Ocho herramientas de gestión para soportar las horas de trabajo flexible
Una política de horarios flexibles puede mejorar la experiencia de los empleados, especialmente de las madres trabajadoras. Conozca algunas herramientas que pueden ayudar a los empleadores a gestionar esto.
Una política de flexibilidad de horarios puede beneficiar a muchos empleados, incluidas las madres trabajadoras y los cuidadores, y puede ayudar a las empresas a atraer potencialmente a un nuevo segmento de candidatos en un momento en el que la contratación y la retención de los empleados están sufriendo. Las herramientas adecuadas pueden ayudar a los empresarios a gestionar los horarios flexibles de sus trabajadores.
Los empresarios deben tener en cuenta que las políticas de flexibilidad horaria también pueden afectar negativamente a los empleados. Algunos trabajadores pueden sentirse reacios a cambiar su estándar de 9 am a 5 pm porque piensan que los empresarios favorecerán a los empleados que trabajan en horario tradicional. Además, los empleados pueden acabar trabajando más horas si siguen una política de trabajo flexible.
Sin embargo, en muchos casos, una política de horario flexible puede ayudar a los empleados a mejorar su equilibrio entre la vida laboral y personal. Estas son algunas de las herramientas que los líderes de las empresas deberían considerar para ayudar a gestionar un programa de horario flexible.
1. Sistema de RR. HH.
Los empleados que siguen un horario flexible necesitarán poder acceder a la información de RR. HH. de forma remota en cualquier momento. Un sistema de RR. HH. proporciona a los empleados sus datos personales y laborales, y los empleados pueden utilizarlo para actualizar su información, firmar nuevas políticas y documentos, y ver información pública como un organigrama.
Algunos sistemas de RR. HH. también permiten a los usuarios publicar enlaces a políticas y formularios de grupos como RR. HH., Finanzas y TI.
2. Software de planificación de horarios
En algunos casos, los empleados que siguen un horario flexible deben seguir trabajando en determinadas horas centrales o presentar su horario semanal o mensualmente. Además, un directivo puede tener que garantizar una cobertura adecuada cada día. El software de programación ayuda a alertar a los empleados sobre cuándo deben trabajar y facilita las discusiones de programación entre los empleados y sus gerentes.
Sin embargo, el software de programación puede no añadir valor si los empleados pueden trabajar a cualquier hora que elijan y ya están registrando las horas reales trabajadas en una hoja de control de horas.
3. Software de seguimiento del tiempo
El software de seguimiento del tiempo es imprescindible para que un programa de horario flexible garantice la exactitud de las nóminas. Al integrar un proceso de aprobación, los gerentes pueden garantizar que solo se aprueben y paguen las horas trabajadas.
4. Herramientas de colaboración
Si los trabajadores utilizan herramientas de colaboración para comunicarse, a un empleado que trabaja en horario flexible le puede resultar más fácil ponerse al día en una conversación más tarde. Los responsables de la empresa pueden animar a los empleados a comunicarse a través de canales de herramientas de colaboración ampliamente accesibles, de modo que un empleado que se conecte a las 2 de la tarde sepa que un asunto concreto fue resuelto por sus compañeros a las 10 de la mañana.
5. Aplicaciones de videoconferencia
Las aplicaciones de videoconferencia permiten grabar las reuniones para que los empleados ausentes puedan verlas más tarde. Esta opción de grabación podría beneficiar a los empleados que tienen un horario flexible, ya que los horarios no siempre coinciden con los de reuniones como las de toda la empresa.
6. Software de calendario
El software de calendario es común hoy en día, pero se vuelve potencialmente aún más valioso cuando los empleados trabajan en horarios flexibles, ya que la programación de reuniones puede ser más difícil. Los responsables de la empresa deberían considerar la posibilidad de integrar el software de programación con el software de calendario de la empresa o exigir a los empleados que introduzcan su disponibilidad en el software de calendario.
7. Aplicaciones de capacitación
Un sistema de gestión del aprendizaje que permita a los empleados realizar cursos cuando se ajusten a su horario puede beneficiar a los empleados que no trabajan durante el horario central de la empresa. Para apoyar a estos empleados, el personal de RR.HH. debe hacer hincapié en los cursos de aprendizaje electrónico en lugar de la formación dirigida por un instructor (ILT), ya que los empleados pueden no ser capaces de asistir a la capacitación en vivo.
Si la formación ILT es imprescindible, el personal de RR. HH. debería grabar la formación para que los empleados que trabajan en horario flexible puedan verla más tarde.
8. Aplicación de control de acceso al edificio
Los empleados que trabajan en horario flexible pueden necesitar acceder a las instalaciones fuera del horario de oficina, por lo que los responsables de la empresa deben considerar la posibilidad de invertir en una aplicación que controle el acceso al espacio de la oficina y haga un seguimiento de quién entra y sale de las instalaciones. La empresa también puede utilizar la aplicación para el rastreo de contactos si es necesario.
