia completa era alojado dentro de una infraestructura de nube. Hoy en día, el software de ERP de nube se utiliza a menudo como sinónimo para describir el ERP tipo software como servicio (SaaS); sin embargo, esto no es del todo exacto. El ERP SaaS es un software que es propiedad y está alojado fuera del sitio, en la nube, por el proveedor, pero que se paga por "por demanda", tal como se utiliza. Básicamente, el ERP SaaS es un tipo de modelo de computación en la nube, pero no todos los ERP en la nube son necesariamente SaaS. Si bien los objetivos del software ERP esencialmente siguen siendo los mismos, independientemente de dónde esté alojado, hay algunas diferencias fundamentales con los sistemas de software en sitio y los sistemas SaaS o ERP en la nube que las organizaciones deben considerar antes de implementar.
Diferencias entre el software ERS SaaS o de nube frente al ERP local tradicional
Como ocurre con la mayoría de las cosas, los sistemas de nube y ERP SaaS tienden a tener sus propios beneficios e inconvenientes. Estas son algunas de las facetas del software ERP en la nube –más específicamente, los modelos SaaS– que pueden ayudarle al seleccionar el software adecuado para su organización.
Control de sistemas y datos: En un escenario SaaS, un tercero suele administrar el software y los datos, en oposición a un sistema ERP in situ. Este soporte adicional del ERP tradicional tiende a requerir más personal de TI, lo que puede resultar en más costos asociados. Por otro lado, puede haber un mayor grado de control sobre los sistemas y datos con los sistemas locales.
La mayoría de los sistemas ERP en la nube permiten cierta personalización, permitiéndole configurar el sistema para que coincida con el aspecto y la sensación de su organización, como por ejemplo el uso de logotipos de la empresa. Sin embargo, el control de la verdadera personalización en términos de reescribir código puede ser mucho más limitado, especialmente en sistemas con múltiples inquilinos. Minimizar la personalización puede ser beneficioso para reducir los gastos de ERP y los retrasos en la implementación, pero también puede afectar su ventaja competitiva si no se adapta la funcionalidad única.
Integración: En cierto nivel, la mayoría de los sistemas de software ERP tradicionales y en nube ofrecen integración, debido a las crecientes necesidades de transferencia de datos entre aplicaciones. Los sistemas ERP en la nube tienden a usar APIs, que son herramientas para facilitar la integración. Si se utilizan protocolos estándar o ecosistemas comerciales similares, los costos podrían ser menores en comparación con el desarrollo de software de integración ad-hoc.
Actualizaciones: El software ERP en la nube generalmente recibe actualizaciones más frecuentes que los sistemas tradicionales. En algunos casos, las actualizaciones ocurren con tanta frecuencia como mensual o incluso semanalmente. Esto puede llevar el beneficio de seguir cumpliendo con las regulaciones cambiantes. Cuando se implementan, los sistemas ERP en nube pueden brindar escalabilidad a empresas con alto crecimiento y rápida expansión. Si bien es beneficioso para cualquier ERP mantener el ritmo, a las actualizaciones repetidas no les falta inconvenientes, especialmente para sistemas con mayores grados de personalización.
Acceso móvil: Se ha vuelto más común ver productos ERP tradicionales que ofrecen a los usuarios acceso móvil que puede ayudar con las aprobaciones remotas, las notificaciones y la visibilidad operacional. A veces puede haber complicaciones adicionales en el software de ERP local si se requiere que un cliente de terceros actúe como el enlace entre dispositivos móviles y el sistema ERP. Muchos sistemas ERP de nube, debido a su naturaleza basada en web, son móviles nativos y vienen con aplicaciones móviles estándar.
Seguridad y fiabilidad: Al factorizar datos críticos como las finanzas corporativas, detalles de empleados, información de cuentas de clientes y secretos comerciales, no es de extrañar por qué la seguridad sigue siendo un requisito esencial al considerar el software ERP. En el pasado, el ERP en la nube a menudo llevaba la percepción de ser ampliamente susceptible a las brechas, hackeos y explotación, especialmente cuando se compara con sus contrapartes locales tradicionales. Para dar tranquilidad, muchos proveedores de ERP en nube están promocionando el cifrado y el uso de salvaguardas adicionales construidas en plataformas como Amazon Web Services, que tienen protocolos de seguridad mejorados.
Otra preocupación común con cualquier ERP es la incapacidad de operar debido a malfuncionamientos de software, hardware e infraestructura. La interrupción operativa puede traducirse en fuertes pérdidas. Se debe pensar más en la necesidad de acceso a internet de un producto ERP en la nube, especialmente para empresas con ubicaciones remotas o áreas con conectividad de red menos confiable. Igualmente importante es la fiabilidad del rendimiento global del proveedor de ERP en la nube, que puede tener múltiples redundancias y protocolos de recuperación de desastres para proteger los datos.
Pago: El software de ERP local generalmente se cotiza con una licencia perpetua única y comisiones de soporte continuas, algunas de las cuales pueden ser negociables. Los sistemas ERP de nube adoptan modelos de precios basados en suscripción, que suelen ser mensuales o anuales. Los proveedores de SaaS pueden fijar el precio de sus aplicaciones basándose en una selección de múltiples factores de uso, como el número de usuarios, las transacciones, la cantidad de datos u otras unidades de medida.
Costos generales: Un sistema ERP tendrá costos asociados con él, no importa cómo está alojado. Sin embargo, el software en la nube o ERP SaaS tiene situaciones únicas de costos, como costos de implementación, costos iniciales y costos continuos que uno no encontraría necesariamente con un sistema local.
Sin duda, los sistemas ERP en nube pueden tener tiempos de implementación relativamente más cortos, pero nuevamente esto puede variar dependiendo de múltiples factores como la personalización, el número de usuarios finales y la arquitectura de TI, por nombrar algunos. Los tiempos más breves de implementación pueden equivaler a una reducción en el gasto en gastos del proyecto incluyendo, pero no limitado a, servicios profesionales y personal de relleno.
Por lo general, existe una mayor inversión inicial con el software ERP local tradicional. El ERP de nube aprovecha las economías de escala y reduce la necesidad de infraestructura del cliente para implementar rápidamente sus productos y servicios, lo que a su vez permite precios atractivos.
Algunas organizaciones que seleccionan ERP en la nube pueden generar ahorros con una necesidad reducida de actualizar el hardware y la infraestructura. También podría haber ahorros mediante la transición de funciones de soporte de TI que pueden ser gestionadas por el proveedor de ERP en la nube. Dicho esto, la nube no siempre significa ahorro. Dependiendo de consideraciones como la estructura de precios y la duración de la suscripción del servicio, la inversión global de los productos de nube puede eventualmente incurrir en costos similares o incluso mayores a largo plazo.
Al decidir sobre un sistema de ERP, hay un surtido de aspectos a considerar. Mientras que la nube/SaaS y los sistemas locales pueden ofrecer ambos sus propias ventajas empresariales, no existe un tamaño único para todos los ERP. Las organizaciones deben mirar los recursos y conocimientos que pueden ayudarles a hacer una selección óptima al invertir en un sistema ERP.
