Alternativas de ERP: fabricantes de sistemas pequeños pero potentes para las PyMEs

Ganar confianza es la clave del éxito

Una de estas alternativas de ERP ha ayudado a mejorar el negocio de Phillips Safety Products, un fabricante especializado en gafas de seguridad en Middlesex, NJ. La empresa familiar de tres generaciones ha superado un sistema de gestión de inventario de Fishbowl Inventory y decidió que era hora de implementar un Sistema ERP, según Brian Struble, arquitecto de TI de Phillips Safety Products.

Brian Struble

"En los últimos tiempos de 2016, habíamos visto la escitura en la pared y decíamos que la pecera ya no era capaz de satisfacer nuestras necesidades diarias", dijo Struble. "El motor de la base de datos no estaba escalando, tardaba demasiado tiempo en sincronizar los datos y con frecuencia fallaba".

Struble consideró varios productos de ERP, incluido Oracle NetSuite, pero le gustó la actitud de Priority Software Ltd., ya que la relación comercial con el proveedor era casi tan importante como la tecnología.

"Pensamos que Oracle y SAP probablemente habrían pensado que no éramos lo suficientemente grandes, y que nos gustaba la actitud de una compañía que está interesada en ganarse nuestra confianza y ganar nuestro negocio, lo cual encontramos en Priority", dijo Struble.

Priority Software se estableció en Israel en 1986, y ha estado abriéndose camino en América del Norte y los EE.UU., con un ERP empresarial dirigido principalmente a fabricantes pequeños y medianos, según Eran Rozenfeld, director administrativo de Priority Software en EE.UU.

Eran Rozenfeld

Muchos fabricantes pequeños como Phillips Safety no tienen un sistema ERP formal y pueden desconfiar del costo y la complejidad de un sistema de grandes proveedores. Según Rozenfeld, Priority vio la brecha en el mercado y quería ofrecer un sistema ERP que fuera rentable, fácil de implementar y ejecutar, pero que también tuviera la funcionalidad específica que necesita un pequeño fabricante.

Algunos de los clientes de Priority han superado su sistema de contabilidad o QuickBooks y pueden pensar que no están listos para un sistema de ERP debido al costo, pero "nuestro sistema no es mucho más que un sistema de contabilidad", dijo.

Priority ha sido proactiva en ayudar a Phillips Safety a sacar el máximo provecho de su sistema ERP y empujar a la empresa a áreas donde no sabía que era necesario, dijo Struble.

"Han estado dispuestos a presionar cuando no tenemos requisitos precisos y, a veces, ni siquiera sabemos cuáles son los requisitos", dijo. "Pero no se alejaron de ninguna de nuestras ideas".

El ERP centrado en la fabricación alimenta el crecimiento de la empresa

JD Machine Corp., una tienda de impresión de construcción en Ogden, Utah, pudo crecer desde una tienda familiar hasta una compañía de fabricación de 200 empleados, en gran parte, porque se ha basado en M1, un ERP de ECi Software Solutions orientado a la manufactura.

JD Machine, un fabricante de precisión para empresas en una variedad de industrias –incluyendo aeroespacial, defensa y dispositivos médicos–, es un fabricante relativamente pequeño, pero tiene una extensa lista de productos, muchos de los cuales requieren procesos complejos. Según Matt Wardle, presidente y CEO de JD Machine, es un nicho de negocios que hizo que el sistema ERP correcto fuera una necesidad.

Matt Wardle

En el momento en que JD Machine implementó M1 en 1998, tenía unos 20 empleados, pero Wardle dijo que necesitaban implementar un sistema ERP que pudiera crecer con la empresa.

"En la industria de la impresión a medida, 200 personas es una tienda grande. Y cuando hablamos con personas con tiendas de 40 a 50 personas, preguntan cómo lo hacemos. Les digo que una buena parte de nuestro éxito se debe a que usamos un sistema ERP para rastrear las cosas", dijo Wardle. "Tenemos 4,000 trabajos diferentes en un momento dado y no hay manera de que tengas suficiente personal para rastrearlos si tratas de hacerlo manualmente".

ECi Software Solutions, con sede en Ft. Worth, Texas, adquirió M1 en 2010 y se centra principalmente en pequeños fabricantes como JD Machine, según Jeff Ralyea, presidente de la división de fabricación de ECi Software.

Ralyea dijo que los pequeños fabricantes podrían usar un sistema ERP para manejar todos los aspectos importantes de administrar el negocio: tomar pedidos, comprar materiales, construir planes de producción, administrar horarios, administrar los libros y hacer recuentos de ciclos y ciclos. Pero a menudo también necesitan el apoyo de un proveedor, lo que no siempre es posible por parte de los grandes proveedores.

Jeff Ralyea

"M1 es un sistema ERP empresarial completamente robusto para pequeños fabricantes, pero incluso la forma en que hacemos nuestras implementaciones son diferentes, ya que somos muy prescriptivos al entrar y ayudar a los clientes a entender cómo usar el software como se pretende", dijo. "Somos el mejor producto para un fabricante discreto que es un vendedor de productos sin marca, y sabemos exactamente qué hacen los vendedores así con el software ERP. Entonces, entraremos y le enseñaremos cómo hacerlo".

Alternativas ERP encuentran los nichos correctos

Las alternativas de ERP son atractivas para las PyMEs, en gran parte, porque se dirigen a tamaños particulares de empresas, ubicaciones o verticales de la industria, según Mickey North Rizza, analista de la industria de ERP en IDC.

"Se hacen un nombre por sí mismos en un nicho particular o en una industria dentro de un país en particular", dijo Rizza. "La prioridad comenzó en Israel, pero ahora tienen algunas ofertas en los EE.UU. y el Reino Unido. Es muy abierta, muy flexible, multilingüe, multidivisa y puede personalizarse, así como llevarlo al siguiente paso".

Los clientes de pequeñas y medianas empresas que no están preparados para una gran empresa ERP a menudo encuentran un mejor ajuste con los proveedores más pequeños.

Mickey North Rizza

"[Los clientes] ven que [las alternativas de ERP son] más ágiles y más rápidas para entrar al juego, y reciben más atención de los vendedores y del integrador", dijo Rizza. "Las empresas más pequeñas también tienden a ser mejores para escuchar a sus clientes y mejorar el producto en función de sus comentarios".

La nube puede ser una ventaja para los proveedores de ERP más pequeños, permitiéndoles competir en costos y permitiendo a los clientes ponerse en marcha rápidamente. Esto es comparable a las personas que pueden usar TurboTax para presentar sus declaraciones de impuestos en el último minuto, dijo Rizza.

"Con algunas de estas compañías, es posible conectarse y, en pocos minutos, configurar y comenzar a usar sus productos", dijo.

Necesidad de conocer las limitaciones

Sin embargo, aunque las alternativas de ERP pueden ser más ágiles y más rentables que los ERP grandes, también pueden tener limitaciones, según Chris Devault, gerente de selección de software para Panorama Consulting Solutions, una consultora de ERP con sede en Denver.

"Algunos de los más pequeños han existido por mucho tiempo, pero simplemente no tienen la capacidad de gastar el dinero en investigación y desarrollo, y no pueden mantenerse al día con los proveedores más grandes", dijo Devault.

Los proveedores más pequeños pueden quedarse cortos en ciertas funciones de ERP, pero esto no siempre obstaculiza su atractivo para las empresas que son adecuadas.

"Vemos que, muchas veces, no tienen un CRM [gestión de relaciones con el cliente] que funcione correctamente, o la contabilidad de back-end no es lo suficientemente flexible para fines de consolidación o cumplimiento global", dijo Devault. "Esas son las áreas típicas donde se quedan cortos, pero pueden competir absolutamente si es la empresa del tamaño adecuado, la funcionalidad del tamaño correcto, el nicho de la industria correcto y la visión correcta".