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Reduzca el desperdicio en almacenamiento con planeación y políticas de retención
Elimine los datos innecesarios para garantizar que no se desperdicie el almacenamiento de datos y para ahorrar tiempo y dinero. Utilice las políticas de retención, los repositorios de datos y el cumplimiento normativo como guías para empezar.
El mundo genera datos a un ritmo asombroso.
Al menos el 30 % de los datos no estructurados de una organización son redundantes, obsoletos o triviales (ROT), y algunas estimaciones lo elevan mucho más, según ManageEngine.
El aumento de los dispositivos 5G e IoT alimenta aún más esta tendencia. Junto con la cantidad masiva de información viene una enorme cantidad de desperdicio de datos, gravando los sistemas de almacenamiento y de red más que nunca. El desperdicio de datos viene en una variedad de formas, como correos electrónicos duplicados, documentos obsoletos, contenido web inflado, comunicaciones innecesarias y mala gestión de datos. Todos estos datos requieren más capacidad de almacenamiento, añaden complejidad a la gestión de datos y se traducen en mayores costos.
La retención de datos ROT también puede aumentar la seguridad, el cumplimiento de la normativa y los riesgos legales, y también puede afectar a la productividad y a la toma de decisiones efectiva. Cuantos más datos haya que gestionar y clasificar, mayores serán los retos para todos.
Más que nunca, las organizaciones deben controlar sus datos ROT, pero no es una tarea fácil. Todas las partes interesadas deben participar. Las organizaciones deben idear una forma de eliminar los datos ROT y minimizar los residuos de almacenamiento de datos en el futuro, lo que requiere un cambio de mentalidad en toda la organización. Los equipos de TI que estén preparados para abordar los datos ROT deben tener en cuenta las siguientes directrices a la hora de planificar las estrategias de reducción del desperdicio de datos.
1. Invertir el tiempo y los recursos necesarios
La eliminación de los datos ROT requiere el tiempo y los recursos necesarios para garantizar la eliminación de un buen porcentaje de los residuos, sin eliminar los datos que la organización sigue necesitando. Los equipos de TI que se apresuran en el proceso pueden eliminar los datos equivocados, lo que los pone en riesgo de incumplimiento o de violaciones legales. O podrían no eliminar una gran parte de los datos ROT y malgastar tanto tiempo como recursos.
Una organización debe estar dispuesta a dedicar el personal necesario para que este esfuerzo sea eficaz. También deben invertir en herramientas que agilicen y simplifiquen las operaciones de gestión de datos. Por ejemplo, los equipos de TI suelen beneficiarse de herramientas que les ayudan a descubrir y catalogar sus datos, así como a determinar cómo acceden y utilizan los empleados los datos. Las herramientas adecuadas permiten a los equipos de TI automatizar muchas de sus operaciones de gestión de datos para facilitar la identificación y eliminación de datos ROT. La automatización también puede evitar que los datos ROT se filtren de regreso en los sistemas de almacenamiento.
2. Inventariar y catalogar los datos existentes
Para empezar a gestionar los datos ROT, haga un inventario de los datos existentes para determinar la cantidad de datos que tiene una organización, dónde se encuentran, a quién pertenecen, quién puede acceder a ellos y cuánto tiempo llevan ahí. Tenga en cuenta otros factores importantes sobre los datos, como si son necesarios para el cumplimiento de la normativa o con fines empresariales, y cualquier política de retención que pueda ser relevante para decidir si se conservan. El inventario debe tener en cuenta los datos de los entornos de nube y de borde, junto con los datos de los servidores, las computadoras de escritorio y los sistemas de almacenamiento locales, como NAS o SAN.
Junto con el proceso de descubrimiento, catalogue los datos y utilice una taxonomía para definirlos, etiquetarlos y agruparlos. Determine qué datos son ROT. Considere si los datos son necesarios, siguen siendo relevantes, están obsoletos, están duplicados en otro lugar, son necesarios por razones legales o de cumplimiento o son valiosos para su organización. Sin embargo, no asuma que un documento antiguo ya no ofrece valor.
3. Borrar los datos ROT existentes
Tras identificar los datos obsoletos, comience el proceso de eliminación. Elimine los datos duplicados, que pueden representar una buena parte de los datos ROT. Aquí es donde resulta útil una herramienta de deduplicación de datos, siempre que pueda satisfacer las necesidades de la organización. Aunque muchos sistemas de almacenamiento incluyen ahora capacidades de deduplicación, podrían no ser suficientes para las grandes organizaciones cuyos datos están distribuidos en múltiples plataformas de almacenamiento, en cuyo caso necesitarían una herramienta de deduplicación global.
Pero los datos duplicados son solo un tipo de desperdicio de almacenamiento de datos. Hay que eliminar todos los datos ROT que se han acumulado en los sistemas de almacenamiento. Esto requiere un enfoque cuidadoso y sistemático que garantice la eliminación solo de los datos correctos, sin poner en riesgo los datos buenos y sin violar las obligaciones legales o los requisitos reglamentarios. Si existe alguna duda sobre la conveniencia de eliminar determinados datos, considere la posibilidad de copiarlos en una plataforma de almacenamiento más barata y, a continuación, elimínelos de los sistemas de almacenamiento primarios.
4. Aplicar políticas de retención de datos
Una de las principales razones de la acumulación de datos ROT es que las organizaciones se aferran a sus archivos mucho tiempo después de necesitarlos. Una organización debería aplicar una política de retención de datos exhaustiva que determine qué datos conservar, durante cuánto tiempo y cuándo eliminarlos. Una política de retención también puede especificar cómo organizar los datos para que la organización pueda buscarlos y acceder a ellos más adelante. El objetivo de la política es garantizar que los datos se conserven solo durante el tiempo necesario, ya sean ocho semanas, ocho meses u ocho años.
Una política de retención exhaustiva puede ayudar a las organizaciones a automatizar el cumplimiento de la normativa, reducir los riesgos legales y reglamentarios y disminuir los costos de almacenamiento. También puede aumentar la relevancia de los datos para un análisis avanzado y una toma de decisiones eficiente. Sin embargo, para ser eficaz, la política de retención debe tener en cuenta los requisitos del negocio, así como las cuestiones legales y de cumplimiento. Además, debe abordar las necesidades de los diferentes tipos de datos, reconociendo que algunos tipos son más valiosos que otros.
5. Crear una única fuente de verdad, como un repositorio centralizado
Una de las estrategias más recomendadas para tratar los datos ROT –y la gestión de datos en general– es consolidar los datos en un repositorio centralizado. Esto, por supuesto, parece contradecir tendencias como la nube híbrida y la computación de borde, pero un repositorio central puede ayudar a reducir la redundancia de datos, simplificar la gestión de datos y facilitar la seguridad de los mismos. También reduce la necesidad de que los usuarios almacenen los datos en sus propios sistemas.
Dicho esto, trasladar todos los datos a un repositorio central no va a funcionar para todas las organizaciones. Lo más importante es crear una única fuente de verdad para cada categoría de datos. Una única fuente de verdad elimina la incertidumbre de las versiones y ayuda a estandarizar las operaciones, al tiempo que mejora la calidad de los datos. También facilita a los usuarios el trabajo con los datos. Saben a dónde dirigirse para obtener la versión correcta, y todos confían en el mismo contenido.
6. Implementar planes para el manejo de los residuos de datos
Elabore cuidadosamente un plan que detalle cómo manejar los datos ROT de forma continua. Dicho plan va acompañado de políticas de retención y deduplicación de datos, así como de estrategias generales de gobierno y gestión de datos. El plan ROT debe definir qué datos conservar, con el objetivo de reducir la cantidad de datos almacenados.
Hay que buscar formas de disminuir la creación de datos innecesarios, como desalentar la inflación de la web o el acaparamiento de datos. Asigne propietarios de contenido a los datos para garantizar la calidad y reducir el potencial de datos ROT. Además, analice los flujos de trabajo de datos actuales para identificar dónde generan los empleados datos ROT y qué medidas puede tomar la organización para eliminarlos. La planificación de la reducción de los residuos del almacenamiento de datos también debe incluir una documentación adecuada que describa cuidadosamente los mecanismos y procesos que hacen frente a los datos ROT.
7. Educar y entrenar al personal
Cuando se trata de combatir el desperdicio de datos, una organización depende en gran medida de las personas que trabajan con los datos a diario. De hecho, son fundamentales para frenar la cantidad de datos ROT que la organización genera y almacena. Por esta razón, deben participar en el proceso de planificación siempre que sea posible y práctico, y deben estar plenamente informados sobre cualquier cambio de política y estrategia de reducción de residuos que pueda afectar a su forma de trabajar con los datos.
Eduque al personal en las cuestiones que rodean a los datos ROT, y fórmeles en las maneras en que pueden reducir el desperdicio de datos, haciendo hincapié en las mejores prácticas de reducción de datos. Además, comunique cuidadosamente cualquier cambio realizado en los procesos de almacenamiento y acceso a los datos, como el traslado de los datos a un repositorio centralizado, para que a nadie le pille desprevenido o no pueda realizar su trabajo. En algunos casos, los empleados pueden necesitar formación específica en un área concreta, como proporcionar a los desarrolladores detalles sobre cómo reducir la inflación de la web. Sin embargo, todos los que trabajan con datos deben ser educados en cómo eliminar el desperdicio de almacenamiento de datos.
