Elegir un ERP en la nube adecuado requiere hacer las preguntas correctas

Aunque nunca se habló tanto de la toma de decisiones basadas en datos, las empresas siguen fijándose más en la marca de una solución ERP que en hacer las preguntas correctas para conocer los factores críticos que determinan el éxito en la implementación y ejecución de un nuevo sistema para planificar los recursos empresariales.

Así lo señala Alejandro Luna, country manager de Infor México, quien agrega que cada vez se observa más “que la decisión de adoptar un ERP no está centrada sólo en el departamento de TI. El equipo financiero, las áreas de negocios e incluso los CEO se involucran, porque están interesados en el valor que esta solución aportará al negocio. Sin embargo, no todos están preparados para hacer una evaluación correcta”.

El ejecutivo explica que los factores críticos que determinan el éxito al elegir un nuevo proveedor de este tipo de servicios para cualquier organización, independientemente del tamaño o industria, son los siguientes:

• Ver la digitalización como fuente para generar valor y aumentar ingresos. La visión más frecuente de la tecnología suele ser hacia la reducción de costos, pero en el caso del ERP, el aumento de la eficiencia operacional está directamente relacionada con el incremento del margen y satisfacción de los clientes, lo que se traduce en mayores ingresos.
• Compromisos de implementación entre las partes. El cliente, la consultoría y la casa de software forman una amalgama para generar acuerdos –en los que se involucran los comités directivos y los diferentes niveles que participan en la implementación– para asegurar que el proyecto avance como fue acordado. Es un tema de corresponsabilidad entre las partes.
• Comprar por resultado y por entrega. Uno de los puntos clave al evaluar un nuevo ERP es poner atención en el hecho de que la entrega de sus funcionalidades esté alineada a los objetivos de negocios. La recomendación es que se establezcan objetivos claros y que se evalúen no solamente las funciones, sino también el expertise del proveedor en la industria. Un software específico por industria seguramente permitirá una implementación más rápida y alineada con las necesidades de cada sector.
• Verdadera nube vs falsa nube. Muchos proveedores ofrecen lo que se conoce en el mercado como “cloud fake” (nube falsa), lo que es simplemente un hosteo administrado de aplicaciones. Es decir, no ofrecen una solución multiusuario basada en la nube que sea accesible a todos los empleados –de operadores a gerentes en distintas localidades–, sino que instalan un ERP local en servidores que estén en la nube, lo que requiere mantenimiento permanente. Esto lo venden como un ERP en nube privada o hosteo administrado. “Hay que tener mucho cuidado a la hora de investigar si la solución ofrecida es cloud verdadero o no, así como los costos adicionales que esto genera”, subraya Luna.
• Sobredimensionamiento y transparencia en la nube. Un ERP de nube multiusuario, como Infor CloudSuite, dice Luna, permite a los tomadores de decisiones total visibilidad de la operación completa en tiempo real. “Para los ejecutivos que toman la decisión de adoptarlo, es necesario que tengan visibilidad de la evolución de toda la operación. Las soluciones en la nube permiten que sea totalmente transparente el uso de los módulos, licencias y operaciones diarias, por lo que el sobredimensionamiento que se da cuando se compra on-premise se elimina, generando un costo óptimo de las soluciones tecnológicas”, declara.
• Programación de flujos de trabajo vs desarrollo. En algunos casos, hay proveedores de ERP que ofrecen “digitalización” sin aclarar el nivel de desarrollo que se requiere. Es decir, para hacer la implementación y el uso completo de la solución, el cliente tiene que contratar todo un equipo de desarrolladores y consultores. Es recomendable buscar una solución que cuente con capas de personalización y flujos de trabajo que no requieran desarrollo.

“La contratación de un ERP supone una inversión de capital y equipo, pero si está bien planeada y ejecutada, es perfectamente posible alcanzar el ROI en algunos meses. Sin embargo, considerando el contexto económico actual, no hay espacio para sobrepasarse en los costos. Es por ello que el CEO, antes de decidir cuál ERP adquirir, tiene que plantear estos cuestionamientos a su directivo de TI, para tener la información completa de las soluciones en la nube y tomar la mejor decisión”, afirma Luna

Adicionalmente, el country manager de Infor recomienda evaluar muy bien los tiempos de implementación de un nuevo ERP y considerar que, en soluciones especializadas por industria, este tiempo baja de manera considerable frente a los ERP tradicionales. Los tres actores clave para que la implementación de un nuevo ERP sea exitosa, de acuerdo con Luna, son:

• El cliente que asegura que su gente entregue en tiempo y forma, y que considera desde el principio al proyecto como estratégico para la empresa;
• Los consultores, que deben comunicar cualquier desviación, peticiones adicionales u obstáculos en el camino para avanzar en el proyecto;
• El fabricante del software, que debe mantenerse cercano al proyecto para asegurar que el software esté disponible y funcionando de acuerdo a lo requerido en el proyecto.

“Los beneficios de la nube son atractivos: la capacidad de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, la seguridad de los datos frente a los ataques cibernéticos, la capacidad para crecer, sólo pagar lo que se usa, el mejoramiento sin disrupciones y el acceso a los datos en tiempo real. La decisión es de cada uno”, finaliza Alejandro Luna.