Elabore un caso de negocios de nube que los ejecutivos no puedan resistir

Tres grandes de la nube: cash, costos y agilidad

Un beneficio importante de la nube es la capacidad de reducir los costos de capital y mejorar el flujo de dinero en efectivo. La mayoría de los proyectos de TI utilizan insuficientemente el hardware previamente adquirido. Pero con la nube, las organizaciones solo compran los recursos informáticos necesarios, lo que es generalmente más rentable que adquirir servidores físicos, almacenamiento y así sucesivamente.

Además, la computación en nube puede ser costosa, lo que significa que el costo anual total se anula contra los ingresos del negocio. Las computadoras compradas deben ser depreciadas normalmente, por lo que mientras una compañía paga el precio de compra, solo puede deducir una fracción de ese costo por año. Para las pequeñas y medianas empresas, esta diferencia crea un beneficio crítico.

Una segunda ventaja de la nube es el soporte y licencias de costos reducidos. Un servidor que se ha comprado debe ser soportado con un contrato de mantenimiento. Además, tiene que ser alimentado y enfriado, y se puede necesitar recursos especializados para monitorear al sistema. En la nube, el hardware para la infraestructura como servicio, la plataforma como servicio (PaaS) y el software como servicio (SaaS), junto con una parte o todo el software en entornos PaaS y SaaS, se proporcionan como un servicio. Esto significa que el soporte proviene del proveedor de la nube. En muchos casos, el uso de servicios de nube –en particular SaaS– se traducirá en una reducción significativa de costos.

El tercero de los principales beneficios de la nube es la agilidad del negocio, que afecta el tiempo que toma para entregar una aplicación de TI para soportar una nueva oportunidad de negocio, así como la capacidad de hacer coincidir los recursos de computación a cargas variables de negocio.

En lo que respecta a estos dos componentes de la agilidad del negocio, la elasticidad hace a la nube superior a los sistemas tradicionales locales. No hay un período prolongado de compra e instalación, no hay necesidad de comprar recursos de computación lo suficientemente grandes como para satisfacer sus necesidades máximas estimadas, y no hay necesidad de realizar compras secundarias cuando usted encuentra que adivinó mal. Se puede pedir capacidad de nube sin demora y se puede expandir o contraer con el uso para evitar gastos excesivos.

Muchos planificadores nube cometen el error de correr primero a las personas que aprueban las finanzas del proyecto. Pero la mejor manera de empezar un proceso de aprobación de la nube es comenzar con el departamento de TI y los departamentos afectados por la ejecución de la aplicación. Eso significa averiguar de qué presupuesto vienen los costos. Para este grupo, tendrá que generar un gráfico del costo total de propiedad (TCO). Esto le mostrará el costo de adquirir, mantener y soportar la nube y la alternativa comprada de TI por un período fijo, por lo general tres o cinco años, dependiendo de cuánto tiempo se mantendrán en la compañía las computadoras locales.

El gráfico de TCO debe mostrar los ahorros esperados del uso de la nube. Esto significa que su posición de apertura con los departamentos de línea es que la nube les va a costar menos. El TCO se basará principalmente en el ahorro de costos de capital y los ahorros en soporte y operacionales; no introducen beneficios de agilidad aquí porque son más difíciles de cuantificar.

Sin embargo, no ignore la agilidad del todo. La mejor manera de introducir esta característica es preguntar a sus departamentos cómo responden a una repentina expansión o reducción en los negocios, y el tiempo que les tomaría hacer los cambios necesarios. Al explicar cómo la nube se adapta a los cambios del negocio, puede validar un beneficio poderoso, a pesar de que es difícil de cuantificar.

Administrar objeciones

Después de que TI y los otros departamentos están a bordo con una migración a la nube, es  momento de obtener la aprobación financiera. Esto también se inicia con TCO, pero los directores financieros y gerentes similares querrán una comparación financiera del flujo de efectivo durante cinco años con la nube frente a los recursos de TI adquiridos.

Haciendo coincidir las deducciones con los gastos, la nube casi siempre mejorará el flujo de caja. La compra de computadoras, sin embargo, no hará eso.

La gestión de las objeciones es el último tema, y ​​uno no debería realizar hasta que haya abordado los beneficios. La objeción más común a la nube es: “¿Realmente me ahorrará dinero?”. Si usted ha hecho su análisis de TCO y de flujo de efectivo correctamente, debería ser capaz de eliminar ese escepticismo.

Otras objeciones se centrarán en:

• Los costos de la nube crecerán en el tiempo, mientras que los costos de las computadoras no lo harán.
• La seguridad en la nube.
• Los requisitos de auditoría y cumplimiento que no se cumplen en la nube.

Todos estos pueden ser contestados.

Los proveedores de servicios de nube han reducido de manera constante sus precios. En contraste, cada elemento de TCO en la computación privada –con la excepción de los precios de las computadoras– se vuelve más caro con el tiempo. La nube es una buena apuesta para la estabilización de los costos.

Por el lado de la seguridad y del cumplimiento, la computación en nube en realidad no aumenta los riesgos planteados ya por el uso de Internet que hace la compañía. Las organizaciones pueden aplicar prácticas de seguridad y cumplimiento a los recursos de la nube. Es solo una cuestión de aprender cómo el proveedor de nube soporta mejor el cifrado, la seguridad de datos físicos y así, sucesivamente.

Usted conoce los riesgos de Internet. También conoce las prácticas de seguridad que se utilizan dentro de su centro de datos actual. Aplique esas prácticas al proveedor de nube o al servicio de  nube que ha seleccionado. Su proveedor de nube será capaz de ayudar con estudios de casos y herramientas para crear el nivel necesario de seguridad en la nube.

La mayor resistencia a la nube proviene de una falla en comunicar los beneficios y abordar los riesgos. Haga ambas cosas, en el orden correcto, y debería ser capaz de navegar a través del proceso de revisión y seguir adelante en su camino hacia un proyecto de nube exitoso.

Sobre el autor: Tom Nolle es presidente de CIMI Corp.., una firma de consultoría estratégica especializada en telecomunicaciones y comunicaciones de datos desde el año 1982.