Cinco claves para tener éxito motivando a los empleados remotos

Para muchos gerentes, un conjunto de herramientas de motivación de los empleados antes de la pandemia incluía una charla rápida en el pasillo, la calidez en persona de una sonrisa después de la crítica, una reunión improvisada junto a la máquina de café para estimular los ánimos decaídos. Pero el movimiento generalizado hacia el trabajo a distancia exige repensar los enfoques antiguos.

Más de las tres cuartas partes de los líderes de recursos humanos (77 %) creen que el cambio hacia el trabajo remoto continuará después de que la pandemia de COVID-19 disminuya, según una encuesta reciente del grupo de expertos The Conference Board.

Eso es especialmente cierto ya que el trabajo remoto parece impulsar la productividad de varias empresas.

Pero incluso antes de que el distanciamiento social y las órdenes de refugio en el lugar obligaran a una amplia gama de empleados a trabajar desde casa, las empresas, tanto grandes como pequeñas, estaban incorporando acuerdos de trabajo remoto en sus operaciones.

Tome el ejemplo de Digital Brand Expressions.

Después de que el huracán Sandy interrumpiera gran parte de la costa este en 2012, Niki Fielding, presidenta de Digital Brand Expressions, una agencia de marketing digital en Princeton, Nueva Jersey, decidió que sus empleados trabajaran desde casa dos días a la semana. Cuando ocurrió la pandemia, su personal de cinco personas y 10 contratistas pudieron mantener el negocio en marcha sin problemas.

"Estábamos acostumbrados a trabajar con la gente de cerca, pero de forma remota, todo el tiempo", dijo Fielding.

Para Digital Brand Expressions, el cambio a un enfoque de tiempo completo de trabajo desde casa es una extensión de lo que la compañía ya estaba haciendo, pero la comprensión de que faltaba algo tomó un tiempo, dijo.

Ese algo era el toque humano.

"Esos intercambios verbales, el estar bromeando [faltaban]", dijo Fielding.

Como propietaria de un negocio, su desafío era ayudar a sus empleados, incluidos dos nuevos empleados, a sentirse parte de la cultura.

Ese es un desafío al que se enfrentan muchos gerentes. Con ese fin, aquí hay cinco formas de motivar a los trabajadores remotos.

1. Use la tecnología para fomentar la conexión

La tecnología ha sido fundamental para conectar a los trabajadores entre sí y con los gerentes durante el cambio hacia trabajar desde casa.

"El compromiso realmente nunca se trata de [solo] las herramientas, se trata de los comportamientos y la comunicación del líder", dijo Kevin Kruse, director ejecutivo de LEADx, una empresa de tecnología con sede en Filadelfia. "Las herramientas son solo diferentes formas de facilitar eso".

Permitir que los miembros del equipo se vean mientras interactúan puede ser un aspecto importante para mantenerlos comprometidos. Hay varias herramientas de comunicación por video disponibles para ayudar, incluidos Microsoft Teams, Zoom, Skype y Google Meet.

"No usamos nada especial para mantener un alto compromiso, solo Zoom y nuestra mensajería interna", dijo Kruse.

Digital Brand Expressions usa Skype, Zoom y GoToMeeting indistintamente, pero prefiere GoToMeeting para compartir pantalla, dijo Fielding.

El personal de MMS Education, una empresa de gestión de la educación en Langhorne, Pensilvania, confía principalmente en Microsoft Teams para mantenerse en contacto entre sí, dijo el CIO Pierce Baugh.

Sin embargo, al determinar una estrategia de comunicación, los líderes deben centrarse en la tecnología general que necesitan en lugar de en un producto específico, dijo Baugh.

"De lo que se trata es de tener una revisión rápida, una llamada rápida, compartir una pantalla", dijo. "No importa si se trata de Teams, Zoom, GoToMeeting, Skype u otra plataforma".

Las organizaciones deben buscar herramientas que sean fáciles de usar y escalables, dijo Baugh.

"Todos están a un clic de distancia de todos los demás [en MMS]", dijo.

Las herramientas son flexibles, por lo que los empleados pueden comenzar una conversación por correo electrónico, pasar fácilmente al teléfono y luego invitar a colegas adicionales a una conferencia telefónica, si es necesario, dijo.

2. Comunicarse de forma proactiva

Comunicarse de manera proactiva con los trabajadores y alentar a los trabajadores a comunicarse entre ellos es fundamental para que todos se sientan conectados.

"Cuando te registras por la mañana [en Digital Brand Expressions], envías un correo electrónico para que todos sepan que estás conectado y trabajando", dijo Fielding.

Para facilitar preguntas o toques rápidos (preguntar sobre una fecha límite, por ejemplo, o confirmar el nombre de un contacto), Fielding y su personal mantienen Skype abierto todo el día.

"Tratamos de usar la mentalidad de que si es algo que solo habría comentado en la oficina, use Skype para eso", dijo. "Pero no debería interrumpir a la gente en Skype con cosas largas que pertenecen a correos electrónicos o que necesitamos documentar".

En LEADx, Kruse creó "una cadencia de comunicación [simple]" para garantizar un contacto regular entre su equipo.

"Literalmente, solo programamos eventos de calendario recurrentes", dijo. Todos los lunes, los miembros del equipo mantienen conversaciones individuales y participan en una revisión de toda la empresa, por ejemplo.

3. Dé prioridad a la creación de equipos y la participación

Cuando la fuerza laboral está dispersa, construir y mantener un equipo fuerte requiere que los gerentes adopten un enfoque altamente proactivo. Afortunadamente, los gerentes pueden usar muchas de las herramientas de colaboración para mantener a los empleados sincronizados.

En Digital Brand Expressions, los miembros del personal se reúnen con más frecuencia que antes del COVID-19, usando Zoom o GoToMeeting, dijo Fielding. Eso refuerza su sentimiento de trabajar juntos. Cuando los equipos están en una oficina, su trabajo y sus conversaciones tienen un cierto flujo. Cuando trabajan desde diferentes ubicaciones, se ven obligados a programar más conversaciones para asegurarse de que se intercambie información y se respondan las preguntas. Fomentar las conversaciones uno a uno o uno a varios mantiene la interacción necesaria para un equipo bien unido.

Fielding también permite tiempo para la interacción social durante sus reuniones, mientras que en el pasado, una reunión saltaba al tema de negocios en cuestión.

"Ahora, estamos preguntando: ¿Qué vas a hacer este fin de semana? ¿Qué viste ayer?" dijo.

Si bien el enfoque quita algo de tiempo de trabajo, retrasa parte de la interacción personal que podría haberse dejado atrás en la oficina, dijo.

La interacción personal es el corazón de la formación de equipos, que en sí misma es fundamental para motivar a los trabajadores remotos.

"El toque informal... es lo más importante para la formación de equipos", dijo Baugh. "La formación de equipos se trata de entusiasmo y emoción, eso es energía, y eso es lo que hace que tus cosas pasen la línea de gol", dijo.

Los gerentes deben tener clara su visión y la de la empresa, y asegurarse de que cada miembro del personal comprenda su función y cómo afecta a sus colegas tanto en el día a día como a largo plazo.

"Yo diría: 'Tu rol es X; vas a escribir esta parte [del software] y... ellos van a hacer la base de datos y esta otra persona está construyendo un sitio web'", dijo Baugh. "Todos estamos trabajando juntos".

Kruse también enfatiza las comunicaciones como la clave para la formación de equipos. Además de organizar eventos estructurados, como un club de lectura mensual, anima a los empleados a compartir elementos como fotos familiares y fotos de vacaciones en la plataforma de colaboración de la empresa, Basecamp. También introdujo el tiempo para socializar en la rutina del día laboral.

"Literalmente comenzamos nuestra reunión semanal de equipo preguntando: '¿Cuál fue la mejor parte de tu fin de semana?' o '¿Qué es algo bueno que está pasando?' ", dijo. "Esto nos da una manera de aprender acerca de los intereses personales de los demás, estar al día sobre su familia y hace que todos estén de buen humor para la reunión".

4. Establezca metas realistas y evalúe el desempeño de los empleados

La comunicación y el compromiso contribuyen al desempeño tanto a nivel de equipo como individual.

Por eso, los gerentes deben considerar el éxito respondiendo dos preguntas, dijo Baugh: ¿Está teniendo éxito en los negocios y está teniendo éxito personalmente?

Cada pregunta es importante porque un aspecto del compromiso no tendrá éxito sin el otro, dijo Baugh. Si bien el entorno de trabajo remoto actual hace que el trabajo del gerente sea más desafiante, las plataformas de video les permiten observar el estado de ánimo y el nivel de entusiasmo de cada empleado, dijo.

"En una llamada uno a uno, tendrá una mejor idea de si un empleado está frustrado o si tiene ansiedad por algo", dijo.

Los gerentes tienen varias opciones cuando se trata de medir el progreso de un equipo, como herramientas ágiles, herramientas Scrum o herramientas de gestión de proyectos.

"Tiene que mantenerlo personal", dijo Baugh.

Incluso si se utilizan nuevas herramientas para comunicarse, los gerentes pueden seguir confiando en procesos probados y verdaderos para establecer metas y medir el desempeño. LEADx, por ejemplo, rastrea los objetivos y los resultados clave (OKR) de manera regular, dijo Kruse.

Fielding establece y revisa metas de 90 días con cada miembro de su personal, como lo hizo antes. Sin embargo, descubrió que la tecnología remota inyectaba tiempo adicional en el proceso.

En un caso, conectar a un miembro del personal a un tutorial en línea para una nueva herramienta no les brindó la oportunidad de hacer preguntas, dijo. Si hubieran estado en la oficina, ella y el empleado habrían podido registrarse y cerrar la brecha de información más rápidamente. Una discusión detallada llenó el vacío de información, pero tomó tiempo.

"No anticipé eso", dijo Fielding.

5. Comparta cómo crear un espacio de trabajo exitoso

En la medida de lo posible, los empleados necesitan consistencia para prosperar.

Ya sea que estén en casa o en la oficina, los empleados necesitan un espacio que les permita ser productivos, dijo Baugh.

"Lo más importante es tener un lugar dedicado", dijo Baugh. "Usted va a ir allí todos los días y cuando se va no cambia nada, todo está donde lo dejó".

Al elegir su lugar, las personas deben considerar cómo lo harán cómodo en términos de ergonomía, por ejemplo, su buena silla, así como de luz y temperatura, dijo Baugh.

Si es posible, los empleados deben evitar trabajar donde haya distracciones.

"Deben crear un área libre de distracciones en su casa para trabajar, y [tener] un escritorio y una silla ergonómicamente sólidos y, por supuesto, un ancho de banda sólido para las videoconferencias", dijo Kruse.

Aunque no es posible para todos, la mejor situación es trabajar desde una oficina separada, dijo Fielding.

"[Idealmente] no es su habitación de invitados, no es una sala de juegos, es solo la oficina", dijo.

Para su oficina en casa, Fielding ha replicado su diseño en el espacio físico de DBE.

"Es la misma configuración, es la misma grapadora, [pero] simplemente me facilita la transición", dijo.

Lo importante es sentar las bases para el enfoque.

Sin embargo, sea cual sea la situación en casa, ya sea que las personas estén en una oficina separada o trabajando en la mesa de la cocina, deben planificar para esos momentos en los que tienen que "ponerse las anteojeras", dijo Baugh.

"Eso podría significar ponerse auriculares o lo que sea necesario para darle ese tiempo de concentración realmente alto que necesita para producir algo", dijo.