Hay que tomar consciencia de que el teletrabajo no es algo temporal

El trabajo masivo de los empleados desde casa debido a la pandemia tomó a las empresas por sorpresa, y la mayoría no estaba preparada. Para sortear el escenario, es clave proporcionar un entorno digital de trabajo “que permita un acceso seguro a la información sensible del negocio” solo al personal autorizado, señala Richard Poore, director regional de ventas en DWS (Digital Workspace Company).

En entrevista vía correo electrónico con SearchDataCenter en Español, el ejecutivo subraya que las organizaciones deben ser “conscientes de que habrá una nueva ‘normalidad’” que requerirá implementar estrategias de operaciones a distancia como parte de la estrategia general de negocios.

¿Cuáles son los principales puntos, respecto a tecnología o estrategia de trabajo, en los cuales las empresas se deben enfocar en este momento para facilitar el trabajo remoto de sus empleados?

Richard Poore

Richard Poore: Las estrategias de trabajo remoto en los negocios deben basarse, en primera instancia, en brindar un espacio digital que asegure una experiencia de usuario óptima para que los colaboradores accedan a las aplicaciones e información de los negocios como si estuvieran en la oficina, de la misma manera o mejor de lo que lo hacían cotidianamente. Es clave proporcionar este entorno de trabajo de forma tal que permita un acceso seguro a la información sensible del negocio, como bases de datos, contratos y otros datos confidenciales, solo al personal autorizado, para no poner en riesgo a otros trabajadores o a la compañía.

¿Cómo superar desafíos como la falta de infraestructura adecuada en los hogares de los empleados o los riesgos de seguridad?

Richard Poore: El cambio a la modalidad de trabajo remoto, en muchos casos, fue muy repentino. Aunque existían compañías que contaban con estrategias de home office, muchas otras no estaban preparadas para hacerlo, y mucho menos al 100% de su plantilla, por lo que fueron muy pocas las compañías que tenían, y que lograron poner en marcha exitosamente, un plan de continuidad operativa a distancia. En este escenario, las empresas primero se preocuparon por dar continuidad a sus operaciones, por lo que, en el mejor de los casos, les brindaron un equipo portable a sus colaboradores y les pidieron que se conectaran desde casa, dejando muchas vulnerabilidades expuestas. Actualmente, y como es posible que la situación se prolongue de manera indeterminada, hay empresas que ya están pasando a una segunda fase, en la cual ajustan sus necesidades de infraestructura, para estabilizar y asegurar un buen desempeño de los sistemas, así como también aplicar medidas de seguridad que comiencen a cerrar las brechas que se generaron por la falta de tiempo.

¿Cómo cree que esta forma de trabajo de emergencia afecta a las empresas y qué repercusiones cree que dejará en los modelos de trabajo empresarial?

Richard Poore: Como ya se comentaba, la pandemia tomó desprevenidas a las empresas y las obligó a tomar alternativas no consideradas. Sin embargo, el teletrabajo más que una repercusión se ha convertido en una oportunidad que les ha permitido desarrollar sus planes de continuidad operativa, adaptar sus negocios y mejorar las herramientas que ya les daban a los empleados. Debemos ser conscientes de que habrá una nueva “normalidad” en la que las empresas deberán esforzarse por implementar estrategias de operaciones a distancia, ya que en caso de no hacerlo pondrán en riesgo su continuidad en el mercado.

¿Cree que la colaboración y el trabajo remoto están ayudando a cambiar la cultura de los empleados (y por ende, a quitar resistencia) en cuanto a la digitalización de los espacios de trabajo?

Richard Poore: Efectivamente, la colaboración se ha visto positivamente afectada a través del trabajo remoto. Gracias a esto, ya no existen barreras geográficas para reunirse o comunicarse entre colaboradores; los equipos de trabajo están en constante colaboración gracias a las herramientas disponibles en el mercado, y de las que no se tomaba provecho estando en una oficina. Los trabajadores han tomado consciencia de que el teletrabajo no es algo temporal, se han organizado para ser más productivos en sus propios espacios y han definido sus horarios y tareas para cada día, de manera que existe un real aumento de la productividad: de manera individual en un 30% y de manera colectiva en un 10%. Es decir, estamos siendo más productivos trabajando en remoto.

¿Cómo está abordando DWS la pandemia a nivel interno y en su relación con clientes, socios y proveedores?

Richard Poore: A nivel interno no hubo impacto, ya que el 100% de los sistemas que utilizamos son accedidos desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo y en cualquier momento, ya sea a través de Citrix o directamente utilizando aplicaciones SaaS en la nube. Como toda crisis, genera oportunidades, por lo que el equipo está muy unido sabiendo que existe un fin social de nuestra labor, ya que por cada escritorio remoto que desplegamos le estamos brindando la oportunidad a una persona a que se conecte desde su casa, promoviendo que no se contagie o contagien a otros.

Somos una compañía con presencia en varios países de la región y Europa, así que estábamos muy acostumbrados a viajar. Hoy no existen esas barreras geográficas, las herramientas disponibles y el espíritu de camaradería que reina hacen que trabajemos como un solo equipo, y eso lo perciben tanto los clientes como los socios de negocios. También organizamos actividades fuera de lo laboral para la interacción entre el personal, por ejemplo, una vez a la semana nos unimos after office y se realizan actividades en equipo. Hoy contamos con grupos de intereses como: Cocina típica de cada país, Música/ Instrumentos musicales, Series y Películas, Preparación de cócteles.

Con los clientes, hemos transformado nuestro plan de actividades, ya que hacíamos eventos (no masivos) como almuerzos de relacionamientos o presentaciones. Ahora tenemos webinars o seminarios digitales con speakers reconocidos, en los que hablamos un poco del impacto de la pandemia en las áreas clave de la empresa para que los ejecutivos sepan cómo manejar esta situación.

Con nuestros proveedores, hemos afianzado nuestra relación. Hemos programado sesiones para ver cómo transformar la atención a clientes, cómo realizar la entrega de materiales y nos han capacitado para enfrentar la contingencia. No hablamos de tecnología: nos preocupamos por apoyar a las empresas a mantener sus negocios vigentes; nuestra estrategia es más humana y ese es nuestro valor agregado.

El factor humano es la clave. Por ello, desde RR.HH. se realizan encuestas internas semanales para conocer el sentir de cada colaborador, y que ellos sepan que cuentan, en caso de necesitarlo, con el apoyo de toda la dirección de la compañía, más el apoyo de profesionales expertos que ayuden a manejar situaciones de estrés por el confinamiento.