Siete reglas para procedimientos efectivos de respaldo de datos

La consistencia no es simplemente una virtud cuando se trata de manejar copias de seguridad de datos, es una necesidad.

Si no maneja constantemente todos los aspectos del respaldo y la recuperación de la misma manera en toda la organización, entonces las copias de seguridad se vuelven mucho más difíciles de manejar. También podría encontrarse frente a una sorpresa desagradable y costosa la próxima vez que necesite restaurar desde esas copias de seguridad.

La consistencia no es tan fácil como lo fue en los días de «Una Gran Computadora» con «Una Gran Unidad de Cinta». El mundo está cambiando incluso más rápidamente hoy que antes. Además de las realineaciones empresariales habituales que deben reflejarse en las copias de seguridad, los nuevos conceptos como la gestión del ciclo de vida de la información, las nuevas plataformas como la nube y las nuevas reglas como GDPR requieren políticas de copia de seguridad cambiantes.

Igualmente importante, las empresas a menudo tienen que respaldar más de un sistema o tipo de base de datos. Si bien las copias de seguridad consolidadas son una tendencia importante, todavía hay múltiples sistemas de copia de seguridad para administrar en muchas empresas. El trabajo del administrador de almacenamiento es poner a todos en la misma página y mantenerlos allí.

Ya sea que sea responsable de las copias de seguridad en un sistema o en varios sistemas, no solo necesita políticas de copia de seguridad, sino también un procedimiento de copia de seguridad de datos bien entendido para establecer esas políticas. Siga las siete reglas a continuación para ir por el camino correcto.

1. Establezca políticas consistentes

Su procedimiento debe alentar, si no exigir, políticas de respaldo consistentes en todos los servidores y dispositivos de respaldo en su empresa. Esto no siempre es posible, especialmente en el caso de dispositivos de copia de seguridad mixtos, como la copia de seguridad del centro de datos con una biblioteca de discos y el uso de respaldo en la nube para oficinas remotas.

En general, las políticas son criterios de bajo nivel, generalmente establecidos dentro del software de respaldo, y los procedimientos de respaldo de datos son las construcciones de alto nivel que determinan las políticas. Así, en copia de seguridad, los procedimientos gestionan las políticas.

Por lo tanto, para nuestros propósitos, «política de copia de seguridad» se refiere a las reglas que controlan el respaldo real. Estas son generalmente aplicadas por el software bajo el término de gestión de políticas. Los procedimientos de copia de seguridad de datos son los métodos utilizados para establecer políticas.

2. Asegúrese de que las políticas sean claras y tan fáciles de implementar como sea posible

Una política que no se sigue constantemente porque es confusa no es mucho mejor que no tener ninguna política en absoluto. Idealmente, todos deberían entender la política y por qué existe. Eso significa poner la justificación por escrito.

Las copias de seguridad implican datos críticos. El personal debe reconocer la importancia de los datos, así como el proceso de copia de seguridad y recuperación. Los procedimientos de respaldo de los datos no solo deben sentarse en el estante, las organizaciones deben actualizarlos constantemente y revisarlos con el personal.

3. Establezca métricas

Un procedimiento efectivo tiene formas claras, medibles y apropiadas de verificar que las políticas se cumplan. El software moderno de respaldo con funciones de administración automática de políticas ayuda considerablemente.

La prueba de los procedimientos de respaldo de datos, al igual que los planes de recuperación generales, es clave para el conocimiento de una organización de que puede seguir las políticas de manera adecuada en un evento de pérdida de datos.

4. Esfuércese por sacar al humano del circuito

Una buena política saca a las personas del proceso de copia de seguridad tanto como sea posible, porque las máquinas son simplemente más confiables. Por lo general, no es posible o factible eliminar completamente a los humanos del proceso por razones económicas u otras, pero minimizar su influencia debe ser un objetivo de procedimiento.

Su organización debe tener confianza en su software de copia de seguridad, ya sea que esté realizando copias de seguridad diferenciales, incrementales o completas, ya sea por hora, por día o por semana. Sin embargo, el personal debe verificar constantemente que las copias de seguridad funcionan.

5. Recopile retroalimentación continua

Los procedimientos efectivos de respaldo de datos crean políticas que responden al mundo real. Eso significa que debe hacer un esfuerzo para averiguar de las personas en las trincheras qué tan bien están funcionando las políticas.

Idealmente, esto es más que un esfuerzo pasivo. Los administradores de almacenamiento deben buscar activamente las opiniones de las personas afectadas por las partes interesadas, especialmente las personas que están haciendo el trabajo.

6. Logre la aceptación

Lo ha escuchado antes: Obtenga la aceptación de las personas que hacen el trabajo. Sin embargo, es especialmente importante aquí porque muchas fallas de copia de seguridad y restauración tienen un error humano como causa raíz. Además, las fallas de los medios, otra razón común para los problemas de copia de seguridad, son a menudo un resultado directo de un error humano. Y el error humano es notoriamente influenciado por el compromiso humano con el proceso.

Para ser franco, si no tiene aceptación, tendrá una tasa mucho mayor de copias de seguridad fallidas. Este es un problema particular con las copias de seguridad en ubicaciones remotas, cuando las personas que realizan los respaldos no pertenecen a la organización de almacenamiento y la ejecución de copias de seguridad es un trabajo auxiliar.

7. Facilite el cambio de políticas a medida que cambian la tecnología y las necesidades

El propósito de los procedimientos de copia de seguridad de datos es facilitar el establecimiento de buenas políticas. Las buenas políticas son aquellas que reflejan y se adaptan a las necesidades reales de la organización. Un procedimiento de establecimiento de políticas lento, inflexible y excesivamente burocrático obstaculizará en lugar de ayudar a este objetivo.

A medida que las amenazas y la tecnología de respaldo continúan evolucionando, los procedimientos de respaldo de datos también deben adaptarse. Asegúrese de que el procedimiento de su organización esté actualizado y al frente de las tecnologías. Si se encuentra en una situación de respaldo y recuperación que involucra datos críticos, usted desea estar listo para recuperarse de manera rápida y efectiva.