Mejores prácticas de gestión de proyectos para PyMEs

La gestión de proyectos es comúnmente considerada como una práctica adaptada principalmente a las grandes empresas. Pero, en estos días, los propietarios y empleados de negocios pequeños y medianos también tienen que pensar en la disciplina.

“Todos somos gerentes de proyecto ahora", dijo Dave Scarola, vicepresidente de The Alternative Board, que ofrece entrenamiento para propietarios de pequeñas empresas.

Las PyMEs tienen que ser capaces de adaptar las mejores prácticas y plantillas de gestión de proyectos para su negocio, pero a menudo no lo hacen, dijo Scarola en el seminario "Gestión de proyectos para pequeñas empresas”. Esto se debe a que, a menudo, encuentran las prácticas de gestión de proyectos intimidantes.

Esta percepción empieza con lo que los empleados de las PyMEs piensan que es la definición de un proyecto.

"Los proyectos son percibidos como complejos, pero incluso los esfuerzos relativamente simples pueden ser proyectos", dijo Scarola.

Entonces, ¿qué es exactamente un proyecto?

Según el Project Management Institute, es un esfuerzo temporal que tiene un comienzo definitivo, un final y un resultado específico. Este resultado no necesariamente tiene que ser concreto, como un producto de software; puede ser un nuevo proceso, información o idea (algunos ejemplos incluyen la creación de un manual de procedimientos para el departamento de ventas y el desarrollo de un programa de retención de clientes).

Lo que nos lleva a la definición de la gestión de proyectos: la organización y supervisión de un proyecto, con el objetivo final de lograr con éxito el proyecto en términos de alcance, línea de tiempo, calidad y presupuesto.

"La gestión de proyectos se trata de la ejecución, no se trata de la planificación y la estrategia (que son solo elementos). La gestión de proyectos se trata de hacer las cosas", dijo Scarola.

Las dos metodologías de procesos comunes para la gestión de proyectos son Waterfall y ágil; Scarola cree que el último es el camino a seguir para la mayoría de los proyectos de las PyMEs. "Pero tenga cuidado con ello, [ya que] puede convertirse en la ley de la selva", advirtió. "Se necesita una buena experiencia sobre cómo entregar adecuadamente [lo ágil]”.

Scarola ofreció las siguientes mejores prácticas de gestión de proyectos:

• Tenga un alcance bien definido que no está sujeto a interpretación. El alcance del proyecto no solo incluye lo básico, como quién es el director del proyecto, una descripción de alto nivel del proyecto y la fecha de vencimiento, sino también la justificación para el proyecto, quién es el cliente, los objetivos del proyecto y una descripción de su propósito para crear una alineación con las partes interesadas. También incluye entregables, y no solo los aspectos técnicos: "¿El proyecto necesita que se cree un proceso con él? ¿Se necesita capacitación?", dijo Scarola.
• Tenga criterios de éxito objetivos. "No debe haber ninguna duda de si el proyecto fue exitoso o no; necesita cumplir con todos los criterios de la definición de criterios de éxito", dijo Scarola. La emoción puede tenerse en cuenta para considerar si se debe seguir adelante con el proyecto, pues la pasión puede recorrer un largo camino para conseguir realizar un proyecto. Sin embargo, él advirtió contra mirar al esfuerzo con lentes de color de rosa. "Demasiados proyectos pueden llegar a convertirse en la mascota de alguien", dijo.
• Elija el equipo adecuado y asígneles las funciones y responsabilidades adecuadas. Scarola destacó que es importante no confundir los roles con la gente. "No es raro que una sola persona  llene el papel de analista, entrenador o de control de calidad", dijo. Él recomendó utilizar el modelo PAVE: pasión (¿está la persona que asignó apasionada por la función?); aptitud (¿puede hacerlo con éxito?); visión (¿su visión coincide con la de la organización?); y empatía (¿puede manejar las responsabilidades de la función mientras mantiene una personalidad empática?).
• Cree un plan de proyecto que describa el "cómo". Un plan de proyecto no es solo un cronograma, aunque eso es parte de ello. También incluye otras cosas como supuestos, riesgos, problemas conocidos, presupuestos y planes de ejecución. Un plan de proyecto también debe ser un documento de "respiración", dijo Scarola. "Un plan de proyecto se basa en la mejor información que tenemos ahora; puede que tengamos que hacer ajustes en el camino", dijo. Sin embargo, un plan flexible no es un sustituto de una planificación minuciosa desde el principio. Scarola también sugirió la creación de una reunión semanal con el equipo del proyecto. "Fomente la disensión. Usted quiere tener gente que se desafía entre sí; de esa manera se  obtienen los mejores resultados", dijo.