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Siete desafíos de gestión de procesos de negocio y cómo solucionarlos
Los objetivos poco claros, el débil soporte gerencial y las configuraciones de prueba deficientes se encuentran entre los factores que pueden descarrilar las iniciativas de BPM. Conozca siete desafíos de BPM y formas de superarlos.
Las empresas implementan iniciativas de gestión de procesos de negocio para optimizar los flujos de trabajo; aumentar la productividad general; reducir los riesgos de cumplimiento; eliminar residuos; bajar los costos; enriquecer las experiencias de los clientes; y aumentar la agilidad, la escalabilidad y la eficiencia de los procesos.
Estas iniciativas pueden ser bastante complejas. Para empezar, un único proceso de negocio puede abarcar muchos roles, tareas y sistemas diferentes, todos ejecutados de diferentes maneras. BPM también puede adoptar muchas formas, desde un análisis profundo de las operaciones, hasta un mapeo formal de los procesos de negocio y la implementación de un conjunto integral de herramientas y capacidades.
Finalmente, un proceso de negocios mejorado puede significar diferentes cosas para diferentes partes interesadas, dependiendo de las estructuras de compensación, el estado y las métricas de negocios. Es esencial considerar cómo se alinean los incentivos entre departamentos, socios y clientes.
A continuación, presentamos siete desafíos comunes que enfrentan las organizaciones al adoptar una iniciativa BPM y consejos de expertos sobre cómo abordarlos.
1. Falta de aceptación y apoyo de los ejecutivos
La gestión de procesos de negocio requiere un cambio en la cultura corporativa tanto como de implementaciones planificadas de tecnología. Los empleados podrían resistirse a las iniciativas de BPM si creen que los cambios en el proceso podrían costarles sus puestos de trabajo, su situación laboral u oportunidades de avance.
"Cuando los empleados se resisten al cambio o no tienen claros los beneficios que se transmiten claramente desde el principio, los proyectos BPM encontrarán resistencia", razonó Dana Daher, líder de práctica asociada en HFS Research. Recomendó que los ejecutivos corporativos promuevan los beneficios cualitativos y cuantitativos de BPM entre las partes interesadas.
2. Metas y objetivos comerciales poco claros
En ocasiones, las empresas pueden abordar las iniciativas BPM con objetivos mixtos y contradictorios. "A pesar de la importancia de aprovechar la automatización de procesos", explicó Daher, "muchas organizaciones no logran crear primero una estrategia integral de BPM". Los equipos de proyecto BPM, señaló, deberían aclarar si el objetivo es mejorar continuamente o rediseñar los procesos . Incluir tanto a los equipos de TI como a los de negocios al crear una hoja de ruta es una de las mejores prácticas importantes de BPM que aclarará los objetivos de una organización y cómo alcanzarlos.
3. Infraestructuras de prueba inadecuadas
Un proceso de negocio abarca varias personas y departamentos, incluidos TI, finanzas y seguridad. "A menudo, los usuarios empresariales utilizan una herramienta BPM para automatizar ciertos procesos pero no pasan por un proceso de prueba antes de implementar el flujo de trabajo o los pasos de procesamiento de datos", observó Isaac Gould, gerente de investigación de Nucleus Research.
La falta de pruebas de rendimiento puede provocar fallas en los procesos, errores imprevistos, interrupciones operativas y nuevos riesgos de seguridad. Al planificar la implementación de un sistema BPM, las empresas deben considerar entornos de prueba y sandbox, controles de seguridad y herramientas de prueba automatizadas disponibles para medir el desempeño del proceso. Para eliminar vulnerabilidades, incluya a un desarrollador o especialista de TI en el proceso de creación de pruebas.
4. Confusión sobre cuál es la herramienta correcta para el trabajo adecuado
Ya sea que se implementen para aplicaciones específicas o como parte de plataformas tecnológicas empresariales más grandes, diferentes categorías de herramientas BPM pueden mapear, extraer, capturar, implementar, automatizar, analizar y monitorear procesos de negocios. Muchos tomadores de decisiones de TI no ven una diferencia entre las categorías de herramientas para la automatización de procesos de negocios, la orquestación de procesos, la automatización de procesos robóticos, la hiperautomatización y BPM, dijo Bernd Ruecker, cofundador y tecnólogo jefe de Camunda, proveedor de plataforma de automatización de decisiones y flujo de trabajo de código abierto.
"Los tomadores de decisiones y las organizaciones", sugirió, "necesitan mejorar su comprensión de las categorías de herramientas para seleccionar la solución adecuada para su entorno individual".
5. Procesos ocultos vulnerables a averías
Los procesos de negocio a menudo se construyen con el tiempo a medida que los usuarios encuentran mejores formas de resolver problemas menores. Esta evolución gradual da como resultado procesos ocultos que no han sido claramente identificados y pueden colapsar cuando las personas no están disponibles, abandonan la empresa, pasan a otros puestos o cuando cambian otras circunstancias.
"La pandemia, que llevó a las empresas a lugares de trabajo híbridos distribuidos, hizo que encontrar, arreglar y automatizar procesos defectuosos fuera una necesidad para muchas empresas", dijo Nicolas Chabanoles, CTO del proveedor de BPM Bonitasoft. Señaló que la transparencia a través de una comunicación clara sobre los objetivos de la empresa ayuda a su equipo a enfocar procesos específicos para la automatización con total participación de arriba hacia abajo.
6. Mala visibilidad y trazabilidad del proceso
Cuando los procesos de negocio abarcan muchos sistemas de TI y grupos de personas, normalmente surgen problemas de visibilidad y trazabilidad. Estos problemas, explicó el exdirector ejecutivo y cofundador de Bonitasoft, Miguel Valdés Faura, pueden dificultar la determinación de cuándo un proceso implica intercambios recíprocos múltiples excesivos, especialmente con partes externas como proveedores, contratistas y agentes.
Para garantizar que los proveedores estén inscritos con certificaciones actualizadas, por ejemplo, es necesario enviar, revisar, aceptar e integrar documentos críticos en los sistemas internos, creando cadenas de comunicación que son difíciles de rastrear. Faura aconsejó que la mejor manera de abordar los problemas de visibilidad y trazabilidad es diseñar el modelo de datos comerciales teniendo en cuenta a las partes externas e incluir los mecanismos de aprobación, partes, tareas y escalamientos de procesos.
7. Contratos e incentivos inflexibles con terceros
Las empresas deben reconocer cómo los acuerdos contractuales y las estructuras de incentivos existentes podrían impedir las iniciativas de BPM. Las empresas que trabajan por contrato con una aplicación a la vez luchan con BPM, dijo Mike Fitzmaurice, vicepresidente de Norteamérica y evangelista jefe del proveedor de plataforma de automatización de procesos BPM Webcon. Un modelo presupuestario que está limitado a una cotización de precio fijo y un cronograma de entrega, por ejemplo, puede impedir nuevas oportunidades para reducir costos y aumentar la eficiencia del proceso.
"BPM es más brillante", aconsejó Fitzmaurice, "cuando conduce a un cambio cultural, cuando logra que una organización piense en términos de procesos en lugar de sólo actividades y activos".
George Lawton es un periodista con sede en Londres. En los últimos 30 años ha escrito más de 3.000 historias sobre informática, comunicaciones, gestión del conocimiento, negocios, salud y otras áreas que le interesan.
