Actualización de TI, un proceso vital para toda compañía

Hardware y software son componentes fundamentales en la operación de toda compañía, e invertir recursos y políticas en su debida actualización es primordial. Las cifras así lo confirman. Más del 50% de los encuestados en un estudio encargado por Dimension Data señalaron que modernizar el hardware y software es una de sus preocupaciones más importantes dentro de las empresas.

Las empresas buscan cada vez más modernizar su infraestructura, y es relevante hacerlo porque la arquitectura obsoleta es difícil de integrar y complica el ejercicio del control unificado de datos. Al tener hardware y software antiguo, se observa un aumento de los problemas de integración, escalabilidad y compatibilidad con los nuevos sistemas, herramientas y aplicaciones.

Además, «existen crecientes amenazas de seguridad tecnológica para las empresas, y generalmente el hardware y software obsoleto no tienen los controles necesarios para enfrentarse a estos desafíos de nueva generación. También, existe mayor costo de soporte y mantenimiento para infraestructura y software obsoleto, dado que los fabricantes y desarrolladores trabajan bajo un calendario de soporte, enfocándose siempre en el hardware y software más moderno y dejando de soportar, después de cierto período, los equipos y versiones de software que ya no comercializan», dice Maksim Mondeja, consultor principal de Dimension Data.

Pablo Dubois, CenturyLink.

En el aspecto de la seguridad, Pablo Dubois, gerente de productos de seguridad en CenturyLink para América Latina, señala que hoy más que nunca el software debe estar actualizado y mantenido con sus respectivos parches: «Podríamos decir que hoy es mucho más grande el riesgo que una empresa corre por tener un software desactualizado que actualizarlo y que por algún error del mismo pueda afectar su operación. Hoy los ciclos de desarrollo de software son cada vez más cortos y no se detienen. Por lo que si una versión de software falló por algún bug, ya se está trabajando para la corrección del mismo en horas. Ya no más días ni semanas y esto aún cuesta verlo siendo adoptado por empresas en Latinoamérica», advierte.

Francisco Cisternas, ITC Ingeniería.

A juicio de Francisco Cisternas, gerente general de ITC Ingeniería, si una compañía no realiza inversiones en su infraestructura tecnológica, sin duda comenzará a perder competitividad y sus costos operativos tenderán al alza. «Por ejemplo, alguien podría pensar que no es necesario actualizar el servidor de procesamiento que actualmente tiene la compañía ya que funciona y no presenta problemas. Sin duda, un punto de vista válido. Pero qué sucede con su productividad o los costos que tendrá esta máquina ante una falla que, a medida que el tiempo aumenta, la probabilidad es mucho mayor, [pues] sus repuestos serán más caros y escasos. Elementos como ventiladores o fuentes de poder de un servidor adquirido en el año 2010 son mucho más caros –si es que aún se fabrican– en relación a los de un servidor del año 2015, por ejemplo. Por otro lado, cada actualización de software presenta nuevas y mejores funcionalidades que sus antecesores, lo que sin duda beneficia la productividad de las organizaciones. Estas pueden ser mejoras gráficas, disminución en los tiempos de procesamiento, mejor aprovechamiento del espacio físico del hardware, aumento en la seguridad de la información, etc.», explica.

Diego González, gerente general de Defontana, agrega que la actualización es importante para asegurar rendimiento, productividad y desempeño de los sistemas, para no tener imprevistos o contingencias que lamentar y que pueden costar a la larga más caro. «Si el hardware no se actualiza, difícilmente soportará un software de última generación. El rendimiento relativo de los servidores, por ejemplo, al no tener una actualización o mantención periódica, declina y, por lo mismo, los costos de inversión y soporte aumentan. En definitiva, los sistemas optimizados mejoran el rendimiento y nuevas funciones mejoran la eficiencia de la gestión. Además, se consiguen menos fallas y, por ende, mayor seguridad y confiabilidad», enfatiza.

La importancia de las actualizaciones periódicas

A juicio de los expertos, los tiempos que se utilicen están relacionados al tipo de empresa en cuestión. No obstante, la premisa es que las actualizaciones de software deben ser automáticas y con un ciclo de actualización lo más corto posible. Las de hardware pueden manejarse con mayor rango de tiempo. 

Diego González, Defontana.

González, de Defontana, sostiene que, en general, las grandes empresas tienen una renovación permanente que no pasa de los dos años, dependientes de contratos de mantención con proveedores o integradores. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, ese plazo puede ser mayor: Generalmente, el doble o más, principalmente por la limitación de los recursos de dicho sector.

En este sentido, Mondeja, de Dimension Data, indica que: «Según nuestra experiencia en Chile, para el hardware es entre tres a cinco años, pero depende de la industria del cliente. En el caso de las actualizaciones de software, se recomienda realizarlas al menos dos veces al año, aunque si existe alguna actualización crítica de seguridad por parte del fabricante se recomienda ejecutarla lo más pronto posible. Los procesos de actualización tecnológica son proyectos complejos y al estar mal preparados pueden afectar la experiencia de los usuarios de las aplicaciones que dependen de ese hardware y software. Asimismo, cada vez más se observa la falta de habilidades en las nuevas tendencias tecnológicas, así como soluciones más complejas y costosas».

Por eso, de acuerdo con el experto, es recomendable contar con la asesoría de empresas especialistas, cuyo negocio sea mantenerse actualizadas y con las habilidades necesarias para la implementación y soporte de ese tipo de proyectos.

Cómo ahorrar dinero en una actualización de TI

El factor monetario es absolutamente relevante en la toma de decisiones de actualización tecnológica en una compañía. Aunque para algunos pudiera verse como un simple gasto, la realidad es que es una inversión necesaria para la óptima operación de la empresa y su capacidad de competir eficazmente en su mercado.

Maksim Mondeja, Dimension Data.

Mondeja, de Dimension Data, señala que: «Siempre recomendamos, antes de comenzar un proceso de renovación tecnológica, realizar un levantamiento físico y lógico. Este servicio (que en el caso de Dimension Data se denomina TLMA) permite conocer el estado actual de su infraestructura y software actuales, así como obtener recomendaciones de qué efectivamente debe ser reemplazado, actualizado o reutilizado. Generalmente, los clientes que toman esta iniciativa logran importantes reducciones en la inversión que deben realizar, y tienes proyectos de integración de las nuevas tecnologías adquiridas más exitosos y con menos interrupciones para los usuarios finales, al conocer de antemano el ambiente tecnológico en el que se integran».

Si hablamos de optimizar costos, la nube se presenta como una opción muy atractiva. En este sentido, González, de Defontana, explica que la mejor opción para estar siempre actualizados son los servicios de nube, la infraestructura como servicio (IaaS) y el software como servicio (SaaS).

«Por un costo determinado y periódico, es posible estar permanentemente actualizado, con el mejor hardware y software, sin necesidad de invertir en licencias o servidores y con seguridad digital garantizada. Lo importante es planificar. Es posible tener un contrato de mantención [sic], renovable cada cierto tiempo, que incluya actualización permanente de hardware y software con un proveedor determinado. También es posible aprovechar ciertos proyectos puntuales para hacer una inversión de renovación. Lo concreto es que para que una organización pueda hacer bien su trabajo, sea competitiva, productiva e innovadora, necesita tecnología que esté al día y sea segura. Si se planifica con altura de miras y el mantenimiento de los sistemas se considera como un ítem de vital importancia para el core del negocio, siempre será una inversión con un retorno importante», concluye.

Consejos para actualizar su infraestructura de TI

Francisco Cisternas, gerente general de ITC Ingeniería, recomienda tener en cuenta los siguiente pasos para llevar a cabo una óptima actualización de su infraestructura de TI:

1. Realizar una evaluación tecnológica de forma responsable teniendo claridad en el objetivo deseado.
2. Realizar compras por volumen. Es más fácil negociar un buen precio si la compra es de 50 equipos, por ejemplo, a que si se compra solo uno o dos.
3. Generar licitaciones si el volumen lo permite.
4. En caso de la compra de productos de presencia internacional –como antivirus o base de datos– realizar cotizaciones con representantes regionales.
5. Tener claridad del producto o tecnología a implementar.
6. Conocer y estudiar casos de implementación. Así se conocerá de primera fuente los costos no mencionados en la cotización (soporte, imprevistos, etc.).
7. Considerar la incorporación –de ser posible– de ciertos elementos de nube, puede ofrecer algún tipo de ahorro.

La tendencia indica que muchos costos se venden como servicios anuales, por lo que la inversión se realiza de manera anual o mensual, dependiendo del caso.