El mercado de software BPM en Brasil se mantiene vanguardista y competitivo

¿Para qué sirve la BPM?

Los sistemas de BPM se centran en ayudar a la organización, independientemente de su tamaño, a alcanzar sus objetivos mediante mejoras centradas en la gestión y el control de los métodos. Sus herramientas y técnicas tienen la capacidad de analizar, modelar y optimizar cualquier proceso de la empresa.

Una característica destacable de esta metodología es la de mezclar la innovación con la flexibilidad, de modo que también existe la posibilidad de integración con la tecnología. Además, existe una tendencia fuerte y muy natural en la evolución y transformación de los procesos que puede y debe ser optimizada.

¿Por qué es importante tener un software BPM?

El software BPM es una herramienta de automatización de procesos que ayuda a las empresas a localizar los cuellos de botella en los procedimientos comunes que restringen el flujo empresarial. Además, es un aliado esencial para controlar los costos de la organización, hacer más eficientes los procesos cotidianos y garantizar el buen rendimiento de las personas involucradas.

Entre los beneficios que ofrecen están los siguientes:

• Mejora el rendimiento: permite a los equipos de trabajo desempeñar sus funciones con mayor fluidez y eficacia.
• Aumenta la competitividad: permite agilizar los procesos, lo que se traduce en una reducción del tiempo de respuesta. El cliente es atendido más rápidamente que si buscara a la competencia y su satisfacción aumenta.
• Aumenta la productividad: se estima que el uso de una solución tecnológica de este tipo aumenta la productividad de la empresa entre un 60 % y un 85 %. Si los empleados de una empresa tienen claras sus tareas y funciones podrán realizarlas con mayor rapidez y facilidad.
• Reduce los costos económicos: gracias a un software BPM, las organizaciones pueden reducir los costos al permitir el uso adecuado de todos los recursos.
• Monitorea todos los procesos: permite tener una visión global de lo que ocurre en todos los procesos. Cada responsable de departamento recibe un completo informe elaborado automáticamente para controlar mejor todo lo que está funcionando en su área y poder localizar los puntos que necesitan ser mejorados.
• Permite una toma de decisiones más rápida: al utilizar el software de gestión de procesos, los responsables de los departamentos disponen de toda la información sobre los procesos en tiempo real y pueden decidir qué pasos dar en menos tiempo.
• Facilita el cumplimiento de la normativa: este es uno de los grandes retos a los que se enfrentan las empresas. Gracias al uso de soluciones tecnológicas de gestión de procesos, pueden identificar más rápida y fácilmente cuándo no se está cumpliendo la ley para adaptarse a la legislación vigente y evitar posibles sanciones por incumplimiento.

¿Cuáles son las etapas que debe cubrir un software BPM?

Aunque cada empresa puede tener sus requisitos particulares, que varían según su ámbito de actuación, es posible enumerar cinco pasos que todo software BPM debería cubrir. Estos son:

1. TAL CUAL (AS IS). Consiste en el relevamiento y mapeo de los procesos de la organización. Lo ideal es que este momento sea colaborativo y lleve a todos a un círculo de conversación, permitiendo el intercambio de experiencias que solo el contacto visual puede proporcionar. El mapeo de la situación actual de los procesos permite identificar qué partes del mismo «causan dolor» a la empresa, y esto es fundamental para el siguiente paso.

2. SER (TO BE). Este es el momento de transformar los procesos. A partir de la cartografía elaborada en la fase AS-IS, se diseñan los procesos con las mejoras que deben implementarse. De este modo, se aumenta el nivel de rendimiento de los procesos y se mejoran los resultados de la organización en su conjunto.

3. Aplicación. Es el momento de poner en práctica lo que se diseñó en TO-BE. Para ello es necesario tener conocimientos en gestión de proyectos para dar todo el apoyo necesario a la implantación de los nuevos procesos. Esto incluye la gestión del cambio organizativo y la gestión de las partes interesadas, reduciendo así los riesgos para la empresa.

4. Monitoreo o supervisión. La supervisión consiste en seguir el rendimiento de los procesos para comprobar si funcionan como se espera o necesitan revisiones. Si al transformar sus procesos adoptó una visión integral, lo más probable es que sienta la necesidad de contar con un sistema de indicadores de rendimiento (KPI). Este sistema demostrará la contribución de cada parte del proceso al conjunto, a través del diagrama causal.

5. Gestión del rendimiento. Un sistema de KPI permite medir el rendimiento de forma más rápida y sencilla, de modo que todos los procesos puedan ser gestionados, confirmados y corregidos en tiempo real. Esto se debe a que este sistema demuestra las relaciones causales temporales entre los indicadores, dándoles un significado y no limitándose a hacer una lista de métricas.

Un mercado competitivo y diverso

El tamaño del país y la diversidad de sectores productivos y sociales hacen que el mercado de BPM en Brasil sea muy atractivo para los desarrolladores nacionales e internacionales.

Existe muchas soluciones específicas como: Monday, Pipefy, Asana, MeisterTask, Shortcut, GanttPRO, Nifty, Miro, Bitrix24, Beesbusy, CloudOffix, Totvs, Oracle, entre otros, todos con la posibilidad de ofrecer acceso local o en la nube, personalización según el tamaño y necesidades de las empresas, y lo más importante, con soporte en portugués.