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Plan de gestión de crisis: 12 elementos clave para la resiliencia
¿Está empezando o revisando sus planes de gestión de crisis? Incluya estos elementos en un plan para asegurarse de que no deja nada y que su organización puede funcionar con eficacia.
Si un evento se agrava en su gravedad e impacto en las personas, los procesos, la propiedad y la infraestructura, y es probable que continúe durante un largo período de tiempo –de unas pocas horas a varios días– se ha convertido en una crisis, y un plan de gestión de crisis se vuelve útil.
El plan de gestión de crisis aborda las situaciones más duraderas al proporcionar una amplia gama de orientaciones que abordan la dotación de personal, los recursos, la coordinación de los recursos y las comunicaciones. Este artículo ofrece secciones sugeridas para los planes de gestión de crisis que pueden ampliarse en un documento detallado y orientado al proceso.
Política y organización
Describa el propósito, el alcance, las metas y los objetivos del plan, explique qué tareas desempeñarán los miembros del equipo durante el evento (por ejemplo, evacuar a la gente y proporcionar primeros auxilios) e identifique los estatutos o reglamentos que rigen el plan (por ejemplo, los de la Agencia de Administración de Emergencias Federal, la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional y el código local). Defina quién tendrá copias del plan y quién tendrá acceso al plan electrónicamente.
Plan de evacuación
Proporcione procedimientos de evacuación y detalle el personal que realizará la evacuación. Para los edificios de gran altura, debe identificarse a los guardianes de piso y buscadores para asegurar que las personas son reunidas y evacuadas.
Estrategia de respuesta a las crisis
Desarrolle un marco para manejar la crisis. Esto incluye los roles y responsabilidades de los miembros del equipo, líneas detalladas de autoridad para el equipo, criterios para determinar el tipo de respuesta y cómo responder a eventos específicos.
Notificación y comunicaciones
Proporcione las pautas para quién debe ser contactado y en qué secuencia, así como una lista detallada de contactos que describe formas de llegar a los miembros del equipo, proveedores clave, agencias de la ley y del gobierno. Las funciones y responsabilidades se definen y se enumeran en las listas de contactos. Establezca un proceso en el cual los miembros del equipo puedan ser rápidamente notificados, y su ubicación y seguridad confirmada. Enumere la disponibilidad de dispositivos de comunicación alternativos, como radios bidireccionales y megáfonos.
Gestión de medios
Establezca directrices para la gestión de medios durante y después del evento. Esto puede incluir declaraciones preparadas para ser entregadas a los medios de comunicación, identificar contactos de medios primarios y alternos, establecer un lugar de reunión para realizar entrevistas y sesiones informativas, y capacitar a los empleados sobre cómo interactuar con los medios. Se debe definir arreglos similares para publicar mensajes en las redes sociales, como Facebook y Twitter.
Procedimientos de crisis
Cuando ocurre un evento, los miembros del equipo de crisis deben reunirse, realizar una evaluación del evento y determinar los pasos iniciales para responder. Debe definir procedimientos específicos para responder a una variedad de eventos. Por ejemplo, los pasos de respuesta pueden ser diferentes para un huracán que para un tirador activo. Identificar procedimientos a seguir en caso de múltiples eventos o si el evento inicial desencadena eventos adicionales. Proporcione instrucciones que sean lógicas, fáciles de entender y fácilmente navegables.
Integración con otros planes de emergencia
Proporcione vínculos con otros planes, incluyendo planes de continuidad de negocio (BC), planes de seguridad cibernética, planes de recuperación de desastres, planes de emergencia contra incendios, planes de tiempo severo y planes de evacuación.
Sensibilización y entrenamiento
Desarrolle y lleve a cabo programas de capacitación para los miembros del equipo de crisis. Cree un programa de concientización para mantener a los empleados y los interesados enterados del plan de gestión de crisis y sus actividades asociadas.
Comprobación del plan
Programe y lleve a cabo pruebas periódicas del plan de gestión de crisis, desde ejercicios de mesa hasta simulaciones completas y activas que impliquen escenarios y activación del equipo de crisis y otras organizaciones de terceros.
Mantenimiento del plan
Establezca un programa para revisar y actualizar el plan al menos una vez al año o más frecuentemente si es necesario. Cree un programa de actividades durante un año calendario para las pruebas del plan, revisiones del plan, desarrollo de nuevos planes, eventos de capacitación y actividades de concientización.
Glosario
Incluya un glosario de términos y acrónimos apropiados para el plan.
Apéndices
El último elemento del plan de gestión de crisis son los apéndices. Estos incluyen:
- Apéndices específicos de riesgo para diferentes escenarios de eventos;
- formularios y listas de verificación;
- Gráficas organizacionales;
- Planos de pisos para centros de operaciones de emergencia; y
- Listas de contactos.
Estas guías proporcionan un punto de partida para las organizaciones. Muchos componentes y detalles entran en un plan detallado de gestión de crisis. Asegúrese de obtener la aprobación de la alta dirección sobre su plan.
