Qué puede hacer TI cuando Microsoft 365 no está funcionando

Migración de carpetas públicas

Durante años, las organizaciones han utilizado carpetas públicas para proporcionar a los usuarios de correo electrónico un lugar común para almacenar correos electrónicos, calendarios y contactos a los que uno o más usuarios pueden acceder en el cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook. El personal de recursos humanos puede gestionar eventos de la empresa en los calendarios de carpetas públicas.

Por ejemplo, las empresas manufactureras usan carpetas públicas para administrar los horarios de envío y recepción, y algunos departamentos de contabilidad los usan para recibir facturas por correo electrónico. Sin embargo, migrar carpetas públicas puede ser complicado y requiere un conjunto diferente de herramientas para mover el contenido a Microsoft 365.

Muchos departamentos de TI deciden alejarse completamente de las carpetas públicas o no se dan cuenta de que las carpetas públicas no funcionan hasta que es demasiado tarde. Una forma en que TI puede migrar carpetas públicas es con scripts de PowerShell que ayudan con la migración.

OneDrive se implementa sin las políticas de almacenamiento de archivos adecuadas

Cuando los administradores de TI implementan Microsoft 365, la mayoría de los usuarios con una licencia de Microsoft 365 generalmente reciben 1 TB de almacenamiento en la nube como parte de sus suscripciones. Una vez que TI instala el software de Microsoft Office, muchos usuarios comienzan a ver el acceso directo a la carpeta OneDrive en el Explorador de Microsoft Windows. Pueden usar esas carpetas para almacenar archivos, que permanecerán sincronizados con el almacenamiento en la nube de Microsoft.

Sin embargo, un área que es fácil de pasar por alto durante este proceso es la falta de una política de redirección de carpetas en los dispositivos. Esta política es crucial porque garantiza que las carpetas como 'documentos' y 'escritorio' estén respaldadas por el servicio OneDrive. No definir y aplicar esta política de almacenamiento puede provocar la pérdida de datos y una falsa sensación de protección de datos si falla la unidad de la computadora.

Problemas de retransmisión de correo electrónico

Otra situación en la que Microsoft 365 puede no funcionar correctamente son los errores de configuración con las funciones de impresora, escáner y copiadora de Microsoft Exchange. Los administradores de TI pueden necesitar reconfigurar las impresoras y otros dispositivos cuando migran su servicio de correo electrónico a Microsoft 365. Estas configuraciones se centran en los relés de correo electrónico que permiten que ciertos dispositivos envíen correos electrónicos comunicándose con un servidor de correo electrónico.

Si los administradores no actualizan la configuración en algunos de esos dispositivos para reflejar las nuevas direcciones del servidor en Microsoft 365, los correos electrónicos de diferentes aplicaciones y dispositivos pueden dejar de funcionar. Para prepararse mejor para esta situación en la que Microsoft 365 no está funcionando, los administradores de TI deben identificar todos los dispositivos y clientes que usan el servidor de intercambio heredado como retransmisión de correo electrónico. Luego, deben actualizar cada punto final individual para asegurarse de que estén operativos y sean compatibles con Microsoft 365. Una manera fácil de descubrir qué dispositivos se conectan activamente al servidor heredado es mediante la ejecución de comandos de PowerShell.

Límites de correo electrónico de Microsoft 365

Hay varias mejoras que ahora se incluyen en el servicio de correo electrónico de Microsoft 365. Una de las mejoras que parece sorprender a los administradores de TI y a los usuarios finales es bloquear las cuentas después de que hayan excedido el límite de Microsoft en el envío de correos electrónicos. Esto da como resultado que los correos electrónicos de Microsoft 365 no funcionen para ese usuario.

Normalmente, este no es un límite que los administradores de TI imponen a sus usuarios finales cuando ejecutan Exchange en las instalaciones. Más bien, es una medida de seguridad que Microsoft implementa en su servicio Exchange Online diseñado para bloquear posibles bots y cuentas de usuarios infectados para que no envíen grandes cantidades de correos electrónicos como parte de intentos de spam o phishing.

Esto podría dificultar enormemente la productividad, especialmente para los usuarios de grandes organizaciones que envían boletines u otros correos electrónicos a gran escala a sus clientes. Algunos de los límites con los que se pueden encontrar algunos usuarios incluyen 30 correos electrónicos enviados por minuto, 10.000 correos electrónicos por día y hasta 500 destinatarios por correo electrónico.

Entrenamiento de Microsoft 365 para usuarios

Si bien no es un problema técnico, capacitar a los usuarios finales y garantizar su aceptación es fundamental durante la transición a una nueva tecnología. Microsoft 365 presenta muchas más funciones y capacidades, incluidas Power Apps, Power Automate, sitios modernos de SharePoint, Teams, OneDrive, Microsoft Forms y Power BI. Estas nuevas características pueden abrumar a los usuarios cuando se enfrentan a demasiados cambios a la vez.

Para garantizar el uso adecuado de Microsoft 365, el equipo de TI debe ofrecer material de capacitación y sesiones educativas para que todos los usuarios puedan aprender a maximizar el software. TI puede ofrecer a los usuarios los recursos existentes que Microsoft también proporciona. Si no se prepara a los usuarios finales para el cambio, se producirán frustraciones e insatisfacción con la plataforma Microsoft 365.