Tres tips para el trabajo híbrido que los CIO y TI necesitan

1. Construir la alineación entre departamentos

Cuando las empresas pasaron al trabajo remoto, el departamento de TI fue el encargado de realizar la transición. Rápidamente desplegaron tecnologías de videoconferencia y colaboración, optimizaron las redes e implementaron nuevas políticas de seguridad.

La reapertura de las oficinas –especialmente si esas oficinas están pasando a un modelo híbrido– es mucho más complejo.

El departamento de TI espera que RR.HH. le diga qué empleados volverán a la oficina y cuáles seguirán siendo remotos. El departamento de RR.HH. busca a TI por orientación sobre la tecnología de las oficinas híbridas. Y los administradores de las instalaciones esperan que RR.HH. y TI les asesoren sobre los protocolos de seguridad, los niveles de ocupación y la tecnología de los edificios, como los sensores IoT.

La realidad es que estos equipos deben romper sus silos y trabajar juntos para alinearse con las necesidades de los empleados, los requisitos tecnológicos y los requisitos físicos del edificio para tomar las decisiones de reapertura correctas para su empresa.

Al formar un comité interfuncional, los líderes de TI pueden tomar decisiones tecnológicas informadas que satisfagan las necesidades de los empleados y se alineen con los objetivos empresariales a corto y largo plazo.

2. Desarrollar un marco de trabajo híbrido

Muchas empresas utilizarán un modelo de trabajo híbrido, en el que los empleados dividen su tiempo entre la oficina y el trabajo a distancia, como componente clave de sus planes de reapertura. La mayoría de las organizaciones tendrán que proporcionar orientación a los empleados.

Aunque el trabajo híbrido ofrece a los empleados una mayor flexibilidad, muchas organizaciones necesitarán directrices coherentes que especifiquen qué empleados trabajarán desde casa y con qué frecuencia será fundamental para el éxito. Estas directrices ayudan a evitar los diferentes niveles de flexibilidad que pueden variar según el gerente.

Un enfoque estructurado basado en personas dinámicas, o agrupaciones de empleados que comparten características, servicios y requisitos comunes, ofrece un marco para determinar quién trabaja dónde y por qué.

El departamento de TI puede desarrollar personas dinámicas utilizando las descripciones de los puestos de trabajo de los empleados, las entrevistas a los empleados, los datos históricos de TI y el conocimiento institucional para trazar una imagen clara de quién, qué y dónde deben prestarse los servicios. Esto permite al departamento de TI proporcionar un apoyo más personalizado que agrupar a los empleados por departamentos.

3. Elevar el espacio de trabajo digital y los líderes de la experiencia de los empleados

La vuelta a la oficina presenta varios retos para mantener la cultura de la empresa y una experiencia positiva de los empleados.

En primer lugar, los empleados estarán repartidos entre ubicaciones remotas y oficinas. Los procesos y sistemas basados en la oficina deben adaptarse para incluir a los trabajadores remotos. Por ejemplo, el departamento de TI tendrá que equipar las salas de reuniones con tecnología de videoconferencia para incluir a los participantes remotos.

En segundo lugar, los líderes estratégicos se están replanteando por qué y cómo utilizan las oficinas como parte del desarrollo de su modelo híbrido. En lugar de utilizar las oficinas como un lugar de trabajo general, muchas empresas harán que los empleados acudan a la oficina para eventos específicos, como reuniones de equipo o encuentros sociales. Esto requerirá que las empresas cambien la distribución de sus oficinas para incluir más espacios de reunión y menos escritorios de trabajo individuales.

Además, las nuevas políticas y procedimientos de seguridad cambiarán las rutinas de los empleados. Por ejemplo, los empleados tendrán que aprender a utilizar las nuevas tecnologías sin contacto en las salas de conferencias y en los puestos de control horario.

Los líderes del espacio de trabajo digital y de la experiencia de los empleados desempeñarán un papel fundamental a la hora de superar estos obstáculos y garantizar que sus empresas ofrezcan experiencias positivas a los empleados en la oficina y en casa. Gartner predice que, para 2024, el 50 % de los líderes del espacio de trabajo digital serán promovidos para convertirse en un informe directo de un CIO o director digital. Estos líderes pueden ayudar al departamento de TI a ver la transformación digital a través de la lente de los empleados, recopilar las opiniones de los empleados, y optimizar los procesos y sistemas para una experiencia ideal de los empleados.

Un camino más inteligente hacia la reapertura

A medida que las empresas continúan anunciando sus fechas de reapertura, los líderes de TI están bajo presión para solidificar sus planes de reapertura y garantizar una transición sin problemas.

Al construir la alineación, desarrollar un marco para la toma de decisiones y elevar a los líderes del espacio de trabajo digital, los líderes de TI pueden estar seguros de que están dando los pasos correctos para una reapertura segura y promover el éxito a largo plazo para el trabajo remoto y en la oficina.

Sobre el autor

Joe Berger es director sénior de espacio de trabajo digital en World Wide Technology, donde dirige un equipo de asesores y arquitectos especializados en trabajo remoto, informática para usuarios finales, soluciones para centros de contacto, cámaras inteligentes, comunicaciones unificadas, videollamadas y herramientas de colaboración y productividad. Tiene más de 20 años de experiencia en el sector tecnológico y ha trabajado anteriormente con Cisco y Microsoft.