Seis pasos para crear su estrategia de transformación del espacio de trabajo digital

1. Céntrese en la gestión del cambio

La razón principal por la que muchas transformaciones digitales en el lugar de trabajo fallan es porque tienden a verse como un proyecto técnico, dijo Tony Saldanha, presidente de Transformant, una firma consultora especializada en ayudar a las organizaciones a través de transformaciones digitales. Una estrategia efectiva se centra principalmente en la gestión del cambio.

Demasiadas estrategias de transformación digital en el lugar de trabajo se centran únicamente en componentes de TI y tecnología. La mayoría no se enfoca lo suficiente en los componentes de la estrategia de negocios y las prácticas de gestión del cambio de recursos humanos.

«Como resultado, la mayoría de las transformaciones digitales se convierten en ‹teatro de innovación› o en éxitos anecdóticos, que no hacen mella suficiente en los resultados comerciales», dijo Saldanha.

2. Evalúe los procesos existentes

Comprenda y evalúe sus procesos digitales y no digitales existentes antes de intentar automatizarlos.

«Los mayores problemas se derivan de la falta de una planificación adecuada, esfuerzos aislados... y una capacitación o una gestión del cambio deficientes», dijo Kate Lister, presidenta de Global Workplace Analytics, una consultora de recursos humanos.

Los procesos manuales a menudo se replican digitalmente cuando deberían haberse abandonado por completo, dijo.

La evaluación de los procesos existentes también puede ayudar a las empresas a identificar todas las partes que necesitan participar en una estrategia de transformación digital en un lugar de trabajo en particular. Lister ha visto fracasar muchos esfuerzos porque los departamentos clave se quedaron fuera del circuito.

Por ejemplo, el equipo de bienes raíces comerciales de una compañía lanzó un programa de trabajo desde el hogar para reducir el espacio de oficina, dijo. El problema era que no involucraba a TI, dijo. Como resultado, las personas trabajaban de forma remota sin las herramientas adecuadas, el acceso a los archivos y las prácticas de seguridad. En otro caso, un equipo de Recursos Humanos lanzó un programa de trabajo desde el hogar que no involucró al equipo de bienes raíces comerciales, dijo. El resultado fueron oficinas vacías, pero sin ahorros financieros.

3. Transformación a medida

Otro paso central es crear grupos internos que conducen un caso de uso a través de diferentes partes del negocio. Por ejemplo, Culture Amp, una plataforma de análisis de empleados, divide su negocio en tres grupos principales: funciones corporativas; ventas, éxito del cliente y soporte; e ingeniería, producto y ciencia de personas. Estas tres funciones tienen diferentes necesidades en el lugar de trabajo, incluida la forma en que trabajan, la tecnología y las herramientas que utilizan, y cómo cumplen sus iniciativas.

«Desarrollar e identificar estrategias únicas de transformación digital para cada grupo ayuda al equipo responsable de la transformación digital a comprender los requisitos colectivos del lugar de trabajo», dijo Damian Fasciani, director de tecnología de Culture Amp.

Adaptar las estrategias de esta manera es clave para lograr una transformación digital efectiva en todas las funciones, dijo.

El equipo de Fasciani se sienta regularmente con diferentes funciones en toda la empresa para comprender dónde ocurren los procesos manuales y repetitivos. A partir de ahí, el equipo de tecnología aprovecha la oportunidad para automatizar y digitalizar esos procesos, abriendo el tiempo del personal para trabajar en otros proyectos o reenfocarse en iniciativas estratégicas.

Por ejemplo, Culture Amp se ha asociado con MuleSoft, una plataforma de integración basada en la nube que brinda la capacidad de integrar y conectar múltiples sistemas. Esto hace que sea más fácil automatizar partes de muchas tareas diarias al enviar automáticamente datos de un sistema a otro, dijo.

«También podemos extraer datos valiosos de múltiples sistemas y presentarlos en un sistema clave de elección, brindando una experiencia más intuitiva para nuestro personal», dijo Fasciani.

4. Perfile la fuerza laboral

Para comprender los estilos de trabajo de los empleados, las empresas deben perfilar las diferentes características de los trabajadores en toda la organización, dijo Anita Kamouri, vicepresidenta y cofundadora de Iometrics, una consultora de análisis del lugar de trabajo.

Esto implica analizar las actividades laborales, los patrones de movilidad, los tipos de colaboración y los requisitos del lugar de trabajo. Las tendencias y preferencias de la fuerza laboral también ayudan a determinar cómo los patrones de trabajo pueden evolucionar en el futuro y son clave para proteger la estrategia y las inversiones en el futuro.

Los resultados del perfil del trabajo a menudo desafían los paradigmas existentes en el lugar de trabajo dentro de la organización, dijo.

Los empleados son más móviles y distribuidos que nunca. Los candidatos y empleados de hoy en día desean movilidad, flexibilidad y opciones en el lugar de trabajo.

«Es importante presentar datos específicos, confiables y válidos de la fuerza laboral a los ejecutivos para ayudarlos a comprender y respaldar soluciones de diseño que aborden las prioridades emergentes de la fuerza laboral», dijo Kamouri.