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Cómo combatir la fatiga de las reuniones virtuales en cinco pasos
Con una nueva visión de las videoconferencias, las organizaciones pueden hacer que sus reuniones sean más eficaces y evitar que los empleados se agoten.
El cambio al trabajo desde casa ha impulsado un rápido aumento del uso de las videoconferencias, que no tiene visos de disminuir. Entre las 476 organizaciones participantes en el estudio Workplace Collaboration: 2021-22 de Metrigy, el 82 % utiliza ahora el video para todas o la mayoría de las reuniones, y más del 82 % dijo que el uso del video siguió aumentando hasta finales de 2020 y en 2021. Dado que el lugar de trabajo del futuro probablemente será híbrido, las reuniones por video seguirán siendo una parte importante de la colaboración de los trabajadores (y de los clientes) en el futuro. Nota del editor: Irwin Lazar es presidente y analista principal de Metrigy.
Sin embargo, el aumento de las reuniones por video también ha planteado retos, en particular cómo combatir la fatiga de las reuniones virtuales. A diferencia de las audioconferencias, las reuniones por video requieren una participación más activa, a menudo con personas sentadas o de pie durante largos periodos de tiempo en un único lugar frente a la cámara. La vista de uno mismo hace que los participantes se centren más en su aspecto ante la cámara que en el contenido de la reunión.
Las reuniones también están plagadas de video de baja calidad, ya sea por problemas de red o por dispositivos de audio y video de baja calidad. Entre los participantes en la investigación, casi el 35 % dijo que los empleados expresaron su preocupación por la fatiga de las reuniones por video. Si no se solucionan estos problemas, se reduce la productividad y se tiende a apagar las cámaras, lo que da lugar a comunicaciones menos eficaces.
Hacer que las reuniones sean mejores para la organización
He aquí cinco maneras en que las organizaciones pueden combatir la fatiga del video:
- Acortar las reuniones. La reunión típica hoy en día es de una hora. Acortar los debates a 45 o incluso 30 minutos da a los empleados más flexibilidad para programar los descansos entre reuniones. Considere la posibilidad de realizar reuniones emergentes más cortas para conversar en grupo.
- Reduzca el número de reuniones. Utiliza aplicaciones de colaboración en equipo y de gestión del trabajo para hacer un seguimiento de las actualizaciones del estado de los proyectos y programa las reuniones solo cuando sean absolutamente necesarias, por ejemplo, para discutir un tema clave o para hacer una lluvia de ideas sobre un proyecto.
- Restablezca las expectativas. No siempre es necesario que los miembros del equipo tengan las cámaras encendidas en todas las reuniones, especialmente cuando hay un gran número de participantes. Utilice un enfoque que diga que está bien que los empleados apaguen sus cámaras si sienten que necesitan un descanso o quieren caminar y solo participar a través del audio. Por supuesto, esta política debe ser lo suficientemente flexible como para exigir la participación por video cuando sea necesario que los asistentes a la reunión se vean entre sí o compartan contenidos.
- Programar descansos. La mayoría de las aplicaciones de calendario permiten programar descansos entre reuniones. Utilícelos para evitar las reuniones de video consecutivas estableciendo descansos de cinco, diez o incluso quince minutos entre reuniones.
- Mejore las experiencias de video. Utilice las nuevas funciones que están apareciendo en las aplicaciones para reducir el ruido de fondo y mejorar la presentación visual. Utilice dispositivos de audio y video personales y de alta calidad en sala para mejorar el encuadre, la iluminación y la acústica. Y anime a los empleados a desactivar la autovisión si la aplicación de la reunión lo permite.
Las organizaciones de RR.HH. y de TI deben trabajar juntas para entender los retos a los que se enfrentan los empleados cuando utilizan el video. Despliegue herramientas de análisis para medir la calidad del video y el audio y la utilización de la cámara. Solicite activamente la opinión de los empleados para determinar sus puntos de dolor. Mediante una combinación de políticas y tecnología, las empresas pueden aprender a combatir la fatiga de las reuniones virtuales. El agotamiento de los empleados se reduce y las reuniones por video son más eficaces.
