12 mejores prácticas de migración de datos para el ERP en la nube

La migración de datos es un componente clave para el éxito de la implementación de un ERP en la nube. Como líder del proyecto, usted querrá determinar el alcance y el personal de la migración de datos desde el principio.

A continuación se presentan 12 prácticas recomendadas de migración de ERP en la nube que son fundamentales para el éxito.

Decida qué datos migrar

Una de las primeras y más importantes decisiones que hay que tomar es determinar qué datos se van a migrar.

Para asegurarse de que identifica todos los datos del ámbito, identifique todas las aplicaciones actuales a las que afecta la implementación del ERP. A continuación, identifique todas las aplicaciones que su nuevo sistema ERP sustituirá. Si va a sustituir más de una aplicación, es posible que tenga que migrar los datos de varias aplicaciones.

Revise la plantilla de carga con antelación

Para cargar los datos en la nueva aplicación ERP, tendrá que formatear los datos que extraiga del antiguo ERP para que coincidan con la plantilla de carga proporcionada para el nuevo ERP. Revise la plantilla con antelación para evaluar la complejidad del formato requerido.

Comprenda las complejidades del mapeo de datos

Como parte del proceso de mapeo de datos, también tendrá que considerar los tipos de datos de cada sistema. Por ejemplo, puede tener un ID de cliente en una aplicación que acepte caracteres alfanuméricos mientras que otra aplicación solo acepta caracteres numéricos. En este caso, tendrá que decidir cómo acomodar esta diferencia durante el proceso de mapeo y migración.

Decida los parámetros de migración

La mayoría de los jefes de proyecto optan por migrar solo algunos datos al nuevo sistema ERP en la nube. Hay muchas razones para ello.

Por ejemplo, el volumen de datos es significativo y su migración llevará mucho tiempo, los datos son antiguos y no son relevantes para el futuro o la migración de todos los datos es prohibitiva en términos de costos. Por estas razones, los jefes de proyecto suelen optar por migrar solo los datos que son posteriores a una fecha determinada. Por ejemplo, los equipos deberían migrar solo los datos introducidos después del 1 de enero de 2020. También puede añadir otros parámetros, como si los equipos deben migrar los datos de los proveedores que ya no suministran a su organización.

Planifique para los nuevos datos

El proceso de migración de datos también es un buen momento para considerar los nuevos datos que planea capturar en su nuevo sistema ERP y cómo afectarán a la carga de datos en el nuevo ERP.

Si estos datos no existían en su antiguo sistema y son necesarios en su nuevo ERP, es posible que tenga que crearlos durante el proceso de migración. Podría tratarse de un campo de estado, un nuevo campo de fecha o cualquier otra cosa que sea necesaria en su nueva aplicación.

Aborde qué hacer con los datos que no se migran

Si decide migrar solo algunos datos, tendrá que determinar qué ocurre con los datos que quedan en su antigua aplicación ERP. A continuación se presentan algunas opciones:

- Si todavía tendrá acceso al antiguo ERP, puede establecer los permisos de todos en solo lectura. Esto bloqueará las nuevas entradas, pero garantizará que pueda hacer referencia a los datos antiguos cuando los necesite. Es posible que su proveedor de ERP antiguo le ofrezca una tarifa reducida para seguir accediendo a la aplicación si ésta existe en modo de solo lectura.

- Si no prevé necesitar los datos en el futuro, tal vez quiera simplemente archivar los datos en hojas de cálculo para futuras consultas. Antes de elegir esta opción, considere el volumen de datos que contiene el antiguo ERP y la complejidad de los mismos. Estos factores ayudan a determinar si el uso de una hoja de cálculo es una opción viable.

- Como tercera opción, es posible que quiera crear una base de datos para almacenar los datos. Esto puede ser útil si cree que necesitará acceder a los datos de vez en cuando, pero no de forma regular. Esto se convertirá en un pequeño proyecto propio, ya que alguien tendrá que crear una base de datos y migrar todos los datos que no se hayan migrado al nuevo sistema ERP. Es posible que también tenga que desarrollar una pequeña aplicación o informes para simplificar la extracción de datos de la base de datos.

Planifique el calendario de transición y la doble entrada

Una decisión importante es determinar en qué fecha y a qué hora empezará a migrar los datos del antiguo ERP al nuevo. Es posible que los empleados tengan que seguir introduciendo datos en la antigua aplicación ERP para poder dirigir la empresa después de que usted haya extraído los datos. Tendrá que introducir manualmente en el nuevo sistema ERP todo lo que haya introducido en el antiguo después de la extracción de datos.

La extracción, el formateo y la importación de datos en la nueva aplicación ERP pueden llevar días o semanas. Cuanto más tiempo se tarde, más se necesitará la doble entrada para garantizar que alguien introduzca en el nuevo sistema todos los cambios posteriores a la migración.

Procesos internos que dependen de la aplicación ERP

A la hora de establecer el calendario para la transición, hay que tener en cuenta el impacto que puede tener en otras aplicaciones o procesos que dependen de los datos de la antigua aplicación ERP. Por ejemplo, el equipo de finanzas puede necesitar acceso a los datos a final de mes. No pueden quedarse fuera de su antiguo ERP durante mucho tiempo.

Planifique la entrada de datos manual

Aunque automatizará la mayor parte posible de la migración de datos, puede encontrarse con situaciones que no justifiquen la inversión de tiempo y esfuerzo para automatizar la migración. Por ejemplo, puede tener cinco proveedores que tienen una excepción a la regla. En lugar de crear los scripts de conversión para cinco proveedores, puede ser más fácil introducirlos manualmente o editar sus datos en la nueva aplicación como parte del proceso de migración.

Revise la limpieza y la precisión de los datos

Antes de migrar los datos a una nueva aplicación ERP, es posible que desee incluir tiempo en el programa para validar que los datos que se están migrando son precisos y completos. Si es necesario realizar alguna limpieza, querrá programarla antes de la extracción de datos. Asignar tiempo a este proceso garantiza que los datos que se introducen en la nueva aplicación ERP son precisos desde el primer día.

Cree un plan de transición detallado

Un plan detallado que describa todos los pasos necesarios para la migración de datos en el momento del corte es un componente importante para el éxito de la migración de datos.

Un plan garantiza que se tengan en cuenta todas las dependencias y que todos los miembros del equipo sepan cuándo son responsables de su parte. La migración de datos puede implicar a muchas personas para realizar todas las tareas necesarias para una migración, como la extracción de datos, la conversión de datos, la carga de datos en la nueva aplicación ERP, las entradas manuales y la validación final de los datos.

Realice migraciones de prueba

La mejor manera de asegurarse de que sus scripts de migración de datos funcionan correctamente es realizar migraciones de datos de prueba. Si encuentra errores durante esta migración, puede corregirlos y volver a probarlos. Es habitual realizar migraciones de prueba más de una vez para sentirse seguro de que la migración final a producción es rápida y satisfactoria.