Cuatro términos de transformación digital que deben conocer

Hace años, se usaba lápiz y papel para registrar información, luego se almacenaba en un archivero o cajón de escritorio. Si se perdió un documento, se fue para siempre. Si se quería compartir una idea, o un documento, tenía que hacerse por escrito, cara a cara o por teléfono. Muchos avances tecnológicos más tarde, todo está en camino de convertirse en digital.

La tecnología está evolucionando rápidamente y las empresas deben seguir su ejemplo. Si bien pueden establecerse en sus antiguas formas de lápiz y papel, es necesaria una transformación digital en los procesos de gestión de contenido para mantener satisfechos a los clientes y empleados.

Estos son algunos términos clave de Transformación Digital para comprender cómo este cambio puede beneficiar a su negocio:

Gestión de contenido empresarial (ECM): los sistemas de gestión de contenido empresarial permiten a las empresas gestionar información crítica para empleados, accionistas y clientes dentro de la oficina. Con ECM, las empresas pueden convertir y organizar documentos electrónicos, así como realizar copias de seguridad de la información en carpetas que los usuarios pueden acceder para editar archivos y almacenar información que cambia con poca frecuencia, para su almacenamiento a largo plazo.

Uno de los beneficios de un sistema ECM efectivo es un aumento en la productividad en el lugar de trabajo. Si una empresa tiene mucho contenido para administrar, ECM es necesario para agilizar los procesos.

Plataforma de servicios de contenido (CSP): una plataforma de servicios de contenido es un término de transformación digital que se refiere a una plataforma a través de la cual los usuarios pueden colaborar en todo tipo de contenido. A veces las personas usan los términos CSP y ECM indistintamente, pero son diferentes.

Debido a que las CSP son software como servicio (SaaS) basado ​​en la nube, los empleados pueden acceder a los archivos tanto dentro como fuera de la oficina, lo que no se pudo hacer con el ECM tradicional. Las CSP amplían la gama de sistemas ECM en cuanto a que pueden gestionar formas más diversas de datos, en lugar de solo documentos, y hacen que el intercambio diario de datos sea más fácil para los empleados. Las CSP también tienen versiones automáticas para que los usuarios puedan acceder a la versión más reciente de un documento u otros datos, pero también tienen acceso a versiones anteriores.

Uso compartido de archivos: el uso compartido de archivos permite que varias personas de una red accedan al mismo contenido, lo que les permite ver, modificar, copiar e imprimir. Sin embargo, hay varios niveles de privilegio de acceso, lo que significa que no todos los usuarios tienen el mismo acceso a todos los archivos. Por lo general, hay al menos un administrador para un sistema de intercambio de archivos.

Colaboración: la colaboración es un término de transformación digital que se refiere al esfuerzo combinado de dos o más personas o grupos de trabajo para completar una tarea. Las empresas confían en plataformas de colaboración, herramientas de redes sociales empresariales, intranet corporativa e internet pública para el uso diario.

Las empresas utilizan plataformas de colaboración de contenido en la nube para permitir a los empleados trabajar juntos en documentos y proyectos tanto dentro como fuera de la oficina. Las plataformas de colaboración de contenido en la nube son tipos de software empresarial que incorporan redes sociales en ciertos procesos, mientras que compartir archivos trata simplemente de compartir archivos dentro de una red. Al digitalizar la colaboración, los usuarios pueden trabajar fácilmente en documentos en diferentes momentos, sin estar en comunicación constante.